Pourquoi remplacer les documents papier par des documents numérisés ?

La majorité des entreprises utilise actuellement le format électronique pour conserver et pour archiver les documents. D'où, on assiste au remplacement des documents papiers par des documents électroniques ou à la création de documents directement sous forme numérique. Certains organismes sont même équipés du système de Gestion Électronique de Documents ou GED pour faciliter l'application de la politique du " zéro papier ". Et il y a lieu de noter que cette dématérialisation de documents est accompagnée par des outils spéciaux tels que les logiciels d'archivage comme la RAD et la LAD. Ce qui permet d'automatiser les processus dans les différents secteurs de l'entreprise, dont : la comptabilité, les ressources humaines, les finances, l'administration, l'informatique, les logistiques, l'audit, le commercial et le secrétariat.

Réduire le temps et le coût du travail avec la dématérialisation de documents !

Beaucoup d'avantages découlent de l'adoption de la dématérialisation de documents au sein d'une entreprise. Tout d'abord, cette technique permet de libérer plus de temps aux travailleurs, car toutes les opérations manuelles sont supprimées ainsi que les déplacements et les rendez-vous concernant la préparation des documents. Elle permet aussi de libérer plus d'espace dans les placards et au bureau, car il n'y a plus lieu de grouper des piles de documents partout. De plus, en utilisant le format électronique et les différents logiciels de numérisation, l'organisation et le classement des documents sont plus faciles, et les informations peuvent être communiquées en temps réel grâce aux différents canaux de diffusion, tels que : les mails, les clouds, les réseaux sociaux, ... La dématérialisation de documents peut également avoir des conséquences positives sur la réactivité et sur la productivité de l'entreprise, car non seulement celle-ci permet de réaliser rapidement les tâches en se concentrant sur l'essentiel, mais elle élimine également les actions répétitives qui doivent être faites habituellement. Par ailleurs, on peut également compter parmi les atouts majeurs de la dématérialisation de documents la réduction des charges liées au stockage des documents, à l'archivage, aux photocopies et à toute expédition de factures et de courriers. Enfin, les informations contenues dans les documents dématérialisés peuvent être conservées efficacement, car celles-ci sont protégées contre tout risque de pertes de documents et l'entreprise peut assurer leur confidentialité.

La dématérialisation de documents pour une meilleure gestion des flux !

Les documents numérisés peuvent être classés en trois catégories : les flux entrants, les flux internes et les flux sortants. En premier lieu, concernant les flux entrants, il s'agit de tous les documents que l'entreprise reçoit et dont la majorité est constitué par des documents en papier, tels que les lettres, les CV, les notifications,... Les solutions du GED, ou plus précisément les outils de capture, d'indexation et de stockage de documents comme la Lecture Automatique de Documents ou la Reconnaissance Automatique de Documents, permettent de suivre un processus de conversion automatisé avec des formats adéquats qui aide les intervenants à bien organiser leur travail. En second lieu, concernant le Workflow, le traitement, les échanges et la conservation des documents par voie dématérialisée vont faciliter la collaboration entre les employés de l'entreprise, car le cheminement interne des documents et des informations, peut être contrôlé et maîtrisé par tous. De plus, la dématérialisation de documents permet aussi à l'entreprise d'avoir une meilleure traçabilité et un enregistrement efficace des flux internes. En dernier, concernant les flux sortants, il s'agit de tous les documents que l'entreprise expédie à ses interlocuteurs, dont : les factures, les quittances, les bulletins de paie, les courriers, .... Grâce à la dématérialisation, l'entreprise peut garantir une bonne relation avec ses fournisseurs, ses clients et ses partenaires parce que les flux sortants se présentent sous forme d'échanges électroniques et parce que ces derniers sont gérés de façon automatisée.