Suivi des travaux et réunions de chantier

Le suivi de chantier est assuré par la maîtrise d’oeuvre (ou l’OPC) qui ponctuera ce suivi par des réunions de mise au point sur site avec les entreprises. Les entreprises sont convoquées à l’avance et la présence d’un représentant habilité est obligatoire. Le maître d’ouvrage peut être convié, mais sa présence n’est pas systématiquement requise. Un point peut être effectué régulièrement avec ce dernier en dehors des réunions afin d’obtenir ses accords et signatures lorsque nécessaires.

Selon les projets ou même les étapes de projets, il est parfois préférable que le maître d’oeuvre (ou l’OPC) fasse des visites de chantier en dehors des réunions de chantier et parfois même la veille de réunion pour préparer celle-ci.

La première réunion de chantier.

La première réunion, appelée réunion d’ouverture ou de lancement de chantier, est une réunion très importante qui demande une préparation soignée. Cette entrevue rassemblera le maître d’ouvrage, le maître d’oeuvre et tous les intervenants, bureaux d’études et entreprises, afin que ces derniers soient présentés les uns aux autres.

Durant cette première réunion, la maîtrise d’ouvrage exprimera ses attentes et le maître d’oeuvre présentera les intervenant en décrivant succinctement leurs rôles respectifs. Une présentation du projet sera faite avec un rappel des points sensibles à garder à l’esprit.

Ensuite, il est important de cadrer les entreprises. Un bref rappel de l’essentiel des exigences de la réglementation doit être fait concernant les installations de chantier à mettre en place pour démarrer. Ainsi que des diverses inspections qui auront lieues, les problématiques de sous-traitance et de travaux supplémentaires, l’importance pour les entreprises de présenter au maître d’oeuvre leurs études pour approbation avant exécution, et enfin le planning sommaire, les dates et fréquences prévues pour les réunions de chantier.

Mais parmi toutes ces évocations, là où il faudra insister le plus dans le rappel, c’est dans la nécessité pour les entreprises d’obtenir un visa du maître d’oeuvre avant toute exécution et que tous travaux supplémentaires qui seraient réalisés sans ordre de service seraient susceptibles de ne pas être payés.

Puis au terme de cette réunion, comme pour toutes les réunions de chantier, un compte rendu de réunion (que l’on appelle parfois procès-verbal de réunion) sera rédigé par le maître d’oeuvre et diffusé à tous les intervenants ainsi qu’au maître d’ouvrage.

Les réunions de chantier suivantes.

La fréquence des réunions de chantier peut varier d’une phase à une autre du projet. En effet, le rythme de chantier étant plus lent au début pour le terrassement et le gros-oeuvre puis tendant à s’accélérer à mesure d’avancement du second oeuvre, la fréquence des réunions de chantier peut être adaptée. On peut démarrer avec une réunion tous les 15 jours par exemple, puis passer à une réunion par semaine lorsque le rythme l’imposera.

Pour le bon déroulement du chantier, il est important de disposer d’un lieu sur site où seront conservés et/ou affichés des copies des plans d’exécution et qui fera office de salle de réunion. On recommande toutefois au maître d’oeuvre de toujours prendre avec lui lors des réunions une copie des plans au cas où.

Une réunion de chantier commence par une visite du chantier en compagnie des entreprises en faisant le point sur les diverses problématiques avant de se retrouver en salle de réunion pour faire la synthèse.

Comme les réunions sont souvent assez courtes pour aborder énormément de choses, il est important d’être organisé, voir de se munir d’un programme de réunion et d’un aide-mémoire qui rappellera point par point les choses à voir et dans quel ordre.

Voici un suggestion des points à aborder et de l’ordre dans lesquels les aborder :

1.visite du site :

• Vérification des installations de chantier et de leur tenue ainsi que de la sécurité du chantier.
• Vérification de l’avancement des travaux par lot

2.Passage en salle de réunion :

• Mise au point éventuelle sur plans des points abordés durant la visite
• Vérification des questions administratives : ordre de services, factures, sous-traitance, etc.
• Vérification des études d’exécution et de leur avancement pour accorder les visas
• Vérification et ajustement éventuels du planning et de l’avancement des travaux
• Rappel des attendus pour la prochaine réunion et des intervenant qui y seront convoqués

Les représentants des entreprises ont tout intérêt à être assidus à ces réunions pour faire entendre leur voix et faire connaitre officiellement les difficultés que leur lot rencontre et aussi profiter de l’arbitrage de la maîtrise d’oeuvre pour résoudre les problèmes d’interface avec les autres lots. De plus, dans certains cas, l’absence de l’entreprise peut être sanctionnée.

L’Hygiène du chantier

La mise en place et l’entretien des mesures d’hygiène est à la charge de l’entreprise générale ou principale, ou à défaut, pour les petits projets, du maître d’ouvrage.

Les mesures obligatoires à prendre sont régies par le code du travail et dépendront des effectifs à prévoir durant le chantier, mais aussi de la durée totale du chantier. Globalement cela dépendra de si le chantier est prévu pour une durée inférieure ou supérieure à 4 mois.

