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Power BI: Analysez vos données dans Excel

Publié le 30 mai 2016 par Sopmar01 @mon_cher_watson

Lors de la mise à jour de Power BI d’avril 2016, une toute nouvelle fonctionnalité, digne de mention, est apparue, soit la fonctionnalité « Analyze in Excel ». Cette fonctionnalité était jadis disponible en mode d’essai mais elle est à présent disponible à tous, autant les usagers de la version gratuite que de la version Pro. Cet article vise à présenter comment et pourquoi utiliser cette fonctionnalité.

Quand utiliser la fonctionnalité Analyze in Excel?

Power BI vous permet d’analyser les données de vos modèles de données, à travers son propre engin de visualisation. Si les possibilités de cet engin étaient au départ, plutôt limitées, elles deviennent de plus en plus intéressantes avec le temps. Cela dit, il est possible, en tant qu’usager Excel endurci, que vous souhaitiez analyser les données de votre modèle de données Power BI, directement dans Excel, en utilisant les traditionnels tableaux croisés dynamiques, les graphiques d’Excel et les segments (slicers) que vous maîtrisez et aimez déjà. C’est maintenant possible.

De plus, pour analyser vos données Power BI dans Excel, vous n’avez pas besoin d’avoir une version incluant PowerQuery et/ou Power Pivot. Voilà donc une autre bonne nouvelle. Vos collègues qui n’ont pas Power Pivot, pourront donc analyser les données provenant de Power Pivot, si bien sûr, ce modèle est d’abord et avant tout publié sur le portail web Power BI et que ces mêmes collègues ont un compte Power BI (gratuit ou payant).

Qu’est-ce que ça prend pour utiliser la fonctionnalité Analyze in Excel?

Pour utiliser la fonctionnalité « Analyze in Excel », vous devez avoir accès à une version MS Excel 2010 SP1 ou plus. Quand vous allez cliquer sur l’option « Analyze in Excel », dans Power BI, un fichier .ODC sera créé et enregistré sur votre ordinateur. Ce fichier .ODC aura une connexion MSOLAP avec votre modèle de données dans Power BI. Ainsi, quand vous allez analyser vos données, Excel va effectuer des requêtes sur le modèle de données dans Power BI et retourner les résultats dans Excel. Si votre modèle de données dans Power BI utilise le « direct query », dans ce cas, Excel va effectuer une requête directement sur la source de données et ramener les résultats dans Excel.

Comment utiliser la fonctionnalité Analyze in Excel?

Dans Power BI, vous devriez d’abord voir une boîte de dialogue vous mentionnant de faire une mise à jour d’Excel, tel qu’illustré ci-dessous. Cliquez sur Download.

Analyze in Excel

Ensuite, choisissez un rapport ou un modèle de données et cliquez sur les « … ». Cliquez sur l’option « Analyze in Excel ».

Analyze in Excel PBI

Même si vous êtes déjà connecté dans Power BI, la première fois que vous allez ouvrir un fichier .ODC dans Excel, vous devrez entrer à nouveau vos informations de connexion pour authentifier la connexion entre Excel et Power BI. Ensuite, vous apercevrez la boîte de dialogue suivante. Vous pourrez vérifier le répertoire du fichier et ensuite cliquer sur Enable, pour permettre la connexion externe.

Analyze in Excel - Alerte

Par la suite, vous verrez un fichier Excel s’ouvrir. Ce fichier comprendra un tableau croisé dynamique vide, avec une liste de champs tirés de votre modèle de données Power BI. Ce qu’il faut noter, c’est que les champs disponibles seront regroupés par table, mais aussi par nature (mesures ou dimensions). Il est très important de comprendre que seules les mesures provenant de cubes tabulaires ou multidimensionnels ou créées en DAX dans Power Pivot ou Power BI Desktop seront présentées comme telles comme des mesures et apparaîtront dans un regroupement avec le symbole de sommation, tel qu’illustré ci-dessous.

Analyze in Excel Mesures

Dans l’exemple ci-dessus, le nom de la table de laquelle sont tirées toutes les mesures en DAX est Ventes_conso. La balance des champs de la table conso (tout ce qui n’est pas une mesure) apparait dans un regroupement à part, avec le nom Ventes_conso également, mais avec un symbole de table plutôt qu’un symbole de sommation.

Analyze in Excel - Dimensions

Si vous avez des KPI dans votre modèle de données, vous y aurez accès dans la liste de champs disponibles de votre tableau croisé dynamique.

Analyze in Excel - KPI

Même chose avec vos hiérarchies.

Analyze in Excel - Hiérarchies

Erreurs à éviter avec la fonctionnalité « Analyze in Excel »

Ce qu’il faut vraiment comprendre, c’est que seules les mesures définies en DAX (dans Power Pivot ou Power BI Desktop) ou provenant de cubes tabulaires ou multidimensionnels, pourront être utilisées comme valeurs dans votre tableau croisé dynamique. Dans l’exemple suivant, GrossSalesAmount est une mesure définie en DAX via Power BI Desktop.

Analyze in Excel PBI

Même si le champ GrossSales est un champ numérique, il ne peut pas être utilisé comme valeur dans le tableau croisé dynamique, car il n’est pas interprété comme une valeur. Dans ce cas d’ailleurs, il serait recommandé de cacher ce champ aux utilisateurs.

Analyze in Excel PBI

Que faire comme analyse dans Excel?

Dans Excel, vous pouvez utiliser les tableaux croisés dynamiques pour analyser vos données (et ensuite y attacher des graphiques, des segments (slicers), du format conditionnel, etc.), mais vous pouvez aussi accéder aux valeurs de votre modèle de données via des formules cube.

Analyze in Excel - Formule cube

Dans l’image ci-dessus, on présente les ventes budgétées pour 2015, à partir d’un tableau croisé dynamique et à partir d’une formule cube (pour afficher la valeur résultante dans une cellule). Cette formule cube ressemble à ceci:

Analyze in Excel - Formule cube

Comment enregistrer et partager vos analyses?

Vous pouvez enregistrer votre fichier, comme à l’habitude. Ce que vous ne pouvez pas faire, c’est publier à nouveau ou importer ce fichier dans Power BI, puisque vous pouvez seulement publier ou importer des fichiers Excel dans Power BI qui ont des données sous forme de tableau ou dans un modèle de données. Ce n’est pas le cas de votre fichier, qui a seulement une connexion à Power BI. Cela dit, vous pouvez quand même partager votre fichier avec les autres usagers Power BI de votre équipe. Quand ils ouvriront votre fichier pour la première fois, ils verront vos tableaux croisés dynamiques et vos données. Les données ne seront pas nécessairement à jour. Pour obtenir les données à jour, ils devront cliquer sur Actualiser (Refresh) dans le menu Données (Data) et comme le fichier a une connexion aux données dans Power BI, ils devront se connecter à Power BI et installer les mises à jour Excel, la première fois. Comme ces usagers devront cliquer sur Actualiser (Refresh) et que cette option n’est pas disponible dans Excel Online pour des connexions externes, ces usagers devront utiliser une version locale d’Excel pour consulter votre fichier.

Vous en pensez quoi?

C’est vraiment intéressant, non? Laissez-nous savoir ce que vous en pensez, dans la zone de commentaires ci-dessous.


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