Je souhaiterais partager avec vous un système que j’ai utilisé et perfectionné au cours de ces 10 dernières années et qui m’a aidé à atteindre mes objectifs tout en réduisant mon stress. Je l’ai intitulé J2MT, et je l’ai adossé à l’outil de gestion de tâches Todoist. Visite guidée en 6 points.
Le fait est que la plupart des gens n’utilisent pas un système personnel de travail pour organiser leurs tâches. Mais notre vie et le monde dans lequel nous vivons sont devenus trop compliqués pour ne rien faire. Un système fiable peut vous aider à prioriser les choses importantes et de jongler avec beaucoup de projets en même temps, et cela sans se sentir dépassé par le flux d’informations.
Personnellement, J2MT m’a permis d’accomplir beaucoup de choses :
- Créer une entreprise, avec Nathalie Navarro, qui aujourd’hui approche une 30aine de salariés, et jongler avec de nombreuses responsabilités différentes en tant que dirigeant, en contact quotidiennement avec les clients.
- Travailler et prioriser les choses les plus importantes chaque jour.
- Ne pas oublier de traiter les sujets du quotidien comme les emails, les réunions ou les projets.
- Profiter d’activités en dehors du travail comme passer du temps en famille.
Mon système s’adosse à l’application de gestion de tâches nommée Todoist, mais il peut fonctionner également avec la plupart des autres applications de productivité. Les principes du système sont beaucoup plus importants que les outils réels que vous utilisez.
J’espère que cela peut vous donner une certaine inspiration pour créer votre propre système. En fin de compte, il s’agit de créer un workflow personnel qui correspond le mieux à vos besoins.
Composant no1 : emmenez votre système partout !
Un système de productivité n’est utile que si vous pouvez y accéder partout où vous vous trouvez. Si vous ne l’avez pas fait, je vous recommande de tester Todoist car c’est l’une des forces de ce produit : vous pouvez accéder à votre système sur chaque périphérique que vous possédez (appareils mobiles, navigateurs Web, clients de messagerie, postes de travail etc.).
Composant no2 : capturez TOUT !
Un système de productivité n’est utile que s’il capture toutes les choses importantes qui se passent dans votre vie (professionnelle, voire personnelle). Cela vous donne beaucoup de liberté car cela vous ôte le poids d’oublier quelque chose d’important (par exemple un suivi avec un client, un sujet à aborder avec un collaborateur, etc). Il vous donnera du coup un aperçu complet des choses que vous devez faire.
Voici quelques-unes des choses que je capture :
- Suivi que je dois faire. Cela pourrait être avec des personnes externes ou au sein de notre équipe
- Projets complexes qui ont beaucoup de petites étapes
- Une liste d’achats à réaliser
- E-mails si je ne peux pas y répondre tout de suite
- Des tâches récurrentes, notamment pour vérifier les projets à long terme que nous faisons
- Des sites Web que je dois consulter ultérieurement ou l’enregistrement des articles à lire plus tard
- Un projet de personnes que nous voulons embaucher
- Tâches liées à la santé ou à ma vie quotidienne…
Fondamentalement, tout ce que je dois faire est à l’intérieur de mon système !
Composant no3 : découpez la cathédrale !
Les petites tâches sont plus faciles à compléter que les grandes, alors divisez les tâches importantes en un certain nombre de sous-tâches plus petites qui peuvent être complétées en 1 heure ou moins. Cela vous permettra d’estimer le temps total nécessaire plus précisément. De plus, vous verrez des progrès au fur et à mesure, ce qui est toujours très encourageant et stimulant.
Il est également très important de rendre les choses « actionnables », comme disent les anglo-saxons. Vous devez être en mesure de terminer tout ce que vous avez dans votre liste de choses à faire. Ne conservez pas de tâches que vous ne pouvez pas compléter car d’autres tâches doivent être réalisées préalablement.
Composant no4 : priorisez !
Quotidiennement, je complète entre 15 et 25 tâches, mais certaines choses sont beaucoup plus courtes que d’autres.
Todoist permet de prioriser facilement sa journée. Voici des pistes de travail, compatibles avec la méthode J2MT :
- J’utilise les dates d’échéance pour préciser quand je veux terminer quelque chose dans la semaine en cours. Je planifie ensuite habituellement une tâche de faible priorité pour l’avenir, alors qu’une tâche hautement prioritaire est habituellement prévue pour la semaine en cours.
- J’utilise les niveaux de priorité de Todoist pour prioriser les tâches selon 3 niveaux : les tâches de la semaine, les tâches de la semaine à venir, les tâches des semaines suivants. C’est super utile lorsque l’on veut ou ne peut pas attribuer de date d’exécution à une tâche.
- Vous pouvez utiliser des étiquettes pour ajouter encore plus de priorités ou de critère de classement. Par exemple, vous pouvez créer une étiquette avec les initiales d’une personne à laquelle vous avez délégué une tâche.
Composant no5 : chaque soir, une todo list vide !
Avant de commencer à utiliser Inbox Zero pour la gestion des e-mails, ma boîte de réception Outlook était un enfer et je me sentais découragé chaque fois que je devais le traiter.
Pour la gestion des tâches, je décliné une approche identique. En effet, l’idée est inspirée par Inbox Zero et c’est assez simple : à la fin de la journée, je veux avoir zéro tâches sur ma liste du jour.
La réalité est que la plupart des jours je ne complète pas tout sur ma liste de la journée et je ventile les tâches ultérieurement. Ce n’est pas une chose négative. Je considère qu’il s’agit d’une excellente occasion de faire le point et de savoir où j’en suis : de réévaluer mes tâches et de les revoir. Mon système est bien rangé chaque soir, à jour et, surtout, gérable.
Composant no6 : s’évaluer !
La plupart des systèmes de productivité se concentrent uniquement sur ce que vous devez faire et non sur ce que vous avez fait. Mais c’est si bon de célébrer les progrès réalisés ! Et de contempler à quel point on est productif.
Et c’est la fonction de Todoist Karma, un système d’analyse des tâches réalisées qui vous donne un aperçu de votre productivité et vous récompense pour vos réalisations.
Todoist Karma suit votre progression, la visualise et vous donne des points. En tant que débutant ce système est assez amusant, car il permet de facilement mesurer votre progression. Todoist Karma est comme un mini-jeu qui rend la gestion des tâches un peu plus amusante et enrichissante.
Après avoir atteint un certain niveau Karma, vous prenez les choses en main. Vous définissez des objectifs pour le nombre de tâches que vous souhaitez effectuer chaque jour et/ou chaque semaine. Pour chaque objectif atteint le Karma de Todoist augmentera. Si vous ratez votre objectif sur une journée, le compteur est remis à zéro.
Maintenant, à vous de jouer : Todoist est disponible sur quasiment toutes les plates-formes !
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