Les organisations qui souhaitent améliorer leur organisation et réduire les risques juridiques inhérents à leur activité doivent, notamment, mieux concevoir l'archivage et la disponibilité de leurs données. Une évidence souvent rappelée mais pas toujours traduite dans les faits. Notre point de vue.
Ce 7 novembre 2017, l'Office franco-allemand pour la transition énergétique a organisé une conférence - animée par l'auteur de ces lignes - sur l'exploitation et maintenance des centrales solaires au sol. Lors de cette conférence très intéressante, plusieurs intervenants ont souligné, à juste titre, que les entreprises ont intérêt à bien gérer leurs données pour mieux optimiser leurs installations de production, s'agissant par exemple de leur refinancement ou de leur revente.
C'est une évidence et elle est souvent rappelée dans les conférences et colloques qui traitent, directement ou indirectement, de la manière dont les entreprises peut prévenir et réduire les risques juridiques auxquelles elles sont exposées. Pourtant, les avocats et juristes d'entreprises sont encore trop souvent confrontés à des situations où une entreprise voit un risque se réaliser faute d'être en mesure de mobiliser très rapidement les informations dont elle a pourtant disposé.
Notre cabinet est régulièrement confronté à cette problématique lorsqu'il est saisi de dossiers malheureusement incomplets.
Lorsqu'une entreprise saisit sa direction juridique et/ou son cabinet d'avocats, cette dernière ou ce dernier commence généralement par demander la communication des "pièces du dossier". Or, ces pièces manquent parfois ou supposent beaucoup trop de temps pour être retrouvées. Cette indisponibilité de documents ou d'informations peut être très préjudiciable. Ainsi, il peut s'avérer très délicat de démontrer que l'entreprise a bien respecté ses obligations si la preuve écrite de ce respect ne peut pas être présentée, à l'administration, à un cocontractant ou à un juge.
Plusieurs raisons peuvent expliquer qu'une organisation perde la mémoire de ses activités : un changement de salarié, un changement de site, le temps qui passe, un dispositif informatique défaillant, un défaut de culture de classement, etc...
Les conséquences peuvent être importantes : impossibilité de défendre correctement ses intérêts dans le cadre d'un contentieux, dépréciation de la valeur d'un projet ou d'un produit mis en vente, rejet d'une demande d'autorisation administrative, perte de chance de former un recours ou de présenter une demande d'indemnisation dans le délai requis, etc...
A titre d'exemple, toute entreprise qui souhaite vendre des installations de production d'énergie renouvelable doit être capable de présenter à un éventuel acquéreur toute la documentation administrative et financière qui démontre la sécurité juridique du projet. Dans les faits, il arrive que la valeur d'un projet soit dépréciée, faute pour le vendeur de pouvoir présenter tel ou tel document qui aurait pu démontrer l'absence d'un risque juridique.
A l'heure où il est souvent question de "data" et de la valeur des données d'une entreprise, il est important de rappeler que le classement, l'archivage et la disponibilité de la documentation générée par son activité doivent être bien pensés pour qu'à tout moment, toute pièce ou information puisse être rapidement extraite. Remettre à sa direction juridique ou à son cabinet d'avocats un dossier complet, présenter un projet bien documenté, éviter qu'un courrier de l'administration ne se perde : voici une manière simple et efficace de réduire le risque juridique ou de gagner un contentieux.
Alors que les entreprises sont confrontées à un accroissement exponentiel de la quantité d'informations à traiter et à conserver, les fonctions d'archivage et de documentation acquièrent une importance toujours plus grande. Et leur articulation avec la fonction juridique peut sans doute être améliorée.
Arnaud Gossement
Avocat associé - cabinet Gossement Avocats