Le challenge de la gestion de votre photothèque

Cet été, vous êtes nombreux à avoir profité des beaux jours et de la présence de nombreux voyageurs pour shooter vos destinations. En ligne de mire ? Vos réseaux sociaux, votre site internet, votre social wall, votre blog, vos brochures 2018, vos relations presse et que sais-je encore. Votre dilemne maintenant ? Votre façon d'enrichir et mettre à jour votre photothèque. Allez-vous poursuivre le stockage sur votre ou vos disques durs ou remplir une énième clé USB ou consolider une photothèque en ligne ou le(s) dossier(s) Photo de votre serveur interne ? Allez-vous nommer, taguer, partager ? Allez-vous indexer et rendre exploitable à long terme vos clichés et ceux des professionnels que vous avez rémunérés ? Vos 100 nouvelles photos de l'été relancent le débat annuel de la gestion de votre photothèque. Et si c'était votre challenge interne de l'automne ?

La quantité de photos accumulées ces dernières années est déjà une bonne raison de creuser le sujet. Des échanges récents sur les réseaux sociaux entre collègues font état de photothèques de 30000-40000 entités photos et videos. Ajoutez-y quelques fichiers .pdf et autres ressources numériques et ça nous fait un sacré paquet de ressources à démêler et classer. A partir de ce point de départ, il y a quantité de problématiques possibles pour réfléchir à la gestion de votre photothèque que ce soit dans vos structures ou à des échelles mutualisées.

• Rendre cohérent la co-existence de plusieurs dossiers photos sur différents lieux de stockage : serveurs, ordinateurs, disques durs, smartphones, cloud, plate-formes et web-services, clés USB et certainement encore quelques CD-Rom
• Organiser la structure de vos ressources et leur classement qui deviennent complexes plus les années passent : par thèmes, par événements, par photographes, par dates...
• Faire vivre votre photothèque qui connaît généralement peu de réactualisation, peu de suppression et essentiellement de l'accumulation
• Dédoublonner vos clichés
• Mettre à plat les incertitudes sur les droits d'utilisation des photos plus anciennes
• S'organiser entre les différents interlocuteurs : producteurs, gestionnaires, consommateurs externes et internes

La cerise sur le gâteau ? Aujourd'hui avec les regroupements des offices de tourisme, il y a dans la photothèque un vrai projet qui s'ajoute à vos nouvelles réflexions sur l'organisation interne :

• Des équipes plus fournies en collaborateurs qui sont répartis sur de nombreux sites de travail. Comment rendre accessible cette ressource interne ?
• Des accès sécurisés et à distance aux outils de travail et de collaboration. Comment fluidifier la recherche et l'exploitation interne ?
• Des classements, des noms, des tags, des archivages à homogénéiser et une équipe projet à identifier. Comment orchestrer sur le long terme la gestion de ces ressources ?

Comme n'importe quel fichier, une photo (ou vidéo) recèle d'informations majeures à renseigner pour la rendre accessible et exploitable sur la durée. Pour schématiser, vous avez rangé 10000 photos dans vos dossiers et il s'agit maintenant de retrouver les 3 clichés correspondant à votre recherche. Une batterie de mot clés vous aideront à retrouver vos petits. Ce travail est fastidieux et chronophage mais il reste primordial. C'est l'étape qui garantit l'usage pérenne de votre centre de ressources multimedias. Cela se fait avec méthode et des logiciels d'indexation existent pour être efficace concernant votre thésaurus. A côté de la structure de votre photothèque, tout commence par la création d'une liste de mots clés. Le nombre de mots clés doit être limité mais pas non plus restrictif. Moins nombreux ils seront plus pertinents ils paraîtront... en premier lieu à vous même.

Cette indexation permet de retrouver vos images grâce au moteur de recherche associé. Ces mots clés avec les autres caractéristiques de la photo (paramètre, lieu, date, auteur...) constituent les métadonnées de l'image. L'indexation est l'action à mener pour rendre exploitable la photothèque, éviter les doublons et ne pas perdre dans les méandres de vos 100 à 500 Go de photos et videos des photos encore exploitables.

Si indexer les photos est la base d'une bonne organisation de photothèque, le choix de votre solution dépend surtout des objectifs que vous souhaitez creuser et atteindre :

• référencer vos photos
• permettre le téléchargement libre
• organiser des archives
• permettre des commandes en ligne
• favoriser le partage de certaines images
• créer des groupes et collaborer
• contrôler des accès interne et externe, stricts ou modérés, illimité ou limité dans le temps

Bon nombre de destinations sont sollicitées pour des demandes d'images notamment par la presse, des magazines, des partenaires. Une des bonnes pratiques est d'apporter une réponse sur mesure. Avec les logiciels en ligne et web-services, on oublie les sacro-saints liens Dropbox ou Wetransfer éphémères, produits au coup par coup pour chaque requête. Un accès extérieur est disponible. L'usager demandeur se retrouve avec une banque de ressources à consulter et exploiter, voire à commander. On peut retrouver aussi de façon organisée le top 10 / top 20 des photos les plus plébiscitées, les plus téléchargées, les plus récentes ou les plus gastronomiques ou autres.

