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L’hygiène des mails peut nous sauver la vie !

Publié le 05 août 2016 par Questions Capitales

Un salarié sur 4 ressent la pression de devoir réagir immédiatement à un courriel. Y a-t-il quelque chose de convenu à ce sujet au boulot ?

Vous ne réagissez pas immédiatement à un mail ? Dans ce cas, vous êtes sûrement, en tant qu’employé, occupé à autre chose. Cela peut sembler cru, mais n’est-ce pas un peu l’esprit qui règne dans l’entreprise ? Voici quelques conseils pour une bonne hygiène des mails.

Prenez votre temps pour répondre
Il n’est pas nécessaire de répondre immédiatement à un e-mail, même si vous le pensez. Un accusé de réception ne peut pas faire de tort et, en cas d’absence, un message d’absence est recommandé, même pour une absence de courte durée. La réponse au contenu peut venir plus tard.

Urgent ? Passez un coup de fil !
La réaction à un mail urgent peut aussi se faire par téléphone. Vous pourrez parfois plus rapidement toucher votre collègue par téléphone ou en passant le/la voir à son bureau.

Les courriels soignés seront plus rapidement lus
Soignez vos mails.  Il ne s’agit pas seulement d’une forme élémentaire de politesse, mais cela incite également le correspondant à lire le courriel plus rapidement. Un message bien structuré, sans points d’exclamation ou majuscules et avec un sujet clair, a beaucoup plus de chances de recevoir une réponse rapide.

Une boîte de réception bien organisée
Votre boîte de réception doit de préférence contenir deux sortes de courriels : les messages que vous n’avez pas encore lus et une dizaine de mails qui sont en attente de suivi. Tous les autres messages doivent aller dans un autre dossier.

Se désinscrire
Votre mailbox déborde de newsletters et de mails publicitaires ? Toutes ces choses vous intéressent-elles vraiment ? Faites le test pendant une semaine, et désinscrivez-vous quand c’est nécessaire. On parie que votre mailbox en sortira bien allégée ? Et il n’est pas inutile de faire savoir à vos collègues que ces petites blagues hebdomadaires ne sont pas vraiment indispensables …

Contrôlez vos courriels à des moments déterminés
Votre mailbox ne doit pas être ‘ouverte’ toute la journée. Choisissez quelques moments sur la journée pour vérifier vos mails. Cela peut par exemple se faire le matin, après la pause de midi et juste avant de partir.


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