Courrier administratif : comment bien rédiger une lettre administrative (lettre formelle) !

Dû à l’accélération des transferts numériques, nous sommes tous en train de délaisser le courrier papier au profit du courrier électronique. Ce qui est parfaitement normal puisque l’e-mail est moins coûteux et instantané.

MAIS le courrier électronique est beaucoup moins percutant qu’un beau courrier couché sur du papier dont le destinataire va prendre le temps d’ouvrir l’enveloppe, de le lire, peut-être de répondre et de classer ce courrier. Bien évidemment, heureusement que l’e-mail nous permet de communiquer plus facilement et plus directement mais lorsque vous souhaitez marquer les esprits, faire une réclamation, une demande spéciale ou si c’est un courrier important, il est préférable d’opter pour le papier et d’écrire une belle lettre formelle. Les e-mails sont souvent vite lus et vite jeté à la corbeille, parfois sans réponse. Alors que votre petite lettre sera réceptionnée, ouverte, lue et ne sera pas aussi facilement mise à la poubelle. En général, votre courrier restera sur le bureau du destinataire tant qu’il ne vous aura pas répondu.

Afin de rester crédible et d’écrire un courrier sérieux et percutant, il est donc important de savoir bien rédiger une lettre formelle car avec cette modernisation du courrier,  nous avons tendance à négliger et oublier les règles en matière de rédaction et de communication.

Sommaire :

• Avantages et inconvénients du courrier papier et du courrier électronique
• Règles de rédaction d’une lettre formelle
  • Les marges
  • La présentation
  • La formule d’appel
  • Le corps de la lettre
  • La formule de politesse
  • La signature
  • Conseils
• Fichiers de mise en page en téléchargement gratuit

Avantages et inconvénients du courrier papier et du courrier électronique

Lettre E-mail

Avantages Confidentialité
Trace écrite réelle
Augmentation de l’importance
Règles de politesse Rapidité
Envoi de multiples sources numériques
Gratuité
Possibilité d’envois simultanés
Liberté de ton

Inconvénients Lenteur (rédaction et envoi)
Coût(s) Messages indésirables ou publicité
Possibilité d’usurpation d’identité
Peut facilement être ignoré

Règles de rédaction d’une lettre formelle

Source

Comment écrire une lettre

 Quel que soit votre âge ou votre activité, il est fondamental que vous sachiez écrire une lettre. Cette compétence vous sera nécessaire autant dans le cadre de vos études que dans le cadre de votre vie professionnelle, de vos relations personnelles ou de votre vie quotidienne en général. Que ce soit pour communiquer des informations, des requêtes, des remerciements, votre satisfaction ou insatisfaction, votre affection, etc., vous devez absolument apprendre à rédiger des lettres aussi bien formelles que semi-formelles ou informelles. Source : Wikihow

Les marges

La présentation

Notez qu’il est également possible de faire apparaître le lieu et la date du courrier tout en haut de la page à droite.

La formule d’appel

1. Madame, / Monsieur, : un seul destinataire, les correspondants ne se connaissent pas.
2. Madame, Monsieur, : couple ou destinataires inconnus.
3. Chère Madame, / Cher Monsieur, : un seul destinataire, les correspondants se connaissent un peu.

La formule doit toujours être suivie d’une virgule et ne doit pas comporter d’abréviations (Mme ou M.).

Quelques formules spécifiques :

• Monsieur le Directeur, / Madame la Directrice, : responsable d’établissement ou chef d’entreprise
• Monsieur le (ou Madame la) Maire, Député, Préfet, Ministre, Doyen
• Monsieur le Directeur général : haut fonctionnaire
• Monsieur le Président de la République, : on ne sait jamais si vous avez besoin de lui écrire ^^
• Monsieur le Procureur, / Madame la Procureure,
• Monsieur le Président, / Madame la Présidente, : au président d’un tribunal, d’une cour de justice ou d’un conseil d’administration
• Maître, : notaire ou avocat
• Docteur, : à un médecin

Le corps de la lettre

• Introduction : exposez le contexte ou la situation en une seule phrase.
• Développement : n’hésitez pas à faire plusieurs paragraphes et des phrases courtes. A la fin du développement, vous pouvez indiquer les documents que vous joignez au courrier.