Si un de vos objectifs est de rendre une bonne partie de votre photothèque accessible librement, penser que la photothèque peut aussi se considérer comme un média à part entière. Cette photothèque a donc besoin de fraîcheur.

L'accès à la photothèque est souvent un des sujets qui posent questions. Verrouillons-nous tous les accès et restons-nous les seuls gardiens des clés ? Donnons-nous des accès libres ? Avec ou sans authentification ? Manageons-nous des droits d'accès de différents niveaux ? Les objectifs et scenarii d'usage de votre photothèque seront là encore à préciser car les réponses techniques existent bien sûr. Par exemple, la plate-forme Flick permet de gérer des droits d'accès directement en ligne quand Piwigo permet (notamment) une installation sur serveur pour une gestion comme un back-office de site et Keepeek est en full-web pour des accès de n'importe où.

La photothèque est un outil essentiel de vos missions de promotion et de communication mais pas que. Elle renvoie aussi à la gestion des données exploitables en externe dans la structure. Le management de la photothèque est un réel challenge (au même titre que vos dossiers partagés, la téléphonie multi-sites...). Il y a certainement de quoi travailler sur des scenarii d'usage compris et partagés par tous en interne pour des usages externes optimaux.

• Comment intégrer de nouvelles images /nouvelles ressources documentaires ?
• Comment partager les images / les données ?
• Quelles images / données sont partageables ?
• Comment piocher dans la banque d'images / documentaires ?
• Que répondre à une sollicitation externe pour une exploitation ?

En tout cas, si cela fait partie de vos objectifs, les progiciels et web-services dédiés à vos ressources numériques permettent des accès back-office pour organiser les images, les indexer, gérer la fraîcheur, les droits, les archives, les accès (et tant d'autres choses). Puis pour le client externe et le client interne n'ayant pas vocation à mettre les mains dans le cambouis de la photothèque, un accès front-office sera privilégié. On retrouve ici toute la logique du moteur de recherche performant grâce au travail d'indexation décrit en début d'article. Un exemple avec la photothèque de Paris qui laisse totalement libre un accès à une sélection basse définition de clichés : https://photos.parisinfo.com

Damned,voilà le DAM ! Je finis juste par la notion de DAM, pour Digital Asset Management. Derrière cette formule, c'est la "gestion des données numériques" de vos structures et destinations, départements, régions. Encore un joli mot qui en dit long afin de garantir une bonne organisation interne de vos ressources, former les équipes, vos réseaux, vos communautés de partenaires. Derrière ce terme se cache une fulltitude de ressources métiers afin de creuser davantage ce sujet... pour les plus grosses structures qui auraient les moyens de s'équiper et qui l'ont peut être déjà fait et pour les structures plus modestes qui verraient là une bonne opportunité de mutualiser des compétences et outils performants.

Merci à Sara Soulignac de l'Office de Bordeaux Métropole et Romain Péroua de Cahors / Saint-Cirq Lapopie en vallée du Lot pour le temps consacré à nos échanges et le partage. Quelques exemples logiciels et web-services : Keepeek (ex : OT Bordeaux, Nantes, Paris...), Alphasia et sa solution Agelia (ex : Savoie Mont Blanc), Piwigo (ex : Cahors Saint-Cirq Lapopie), Orkis et sa solution Ajaris (ex : CRT Bretagne), Wikipixel, Ephoto, Aucune intention de faire un comparatif technique et tarifaire sur une liste de solutions qui ne sera jamais exhaustive donc des suppléments ci-après et certainement dans vos commentaires : https://www.erational.org/Quelles-solutions-pour-gerer-une-phototheque-collective-en-ligne.html // http://www.quelsoft.com/categorie/documents-ged/phototheque-27-298-1.html

Jean-Baptiste est responsable stratégies numériques à la MOPA. Conseiller, accompagner, former, être en veille, innover et partager représentent son quotidien auprès des professionnels institutionnels du tourisme. Après une première spécialisation sur l'accompagnement des territoires touristiques sur les projets d'agritourisme et d'oenotourisme, son parcours professionnel a pris un virage numérique faisant écho à notre quotidien connecté, mobile, social, géolocalisé qui est aussi celui du client, du touriste, du consommateur que nous sommes tous. Il n'est pas développeur web, ni geek, ni informaticien, c'est un géographe de formation pour qui les notions de développement local et de médiation ont du sens.