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Créer une signature mail professionnelle avec sa messagerie Outlook

Publié le 10 juillet 2017 par Ticotherapeuthe @efficacitic

La signature de ses mails est souvent négligée, ou considérée comme accessoire. Alors qu'en fait, elle accompagne tous vos e-mails. Et sachant que l'on en produit quand même un certain nombre, je vais vous expliquer pourquoi il faut être un peu plus attentif à la qualité de sa signature mail avec Outlook.

La signature mail ne doit pas être négligée car c'est un formidable vecteur de communication. Multipliez le nombre moyen d'emails / jours / collaborateurs x 250 jours ouvrables et vous comprendrez que c'est une force de communication redoutable. Si vos signatures e-mails sont pros, au-delà du contenu, vos correspondants n'y prêteront pas attention, dans le meilleur des cas vous générerez un petit effet Waouh. Par contre, si vos signatures mail sont amateures, elles vous dévaloriseront insidieusement.

Précision sur la gestion de ses signatures mail avec Outlook : vous pouvez avoir une ou plusieurs adresses mails, et pour chacune d'elles vous pouvez - par défaut - avoir une signature spécifique aux nouveaux messages et une autre pour les réponses et transferts (les 2 pouvant être identiques aussi). Pour savoir comment concevoir et utiliser vos signatures mail Outlook téléchargez la fiche pratique efficaciTIC : Bien gérer sa signature mail Outlook.

Les bonnes et mauvaises signatures mails

Signature basique 🙂

A minima, on se contente de mettre son prénom et son nom. Généralement les signatures mails professionnels contiennent plus d'informations, dans la majorité des cas items 1 à 5 :

  1. Prénom + Nom
  2. fonction
  3. Entreprise / Etablissement
  4. Adresse mail (1)
  5. Téléphone
  6. Invitation à lire le dernier article de son blog (#communication)
  7. Invitation à s'abonner au blog de l'entreprise (#communication)
  8. logos des réseaux sociaux avec lien renvoyant sur les profils de l'émetteur du mail.

Signature basique ++ 🙂

Elle est similaire à la précédente, mais vous y associez une ou deux lignes communication ou information commerciale, exemples :

  • La (slogan) de votre entreprise, exemple " Renault des voitures à vivre "
  • Le titre + lien html vers le dernier article de votre blog
  • Le titre + lien vers le dernier communiqué de presse de votre entreprise
  • Le nom du dernier produit de votre offre, avec un lien sur une courte vidéo de présentation
  • Les logos des réseaux sociaux où vous êtes présent à titre professionnel

Signature avec vCard 🙂 (Visit Card, ou carte de visite électronique)

La vCard Outlook n'est pas une simple image type carte de visite. C'est en fait une signature composée de 2 éléments :

  1. l'image jpg de votre vCard, qui est l'élément visible en signature de vos mails
  2. la vCard à proprement parler, qui est en fait votre fiche contact Outlook mise en PJ de votre email, en plus de son image en signature (pour savoir comment faire votre vCard : téléchargez la fiche pratique efficaciTIC : Bien gérer sa signature mail Outlook)

La vCard est destinée à faciliter la vie de vos correspondants en leur facilitant l'enregistrement de vos coordonnées par un simple glisser/déposer de votre vCard dans leur annuaire contact. Ce qui produit 2 bénéfices :

  1. vos correspondants ne perdront pas de temps à enregistrer, ligne à ligne, vos coordonnées dans leur annuaire contacts,
  2. de par sa simplicité d'utilisation, vous augmentez vos chances de ne pas être oublié 😉
Si vous souhaitez améliorer votre utilisation d'Outlook, voir mesprogrammes de formations Outlook centrés sur l'organisation et l'efficacité (formations intra-entreprise ou personnalisées à distance)

Signature avec image 🙁

De plus en plus de personnes ou entreprises ont tendance à mettre une image dans leur signature mail, voire à concevoir une image de leurs cartes de visite en guise de signature mail. Ce type de signature présente deux inconvénients :

  • Les images peuvent se déformer suivant la messagerie utilisée par le/les destinataire/s pas toujours parfaitement compatible avec la messagerie de l'émetteur.
  • Ceux de vos destinataires qui imprimeront votre mail, consommeront un petit peu plus de cartouches d'encre et de papier.

Signature avec messages techniques... inutiles 🙁

Vous savez ce type de messages (trop) fréquents des bobos qui vous prennent pour des gamins, à qui il faut tenir la main...

Pensez à l'environnement. N'imprimez ce courriel que si vous en avez vraiment besoin 🎄

ou

Le papier est le support de communication le plus naturel, renouvelable et recyclable.
Si vous imprimez ce mail, n'oubliez pas de le recycler.

