…Et le soleil tourne autour de notre planète ! Voilà le genre de croyance que nous appliquons tous les jours à la gestion de nos tâches ! Vous en doutez ? Une petite croyance pour la route : aujourd’hui, je ne vais PAS travailler sur mes tâches urgentes MAIS sur mes tâches importantes ! Je vois que vous riez déjà un peu moins, non ?… Bon, et si nous décidions aujourd’hui de stopper l’obscurantisme en matière d’efficacité personnelle !
En termes de productivité, comme dans plein d’autres domaines de la pensée humaine, nous nous faisons une image mentale déformée par rapport à la réalité des faits. La terre est ronde, même si elle n’en n’a pas l’air, et nous pensons toujours que nous pourrons faire plus de choses dans la journée que nous pourrons réellement en réaliser…
Galilée, savant né à Pise en 1654
C’est pourquoi, il faut agir avec méthode. En parlant de méthode, au sein de ma formation J2MT, je préconise de découper les tâches en 3 catégories. Je suggère le recours à l’usage du logiciel de gestion de tâches Todoist qui permet de qualifier en P1, P2, P3 ces 3 catégories que l’on pourrait qualifier de « catégories de priorisation ». On notera que ceci peut s’appliquer également à Outlook au moyen de la fonction « Classer sous ».
L’idée est de se fixer une ligne d’horizon de tâches que l’on se sait en capacité de gérer. Je m’explique. Pour ma part, je sais gérer à peu près les tâches de ma semaine en cours et celles de la semaine à venir. Ensuite ma vision s’obscurcit et l’horizon devient trop flou pour être réellement précis. Je me retrouve dons avec 3 listes virtuelles :
- Les tâches de la semaine en cours, avec une date de réalisation fixée et une probabilité de réalisation assez forte
- Les tâches de la semaine à venir, que je sais par avance qu’elles sont suffisamment urgentes et/ou importantes pour ne pas êtes repoussées aux calendes grecques -comme on dit- mais dont je sais également que je n’aurai pas la bande passante pour les réaliser cette semaine en cours
- Enfin, les tâches à plus long horizon : au-delà de 2 semaines, il est presque impossible d’être assez précis pour qualifier correctement ces tâches. L’idée est donc de les conserver dans une sorte de liste d’attente que l’on révise chaque semaine
En parlant de révision, ce système ne peut fonctionner sans justement une révision hebdomadaire qui consiste, par exemple chaque week-end, à relire ces 3 listes pour valider ce qui a été réalisé ou pas, pour éventuellement re qualifier les dates P1 qui n’auront pas été honorées, passer les P2 en P1 (enfin celles qui nous paraissent le valoir) et passer en P2 certaines tâches P3 devenues assez importantes, voire urgentes, pour mériter de passer dans cette catégorie.
C’est un système de vase communiquant qui s’instaure. Il a le mérite d’être simple, d’être compatible avec la matrice d’Eisenhower, et de régler l’épineux problème de l’attribution d’une date de réalisation à une tâche.
Si vous souhaitez en savoir plus, n’hésitez pas à mon contacter au travers de ce blog et de visiter les pages d’autres articles relatifs à la méthode J2MT.
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