Automatisation et dématérialisation, vos nouveaux compagnons de gestion !

Préambule : L’automatisation est devenue une réalité dans les nouvelles générations de solutions de gestion et de pilotage d’entreprise. Nous vous proposons une série d’articles pour vous aider à mieux comprendre les nouvelles tendances et les évolutions majeures des outils de gestion de l’entreprise (chatbots, dématérialisation, full web, mobilité, etc.). Voici le second de cette série.

Avec les nouvelles technologies sont apparues de nouvelles possibilités d’automatisation des processus de gestion. L’une des plus impactantes a été la dématérialisation des documents commerciaux et plus particulièrement celle des factures fournisseurs. Au delà du simple « gadget », la dématérialisation des factures fournisseurs et son intégration dans les outils de gestion commerciale et de comptabilité a trouvé nombre d’applications vertueuses pour simplifier le quotidien des entreprises.

Du simple scan des factures fournisseurs à l’écriture automatique, la dématérialisation a, elle aussi, fait sa révolution numérique

Selon Wikipédia, « la dématérialisation est le remplacement dans une entreprise ou une organisation de ses supports d’informations matériels (souvent en papier) par des fichiers informatiques et des ordinateurs. ». Née dans les années 60, la dématérialisation s’est développée à la fin des années 80 afin de faciliter les échanges et limiter les erreurs entre les gros donneurs d’ordre et ses fournisseurs (en particulier dans l’automobile, l’agro alimentaire et la distribution). Elle a longtemps été une histoire d’échanges de données informatiques (EDI) et de spécialistes. Les données étaient transmises directement et numériquement d’un logiciel à l’autre. Complexe et coûteuse à mettre en œuvre, la dématérialisation était souvent plus imposée que choisie.

Depuis, les technologies de reconnaissance ont fortement évoluées, la législation s’est adaptée et les outils de numérisation sont devenus monnaie courante. La dématérialisation s’est (heureusement) démocratisée. Et surtout simplifiée. Un simple scanner (voire un smartphone équipé d’une application de scan) suffit à présent pour numériser des documents au très classique format PDF.
Le document est dématérialisé, visualisable par tous, transférable (bien pratique pour valider une facture) et surtout, les données qu’il comporte sont automatiquement lues par les logiciels.

Magique ? Non juste technologique et surtout… très efficace pour simplifier les processus de gestion !

Car c’est bien là tout l’intérêt de la méthode ! Plus qu’un geste pour la planète (même si le zéro papier reste un effet collatéral positif), la dématérialisation est un geste pour votre entreprise !
En effet, le principe de l’OCR (pour Optical Character Recognition) ou reconnaissance optique des caractères, permet, à partir d’un document numérisé de reconnaître des données et de les extraire. Cela permet de valoriser l’information et son traitement par les outils de gestion.

Mais alors concrètement, comment cela fonctionne dans un logiciel de gestion ?
Prenons le cas de la solution EBP Horizon qui proposera la dématérialisation en septembre avec sa version Open.

Vous disposez de plusieurs possibilités (avec ou sans scanner !) avec un niveau d’automatisation plus ou moins avancé, selon le contexte:

•  Pour les fournisseurs qui mettent à disposition de leurs clients leurs factures sur un portail (comme les opérateurs de téléphone, les fournisseurs d’électricité, etc.), d’un simple clic le logiciel peut de se connecter directement au portail et de récupérer les factures du fournisseur dans l’application. Aucune saisie n’est nécessaire de la part de l’utilisateur. Non seulement la facture est intégrée automatiquement dans la gestion commerciale mais en plus l’écriture et l’imputation comptables se font automatiquement.

• Pour les fournisseurs qui vous transmettent des factures papier (que vous allez scanner) ou au format PDF (par mail par exemple), vous avez la possibilité d’importer la facture numérisée directement dans le logiciel qui va se charger d’extraire, grâce au principe de l’OCR, les données essentielles de la facture et de l’intégrer dans le logiciel.

Dans tous les cas, le logiciel se charge, à partir du document importé, d’extraire les données indispensables pour l’enregistrement de votre facture fournisseurs : nom et coordonnées du fournisseur, montant de la commande HT, montant de la TVA et montant TTC, entre autres. Il se charge ensuite de la gestion comptable de la facture.

La dématérialisation au quotidien : 0% papier, 100% bénéfices

Au quotidien, la dématérialisation est un véritable outil d’efficacité et de productivité et pas seulement en matière de saisie et d’écritures comptables :

• Vous limitez les erreurs et fiabilisez vos processus de gestion grâce à une intégration automatique des documents et de leurs données dans vos logiciels et la passation des écritures comptables se fait en temps réel.

• Vous partagez instantanément vos documents avec votre expert-comptable qui a accès à la facture dématérialisée via son accès personnel (dans le cadre de la solution EBP Horizon). C’est donc la fin de la boîte à chaussures qui rassemblait tous les documents pour le comptable en fin de mois !

• Vous réduisez vos temps de traitement mais aussi vos délais de paiement auprès de vos fournisseurs par une gestion plus rapide. Finies les factures égarées parce qu’elles ne trainent plus sur un bureau sous quatre dossiers clients ou au fond de la bannette.

• Vous accélérez vos circuits de validation en permettant aux décideurs d’accéder à la visualisation de la facture même à distance.

La dématérialisation des factures fournisseurs est devenue l’un des piliers de la performance et de l’efficacité de gestion et est à présent abordable, aussi bien pour son prix que pour sesusages, et quelle que soit la taille d’entreprise. Elle n’est plus réservée aux ETI et grandes entreprises ou aux experts informatiques. Plus que cela, elle est même recommandée !