Réunions (1/..)

Voici ce que nous faisons (ou devrions faire) sur nos réunions. C’est assez bateau mais cela va mieux en le disant :

Avant

• Une invitation est envoyée : date et heure de début, durée, agenda, contexte (supports, lien vers le compte rendu des réunions précédentes)
• L’animateur de la réunion arrive à l’avance, et s’assure du matériel : le cas échéant vidéo projecteur, paper board, whiteboard, marqueurs, post-its, papier krafts, stylos, portable branché sur le cable vidéo, sur son alimentation, télécommande du portable.
• L’animateur dispose les tables dans la configuration qu’il a conçue si ce n’est pas la configuration standard de la salle
• L’animateur affiche au mur les rappels des principes de la réunion (open space, brainstorming, …)
• Les participants arrivent en ayant pris connaissance du contexte qui leur a été fourni en pièces jointes de l’invitation
• Les réunions sont préparées par les acteurs : finalisation des actions attendues (notamment collecte d’information)

Début

• La réunion démarre à l’heure prévue (même si tout le monde n’est pas là), cela poussera chacun à venir à l’heure
• L’animateur rappelle l’objet de la réunion et propose l’agenda, qui restera visible pendant toute la réunion

Pendant

• La réunion a un time keeper. Il rythme la réunion avec dynamisme. Il surveille le temps qui reste par rapport à la vitesse constatée. N’est pas forcément l’animateur, mais gagne à l’être, notamment si l’animateur est un facilitateur et pas un opérationnel.
• La réunion a un seul animateur, pas plus
• La réunion a un secrétaire qui produira le compte rendu ou édite les documents. N’est pas forcément l’animateur.
• Pendant la réunion, un indicateur de l’avancement et du temps restant est évalué et partagé
• Une seule conversation est tenue à la fois (pas d’aparté)
• Des pauses (de durée stricte) ont lieu, donc le reste du temps les participants ne s’absentent pas de la réunion
• On note les sujets hors agenda, mais on ne les traite pas
• A part le secrétaire, personne n’a son portable ouvert. les documents à partager avec le groupe auront été transmis au secrétaire au préalable
• On ne se coupe pas la parole
• On ne monopolise pas le temps de parole (on ne parle pas plus de 2min sans passer la main)
• Tout le monde a le droit à la parole
• Tout le monde a le devoir de participer
• Les conversations qui s’éternisent et qui ne sont pas bloquantes pour la poursuite de la réunion sont arrêtées par l’animateur, qui les note pour qu’elles soient traitées à part
• L’animateur formalise tout le long de la réunion les tâches (qui, quoi, pour quand)
• Au fil des sujets l’animateur fait le point sur les tâches des réunions précédentes

Fin

• L’animateur collecte les informations : prend en photo les murs de post-its, roule les papier kraft, prend en photo le whiteboard, récupère les papiers du paperboard
• L’animateur (aidé par certains participants) remet en état la salle : efface le white board, remet les tables en place, …
• La réunion se termine à l’heure prévue (même si on n’a pas fini dans les temps), cela poussera le groupe à apprendre à gérer son temps
• La réunion donne lieu à un compte rendu de décision diffusé à tous, en plus d’une éventuelle mise à jour de supports (backlogs, …)

Après = Avant

A suivre…

PS: Plus j’y pense, et plus j’ai envie de relire « Collaboration Explained: Facilitation Skills for Software Project Leaders » de l’excellente Jean Tabaka.