Puis vous avez le message de signature mail corporate à la " nous sommes une boite sérieuse ", voire " très très sérieuse " pour ceux qui vous le font bilingue, comme dans cet exemple :

Ce message et les fichiers qui y sont éventuellement joints sont exclusivement réservés au destinataire. Il peut contenir des données ou des informations confidentielles ou protégées par la loi. Si ce message vous est parvenu par erreur, nous vous prions de l'effacer sans effectuer de reproduction et d'informer l'expéditeur. Nous vous remercions de votre collaboration. This message and any attached files are for the sole use of the recipient named above. It may contain confidential or legally protected data or information. If you have received this message in error, please delete it without making any copies whatsoever and notify the sender. Thank you for your assistance.

Alors vous savez quoi : hé bien c'est totalement inutile car ça n'a pas la moindre valeur juridique : que ce soit en français ou en anglais, en France ou aux Etats-Unis. A croire que ça a été conçu par les fabricants de cartouches d'encre ! En fait, j'ai l'impression que ces " signatures juridiques " sont le reflet d'un de ces courants effets moutonniers...

Explications

L'article de The Economiste du 7 avril 2011 Spare us the e-mail yada-yada nous explique que ces informations sont supposées être une précaution judicieuse. Mais elles sont, légalement parlant, inutiles. Les avocats et les experts de la politique Internet disent qu'aucun procès n'a jamais porté sur la présence ou l'absence de tels textes d'avertissement en Amérique, le plus litigieux des pays riches. En clair, Imposer une obligation contractuelle unilatérale est juridiquement inapplicable.

En Europe, une directive de la Commission européenne demande aux tribunaux de supprimer toute obligation contractuelle déraisonnable envers un consommateur s'il ne l'a pas négociée librement. And a footer stating that nothing in the e-mail should be used to break the law would be of no protection to a lawyer or financial adviser sending a message that did suggest something illegal.

En France, Le MEDEF confirme aussi ce point dans le guide pratique - La bonne utilisation de l'e-mail (page 36) : Ces mentions (.../...) n'ont pas de valeur en droit français qui ne reconnaît les exclusions ou limitations de responsabilité civile du fait de ses commettants (collaborateurs) que dans certains cas relativement rares. Ces mentions auront tout au plus une valeur informative ou pédagogique lorsqu'elles invitent celui qui a reçu un message par erreur à le signaler à l'expéditeur et à l'effacer.

NB : n'étant pas juriste, je ne peux en aucun cas me prévaloir d'avoir autorité à ce sujet. Je ne fais que vous informer et vous documenter en citant mes sources.

La bonne méthode pour gérer ses signatures mails

Entre une signature limitée à son identité, ou simplement son prénom, et une signature hyper chargée avec image et informations techniques parasites, voire messages commerciaux ou corporate lourdingues, il y a un juste milieux composé de 3 types de signatures :

Signature basique

Elle est utilisée pour la majorité de vos mails (+95%) , que ce soit en émission, pour vos réponses ou pour vos transferts (cf. paramètres Outlook de votre signature). Car la majorité de mails sont destinés à des correspondants réguliers, voir correspondants intra entreprise.

Signature basique ++

Elle est identique à la signature basique avec en plus 2 informations communication (toujours faire léger) et les logos des réseaux sociaux (avec liens html) sur lesquels vous êtes actifs à titre professionnel (dans le cas ci-dessous, il n'y a pas le logo Facebook du fait que Gaston Laplouze n'utilise ce réseau qu'à titre personnel.

signature vCard

Présentement avec un message clin-d'œil, vous pouvez aussi y associer les logos + liens vers vos réseaux sociaux, sachant que cette signature est sélectionnée pour votre premier email avec un nouveau correspondant (éviter de la mettre en signature par défaut). Pour la personnalisation grahique des vCards, les entreprises privilégieront le logo d'entreprise (exemple ci-dessous) ; du côté des indépendants (avocats, consultants, coach, etc.) et du fait de l'importance pour eux des relations interpersonnelles, ils ont avantage à mettre leur photo.

NB : Quand vous créez un nouveau mail avec Outlook, s'affiche la signature que vous avez définie comme signature par défaut (cas basique N° 1). Pour sélectionner une autre signature que vous avez enregistrée (i.e. : dans votre configurateur signatures Outlook) il suffit de faire un clic-droit à droite, et sélectionner celle qui vous convient dans la liste.

Signature mail d'entreprise de référence : l'unité fait la force

Que ce soit pour votre signature mail élémentaire, ou pour votre signature avec vCard, et quelle que soit la taille de votre entreprise, à partir du moment où il y au moins 2 émetteurs de mails, vous vous devez d'avoir une même identité graphique pour la signature de vos mails. Evident me direz-vous, oui, mais il n'est pas inutile de rappeler certaines évidences...

