Propriétaires : quelles charges pouvez-vous récupérer sur votre locataire ?

En tant que bailleur, le propriétaire d'un logement peut récupérer une partie des charges qu'il règle sur le bien qu'il loue auprès de son locataire.
Quelles sont les dépenses concernées ? Comment en obtenir le remboursement ?

Quelles sont les charges que vous pouvez récupérer sur votre locataire ?

Les charges que vous pouvez facturer à votre locataire sont les charges dites locatives. En location vide, comme en location meublée*, la liste de ces charges est fixée de manière réglementaire. Les dépenses ne figurant pas dans cette liste ne peuvent pas être répercutées sur votre locataire.

Les charges récupérables se répartissent en 3 grandes catégories de dépenses :

• les dépenses des services liées au logement et à l'usage de l'immeuble ;
• les frais d'entretien courant et de petites réparations dans les parties communes de l'immeuble ;
• les taxes locatives.

(*) Logements meublés dont les baux ont été signés depuis le 27 mars 2014, à moins que le contrat n'y fasse référence avant cette date.

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Ascenseurs et monte-charge

Vous pouvez facturer à votre locataire les frais liés à l'électricité ainsi que ceux liés au contrat d'entretien de l'ascenseur (vérification réglementaire, fourniture de produits ou de petits matériaux d'entretien, menues réparations de la cabine, des paliers et des fusibles).

Eau froide, eau chaude et chauffage collectif

Certaines dépenses relatives à la consommation d'eau et au chauffage sont récupérables. Sont notamment concernées :

• l'eau froide et chaude des locataires ;
• l'eau nécessaire à l'entretien courant des parties communes, y compris la station d'épuration ;
• l'eau nécessaire à l'entretien courant des espaces extérieurs ;
• les produits nécessaires à l'exploitation, à l'entretien et au traitement de l'eau ;
• la fourniture d'énergie quelle que soit sa nature ;
• les frais d'entretien courant et de menues réparations des équipements de production d'eau chaude ou de chauffage ;
• les frais de location d'entretien et l'exploitation des compteurs généraux et individuels.

Installations individuelles

Les dépenses à la charge du locataire concernent essentiellement le chauffage et la production d'eau chaude ainsi que la distribution d'eau dans les parties privatives.

L'entretien des parties communes intérieures

Vous pouvez vous faire rembourser par votre locataire certains frais engagés pour l'entretien des parties communes. Il est en ainsi du coût :

• de l'électricité ;
• de la fourniture de produits d'entretien (balais et petit matériel, sel) ;
• de l'entretien de la minuterie, des tapis, de vide-ordures ;
• de la réparation des appareils d'entretien de propreté tels que l'aspirateur ;
• des frais de personnel d'entretien.

Les espaces verts

Les dépenses relatives à l'entretien et à l'exploitation des espaces extérieurs (voies de circulation, aires de stationnement, abords et espaces verts, aires et équipements de jeux) peuvent être récupérées sur votre locataire. Il s'agit notamment :

• des opérations de coupe, désherbage, sarclage, ratissage, nettoyage et arrosage ;
• de l'achat des produits de jardinage (engrais, graines, fleurs, plants, plantes de remplacement à l'exception de celles utilisées pour la réfection des massifs, haies, produits bactéricides et insecticides).

Les taxes locatives

Vous pouvez répercuter sur votre locataire les taxes et redevances suivantes :

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Comment récupérer les charges locatives ?

La provision sur charges

Si le logement est loué vide, le locataire paie chaque mois ou tous les trimestres une " provision sur charges " en même temps que son loyer. Le montant de cette provision est calculé en fonction des chiffres arrêtés lors de la précédente régularisation de charges ou du budget prévisionnel si le logement est en copropriété. Il doit être mentionné dans le contrat de bail. La provision payée par le locataire est régularisée chaque année en fonction des dépenses réelles.

Si le logement est loué meublé le locataire paie soit une provision sur charges comme pour les logements loués vides ou des charges forfaitaires au propriétaire, calculées en fonction de l'indice de référence des loyers.

Attention

Les charges locatives figurant dans le contrat de bail sous forme de forfait n'ont pas à être régularisées pour les baux signés depuis le 27 mars 2014. Vous ne pouvez pas réclamer de complément à votre locataire si la somme versée est inférieure aux dépenses réelles.

La régularisation annuelle

Vous devez adresser à votre locataire un décompte des charges un mois avant la régularisation annuelle des charges locatives. Chaque poste de dépense doit être renseigné, ce qui incombe au propriétaire et au locataire, ainsi que le mode de répartition entre les locataires (si le logement est situé dans un immeuble collectif). Ce document doit permettre au locataire de vérifier que les charges qui lui sont réclamées lui sont bien imputables et de comprendre les variations susceptibles de se produire d'une année sur l'autre.

Le décompte des charges permet de calculer le différentiel entre la provision déjà versée par le locataire et les dépenses effectives engagées par le propriétaire pendant l'année.

Vous pouvez demander un complément de charges, si la provision est inférieure au montant exact des charges locatives. Dans le cas contraire, vous devez reverser le trop-perçu à votre locataire.

Important

À compter de l'envoi du décompte des charges, toutes les pièces justificatives (factures, contrat d'entretien...) doivent être tenues pendant 6 mois à disposition du locataire.

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