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Quelques idées pour bien choisir son gestionnaire de tâches collaboratif

Publié le 19 janvier 2016 par Jlboulin @etourismeinfo

Nous venons de fêter les 10 ans du blog hier, et je suis toujours à la recherche du meilleur gestionnaire de tâches ou de projets pour gérer le travail d'une équipe de 5 à 10 personnes.

Tour à tour je suis passé par Rememberthemilk, puis Collabtive plus complet mais nécessitant un hébergement et donc de la maintenance… puis Do pour son interface plus fluide et simple… puis Wunderlist parce que Do s'arrêtait… puis Trello parce que les fonctions collaboratives de Wunderlist étaient trop restreintes en version gratuite… puis Azendoo pour son interface en Français plus agréable que Trello.

Mon équipe commençant à apprécier et bien utiliser Azendoo depuis un an, voilà que cette boîte bordelaise décide récemment de changer son modèle économique en supprimant sa version gratuite. Pour nous, cela représentait quand même des frais non prévus à hauteur de 800€ annuels.

Trouvant la démarche d'Azendoo un peu cavalière, je me suis d'abord re-questionné sur nos besoins et attentes pour ensuite évaluer un certain nombre de services existant sur la toile (d'emblée j'ai éliminé les solutions hébergées pour éviter d'avoir à gérer les problèmes de maintenance corrective).

Je suis parti d'un certain nombre de constats  :

  • l'équipe se compose de 7 à 10 personnes, déjà familiarisée avec les outils en ligne autour de la suite Google Apps ;
  • tous travaillent beaucoup avec des partenaires extérieurs ;
  • les besoins de chacun en matière d'organisation sont variés : de la simple liste de tâches perso à la gestion de projets mutualisés
  • le besoin pour moi de pouvoir superviser l'avancement des actions de toute l'équipe

… pour fixer nos attentes concernant l'outil :

  • la mobilité : un accès sur mobile pour être toujours en capacité de suivre et gérer les tâches → une application embarquée
  • la simplicité : la « culture » du partage des tâches n'étant pas homogène, l'outil qui fait tout est souvent trop complexe et déroute ceux qui n'ont qu'un usage basique (la gestion complète de projets collectifs est rare et nous ne faisons pas de suivi du temps de travail à partir des projets) → un gestionnaire de tâches simple plutôt qu'un outil puissant mais qui serait mal accepté
  • la clarté : l'outil doit être aussi le pense-bête quotidien, mais l'équipe ne doit voir que l'essentiel pour ne pas se noyer dans les informations → une gestion de la visibilité simple mais efficace pour distinguer le quotidien des actions d'envergure
  • le Français : si vous me suivez, vous connaissez mon attachement à notre belle langue, alors pour un outil ouvert en permanence, il est clair qu'une interface en Français « ne nous serait pas médiocre », en bon Français du XVIIIè ;-) → une interface en Français pour être à l'aise… ;
  • la connectivité : utilisant des outils partagés en ligne, il est primordial de pouvoir transférer des infos d'un outil à l'autre → un service interfacé avec Gmail pour transformer des mails en tâches, Google Drive et Dropbox pour attacher des docs aux tâche ; Google Agenda pour un rappel des échéances dans l'agenda partagé, Zappier ou autre pour connecter tout !
  • la publication : dans le cadre de projets avec de nombreux partenaires, il est essentiel de pouvoir partager avec un groupe de partenaires des tâches → un outil permettant la publication d'une liste de tâches sur un extranet de projet par exemple
  • un prix raisonnable : bien sûr tout service à un coût → un service pas forcément gratuit mais avec un coût raisonnable à moyen terme...

Muni de cette grille, j'ai analysé de nombreuses solutions (il en existe sans doute une bonne centaine sur la toile!) et repéré quelques services intéressants. Je me suis servi d'ailleurs de Gladys pour vous proposer une présentation synthétique de mon évaluation des services qui me paraissent les plus intéressants au regard de mes critères. N'hésitez pas à cliquer sur l'image pour voir les atouts et points faibles de chaque solution et y accéder.

Pour faire la synthèse de la synthèse :

gladys

  • Remenber The Milk possède de belle fonctionnalités... mais son interface est un peu trop délicieusement désuète ;
  • Gladys est très puissant dans ses fonctionnalités mais malheureusement sans doute un peu déroutant pour beaucoup dans un usage basique; 
  • Azendoo est un superbe outil mais cher (80€/an/pers) ;
  • Wunderlist est aussi un superbe outil, moins cher qu'Azendoo (45€/an/pers)
  • Trello est vraiment une solution simple et efficace, utilisable en version gratuite sans problème, mais l'interface déroute un peu l'équipe et contre l'équipe on ne fait rien...
  • Todoist est simple et élégant, pas très cher (28€/an/pers), très facilement connecté, mobile, etc.
  • Samepage propose un concept proche d'un Google Site par exemple, intéressant pour mettre en place un vrai « cahier de liaison » des projets
  • Propulse est puissant, gratuit avec une interface épurée mais pas d'application mobile et peu de connectivités...


Alors bien sûr, je n'ai pas trouvé le service miracle qui correspond parfaitement à tous mes désidératas. Ce serait trop facile. Le meilleur compromis semble être pour nous Todoist. Pour un prix assez modeste (28€/an/pers) ce service offre des fonctionnalités assez complètes, même si le service ne propose pas de fonction de planning et ne permet pas de publication "publique". Mais nous avons privilégié la simplicité de l'outil pour permettre une adoption plus facile, ce qui est évidemment essentiel pour facilité l'agilité de l'équipe. 


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