Cas des mails envoyés à partir de son smartphone

Les smartphones n'ont pas de fonctions aussi sophistiquées qu'Outlook pour gérer vos signatures. De plus, quand on envoie un mail à partir d'un smartphone on va à l'essentiel, que ce soit sur le fond ou sur la forme. Donc restez simple : contentez-vous de mettre simplement votre identité (Prénom et Nom) + en 2e ligne : " envoyé depuis mon smartphone " pour que votre interlocuteur comprenne pourquoi vous êtes allé à l'essentiel 😉

Gestion centralisée des signatures mails de tous les utilisateurs de l'entreprise : globalement, par pays, par services ou par Business Unit

Des solutions comme Letsignit permettent de simplifier la personnalisation des signatures de l'entreprise en les uniformisant en accord avec la marque et son identité graphique.

Chaque entité, marque, business unit, pays ou groupe spécifique peut manager de manière autonome ses propres mails et communication associée.

Avantage : vous n'avez pas à demander à chaque utilisateur de modifier sa signature, avec toute la problématique que ça peut engendrer : perte de temps, support utilisateur, fausses manipulations, etc.

Validité juridique d'un mail et de sa " signature élémentaire "

De façon générale, les contentieux judiciaires dans lesquels des écrits électroniques (c'est-à-dire généralement des e-mails) sont communiqués aux débats par les parties ne donnent que très rarement lieu à des contestations relatives à l'identité de la personne qui en est l'auteur, ou de la personne à qui l'écrit est opposé (source : Maître Sylvain Champloix : Les emails ont-ils une valeur juridique ?)

Sur ce sujet, écoutez aussi cette chronique sur France info : Un mail a-t-il valeur juridique ?

Signature numérique

Un mail a beau être un " courrier numérique ", en opposition avec un " courrier manuscrit ", ils n'ont pas la même valeur juridique d'authenticité.

Pour qu'un email soit juridiquement une preuve irréfutable, il faut qu'il soit signé numériquement. Ce qui n'a rien à voir avec la signature de mails comme nous venons de le voir précédemment.

La signature numérique d'un mail ou d'un document, voire d'un dossier type réponse à appel d'offre, consiste à utiliser des moyens techniques particuliers pour garantir 5 qualités : authentique, infalsifiable, non réutilisable, inaltérable et irrévocable. Les outils courants de messagerie comme Outlook, gmail et Thunderbird n'intègrent pas cette fonction en standard.

Si vous deviez sélectionner un outil spécifique ou un complément (plug-in) à Outlook pour avoir cette fonction de " signature numérique ", ce dispositif sécurisé de création de signature électronique doit être certifié conforme aux exigences définies par la loi n° 2000-230 du 13 mars 2000 portant adaptation du droit de la preuve aux technologies de l'information et relative à la signature électronique ; et son décret d'application [archive] no 2001-272 du 30 mars 2001.

Je ne peux aussi que vous recommander de faire appel à un prestataire spécialisé et certifié par l'administration française idoine.

Précision de vocabulaire (source : Académie Française)

D'origine québécoise, courriel, qui s'est répandu dans l'usage comme équivalent de l'anglais e-mail, désigne le message électronique et peut être, par extension, employé au sens de messagerie électronique : envoyer un courriel ; confirmer sa venue par téléphone ou par courriel.

Ce terme a été approuvé par l'Académie française en juin 2003. Toutefois les termes message électronique d'un côté et messagerie électronique de l'autre, peuvent être employés comme synonymes de courriel.

En revanche, on ne peut substituer " mél " à " courriel " puisque " mél " n'est pas un mot plein, mais l'abréviation de messagerie électronique. Il doit s'utiliser uniquement devant une adresse électronique, de même qu'on utilise tél. uniquement devant un numéro de téléphone. Mél. : untel@voila.fr

Si les établissements publics se doivent de suivre les directives de l'académie française, on est d'accord qu'à l'heure ou notre belle planète est un grand village - ne serait-ce qu'au niveau Européen - le terme anglais mail (ou email) est la référence qui s'est naturellement imposée dans toutes les langues.

Si vous souhaitez améliorer votre utilisation d'Outlook, voir mesprogrammes de formations Outlook centrés sur l'organisation et l'efficacité (formations intra-entreprise ou personnalisées à distance)

___________

(1) Recommandé, bien que par nature, quand on envoie un Mail, notre adresse e-mail est indiquée en tant qu'émetteur. Mais fréquemment on ne voit en fait que son identité prénom et nom et l'adresse e-mail est masquée. Donc pour assurer une simple et évidente lisibilité de son adresse mail on l'ajoute tout simplement en signature de ses mails.

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