Focus sur le scanner mobile

Après vous avoir présenté nos deux outils phares que sont l’outil de collecte automatique des factures et l’outil de rapprochement bancaire, nous ne nous arrêtons pas là ! Et cette fois-ci, c’est bien notre scanner mobile de notes de frais que nous allons vous présenter.

À quoi ça sert ?

Fini l’époque où vous entassiez vos tickets dans votre portefeuille ! Vous en avez aussi marre de passer un temps fou à tout trier après vos déplacements ? Et bien, nous aussi !

Plus sérieusement, c’est là toute l’utilité d’installer notre scanner mobile. Cette application vous permet de prendre en photo toutes vos notes de frais (et même des factures) afin de les importer sur IPaidThat. De la même manière que les factures collectées sur votre boîte mail ou les sites de vos fournisseurs, les notes de frais s’afficheront dans la partie collecte !

Sur l’application, vous avez deux possibilités d’utilisation au choix :

• L’ajout intelligent : cette fonctionnalité permet de prendre la photo de votre note de frais puis directement de valider les montants reconnus. De la même manière que pour l’outil de collecte, nous utilisons un OCR permettant de reconnaitre les informations importantes présentes sur le ticket telles que le montant TTC, la TVA, la date… Une fois les montants validés, votre photo est directement importée sur IPaidThat dans un dossier « employé ». Vous aurez alors par la suite le temps de faire l’association de ce document avec la transaction bancaire.
• Le scan rapide : vous êtes dans le rush mais vous avez peur de perdre votre ticket avant d’avoir pu l’enregistrer ? Et bien vous pouvez utiliser cette fonctionnalité ! Prenez simplement la photo sans avoir à valider quoi que ce soit. Votre document sera importé sur notre interface, vous n’aurez plus qu’à le valider quand vous aurez une minute.

En plus, vous avez la possibilité d’organiser vos documents par mission. Cette fonctionnalité est particulièrement appréciée lors des déplacements afin de regrouper tous les justificatifs de dépenses dans un dossier !

Comment installer le scanner mobile ?

Le scanner mobile n’est pas une application classique, c’est une web app. Vous ne pourrez donc pas la trouver sur l’App Store ou sur Google Play. Ainsi, lors de la configuration de votre compte, dans la partie note de frais, vous pouvez ajouter un employé. Une fois les coordonnées enregistrées, vous, ou votre collaborateur, recevrez un lien par sms.

Il suffit alors de cliquer sur ce lien puis de suivre les indications afin d’enregistrer l’application sur votre écran d’accueil. Pour vous guider, nous avons créé une petite vidéo tuto, cliquez ici pour la voir ! Si vous n’avez pas de compte chez IPaidThat, vous pouvez vous en créer un en cliquant sur ce lien : https://ipaidthat.io/signup

C’est tout pour l’instant. En espérant que vous y voyez un peu plus clair sur notre scanner mobile, son fonctionnement et sa prise en main ! Si vous avez des questions, n’hésitez pas à laisser des commentaires ou à nous contacter directement !

Pour relire l’article sur la collecte de factures c’est ici. Et pour celui sur le rapprochement bancaire, vous pouvez aller faire un tour par là !

L’article Focus sur le scanner mobile est apparu en premier sur IPaidThat Magazine.