La formule de politesse

La formule de politesse comporte quatre éléments.

[Tête de phrase, facultative] + [Verbes] + [Formule d’appel] + [Formule finale]

La tête de phrase

C’est une expression facultative que l’on place avant le verbe de la formule de politesse mais qui peut avoir son importance et qui doit toujours être conviviale. Elle permet également de sous-entendre ce que vous attendez par la suite.

Attention à la concordance des sujets entre la tête de phrase et le verbe qui suit. Exemple :

« En vous remerciant de votre obligeance,je vous prie d’agréer… » (« je »/ »je ») CORRECT

« En vous remerciant de votre obligeance, veuillez agréer… » (« je »/ »vous ») INCORRECT

Quelques exemples : 

• Dans l’attente de vous rencontrer,
• En vous remerciant de votre obligeance,
• Dans l’attente d’une réponse favorable,

La partie verbale

C’est une composition de deux verbes :

« Veuillez » ou « Je vous prie de »

+

« Agréer », « Croire », « Recevoir », « Accepter »

Usages et codes sociaux :

• « agréer » et « accepter » : marquent le respect et s’emploient d’un inférieur à un supérieur

La formule d’appel

Elle désigne l’interlocuteur et doit être identique à la formule d’appel située au début du corps de la lettre.

Formule finale

Quelques exemples :

• l’expression :
  • de ma respectueuse considération
  • de mon profond respect
  • de mes sentiments les meilleurs
  • de mes sentiments distingués
  • de ma considération distinguée
• l’assurance :
  • de mes sentiments les meilleurs
  • de mes sentiments distingués
  • de ma parfaite considération
• mes sincères salutations

Attention à ne pas associer « l’expression » et « mes salutations » ! On exprime des sentiments et avec « mes salutations » il faudra employer le verbe « agréer ».

Usages et codes sociaux :

• « expression » : s’emploie d’un inférieur à un supérieur
• « assurance » : s’emploie pour les lettres professionnelles mais sans lien de subordination (pas de hiérarchie)

La signature

A la fin du courrier, notez votre nom et prénom en laissant un espace suffisant pour apposer votre signature (manuscrite) entre la formule de politesse et votre identité.

La signature manuscrite et/ou le tampon se trouvent au dessus de votre nom et prénom.

Conseils

• Si manuscrite, écrivez avec de l’encre bleu ou noire.
• Relisez, faîtes relire ou servez-vous du correcteur d’orthographe et grammaticale de votre logiciel de traitement de texte pour vous corriger.
• Débutez chaque paragraphe par un alinéa.
• Utilisez du papier de 80g/m² et de format A4.
• Si votre courrier est dactylographié, vous pouvez mettre l’objet de votre lettre en « gras » et vos citations ou articles de loi en « italique ».
• La taille de votre police d’écriture sera de préférence 11 ou 12.

Fichiers de mise en page en téléchargement gratuit

Afin de vous faciliter les choses et de vous faire gagner du temps, je vous propose de télécharger gratuitement un modèle de mise en page et vous n’avez plus qu’à vous soucier de la rédaction puisque tout le monde n’est pas forcément à l’aise avec l’outil de traitement de texte. Vous pouvez également télécharger une feuille lignée à placer sous une feuille blanche pour ceux qui souhaiteraient écrire un courrier manuscrit.

4 téléchargements

Modèle Lettre Formelle

Télécharger le fichier Vie-Organisée-Modèle-lettre-formelle.docx – 13 kB un téléchargement

Modèle Feuille Lignée

Télécharger le fichier Vie-Organisée-Dessous-de-lettre-manuscrite.docx – 12 kB

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Sources

• Scriptitem
• Sculfort
• Editions Didier
• Wikihow
• Mail Designer