Pour les chantier inférieur à 4 mois doivent être prévus :

• Des vestiaires équipés d’armoires individuelles en nombre suffisant. Dans des locaux chauffés, éclairés, aérés et nettoyés régulièrement et dont l’usage est uniquement dédié à cela (pas de stockage et autre).
• Des WC provisoires de chantier en nombre suffisant, selon les effectifs. Ces locaux chauffés, éclairés et aérés doivent être désinfectés et nettoyés quotidiennement.
• Lavabos avec un minimum de 1 robinet d’eau potable par tranche de 10 employés.
• Un poste de distribution d’eau potable d’une capacité minimale de 3 litres par jour et par employés.
• Un réfectoire ou une cantine avec tables et nombre de place suffisants. Contenant un appareil de cuisson ou de réchauffage d’aliments. La présence d’un réfrigérateur est optionnelle.

Pour les chantier supérieur à 4 mois doivent être prévus :

• Des vestiaires avec une surface minimum de 1 m² par employés. Équipés d’armoires individuelles fermantes à clé en nombre suffisant. Dans des locaux chauffés, éclairés, aérés et nettoyés régulièrement et dont l’usage est uniquement dédié à cela (pas de stockage et autre).
• Des WC provisoires de chantier en nombre suffisant, selon les effectifs. Ces locaux chauffés, éclairés et aérés doivent être désinfectés et nettoyés quotidiennement.
• Lavabos avec un minimum de 1 robinet d’eau potable par tranche de 10 employés + mise à disposition de savon et de dispositifs de séchages maintenus sains.
• Eau potable et fraîche en continu obligatoire + distributeur de boissons en option.
• Un réfectoire ou une cantine d’une surface de 1,3 m²par personne avec tables et nombre de place suffisants et 1 robinet d’eau chaude et froide par tranche de 10 personnes. Contenant un appareil de cuisson ou de réchauffage d’aliments et un réfrigérateur.

Voir ce document PDF de la SETRA pour approfondir le sujet.

La sécurité du chantier

Vous pouvez de nouveau consulter ce document PDF de la SETRA qui reprend l’essentiel

Le compte rendu de chantier

Après la réunion de chantier, un compte rendu est rédigé par le maître d’oeuvre (ou l’OPC ) et diffusé le plus rapidement possible. Ces comptes rendus, appelés parfois procès-verbaux, sont d’une importance capitale et constitue la mémoire du chantier. Il s’agit de documents écrits de plus en plus souvent accompagnés de photos et de schémas et croquis.

Dans certains cas, ce document est rédigé par l’assistant à la maîtrise d’ouvrage. Sur des projets conséquents, il arrive aussi que le conducteur de travaux de l’entreprise rédige son propre compte rendu à l’attention de son personnel et de ses sous-traitants.

Le document comportera une partie de compte rendu général et une partie de compte rendu spécifique lots par lot. Il devra mentionner entre autres :

• Le nom et l’adresse de l’opération
• La date de la réunion
• Les divers représentants présents et absents en les nommant
• La date de la prochaine réunion prévue ainsi que les convoqués
• Les rappels d’hygiène, de sécurité et de bonne tenue du chantier lorsque nécessaires.
• L’état d’avancement des travaux en mettant en évidence les éventuels retards sur le programme.
• Les nouvelles exigences (travaux correctifs, modificatifs ou supplémentaires) qui sont ressorties de la réunion en les distinguant des exigences émises lors des réunions précédentes et qui n’ont pas encore obtenues satisfaction.

Attention, bien que le compte rendu puisse mentionner les éventuels travaux supplémentaires, il ne peut en aucun cas se substituer à un ordre de service établi dans les formes ordonnant ces travaux supplémentaires et signés par les parties. Le compte rendu doit être plutôt considéré comme un constat.

Le compte rendu de chantier est diffusé à tous les participants qu’ils soient présents ou absents, convoqués ou pas (en effet il peut contenir des informations qui intéresseront certains acteurs dont la présence ne fut pas requise).  Il est réputé contradictoire, c’est-à-dire que les convoqués absents ne peuvent pas s’opposer aux décisions prises, ni se soustraire aux obligations qu’elles impliquent ,mais peuvent toutefois faire appel des décisions.

L’entrepreneur doit lire le compte rendu et manifester ses observations et contestations dans les plus brefs délais et de préférence avant la réunion . En cas de contestation, il sera préférable de la confirmer et l’officialiser par l’envoi d’un courrier recommandé. S’il ne se manifeste pas et manque de vigilance, il peut se voir imputer des pénalités de retard et faire l’objet d’un partage désavantageux des responsabilités lors du décompte du compte prorata.

Note : Le compte rendu n’est pas systématiquement requis bien que recommandé. Il peut arriver que l’on fasse un compte rendu pour deux réunions, par exemple durant une période où les points abordés sont moins sensibles et/ou moins urgents.

Suivi financier du chantier

Situations, visas, pénalités de retard, cautions de garanties, compte prorata…

Un article spécifique sera prochainement dédié à la comptabilité des chantiers.

à suivre….