Les 5 raisons de passer à la facture électronique

01 mars 2019

La troisième étape de l’obligation de facture électronique pour le secteur public est maintenant franchie. Depuis le 1^er  janvier 2019, les petites et moyennes entreprises (PME) de 10 à 250 salariés ont, elles aussi, pour obligation de dématérialiser les factures adressées à l’État, aux collectivités territoriales et aux autres entreprises publiques. Prochaine étape : en 2020, ce sera au tour des micros entreprises de moins de 10 salariés.
Qu’elles soient liées à des problématiques de gestion et d’organisation, ou à l’intégration d’une démarche d’éco participation, nous avons retenu 5 bonnes raisons de passer à la facture électronique. Mais vous en aurez sans doute bien d’autres en tête.

Rappel : qu’est-ce que la facture électronique ?

Rien à voir avec une facture envoyée en pièce-jointe d’un email. Pour être qualifiée d’électronique, la facture doit avoir été créée, envoyée, reçue et conservée sous forme électronique dans les conditions légales en vigueur.
De nombreuses entreprises ont profité de l’obligation légale à destination du secteur public pour généraliser ce format à l’ensemble de leurs factures émises, quelle que soit la nature du destinataire.

N°1 : un avantage financier

La facture électronique supprime tout besoin d’impression, d’envoi postal, d’archivage physique, etc. Pour une entreprise, son adoption est donc l’assurance de voir se réduire les coûts administratifs liés à l’émission et au traitement des factures au format « papier ».

Selon un rapport KPMG, le choix de la dématérialisation des factures permet une économie de 3,24 euros par facture envoyée et 5,77 euros par facture reçue.

N°2 : la traçabilité

Plus aucun risque que vos factures ne se perdent ! On sait qui émet la facture, quand, et pour qui. Pour le client, c’est la possibilité d’avoir accès à ses factures, à tout moment, par email ou grâce à un espace personnel sécurisé.

N°3 : l’automatisation et rationalisation de la gestion des factures

Troisième promesse faite par ce nouveau mode de facturation : meilleure fluidité dans les échanges et amélioration des délais de paiement. Il faut aujourd’hui en moyenne 46 jours à une entreprise pour obtenir le règlement de ses factures (sources GS1 via une estimation BFM Business 2017). Le risque de difficultés financières est donc bien réel pour les entreprises, surtout quand on sait que 25% des faillites en France sont liées à un problème de trésorerie.

N°4 : La transition éco responsable

Dans un contexte où la transition écologique prend une place de plus en plus importante dans notre société, nous ne pouvions passer à côté de cet argument. Une enquête de Human and Green Consultants pour Bonial nous apprend notamment qu’une feuille au format A4 imprimée génère l’équivalent de 10,22 grammes de CO2 alors qu’une page lue sur un mobile n’en demande que 0,72 gramme, soit 14 fois moins!

N°5 : L’obligation légale

Nous vous l’indiquions en préambule de cet article, toutes les entreprises seront bientôt obligées de transmettre les factures de leurs clients publics par voie électronique. Plus d’autre possibilité pour se faire payer ! Quitte à adapter son système pour continuer à travailler avec des clients publics, pourquoi ne pas en profiter pour généraliser ce mode de facturation à l’ensemble des factures émises et reçues par l’entreprise.

Factures électroniques : Chorus Pro et Factur X

Afin de permettre aux entreprises travaillant avec la sphère publique de transmettre leurs factures au format électroniques, l’État a mis en place un portail sécurisé et gratuit : Chorus Pro.

Il accepte ainsi les factures au format PDF, signées par certificat électronique ou non, et également le standard franco-allemand Factur-X depuis le mois de mai 2018. Format dit « mixte », il se compose d’un PDF couplé à un fichier de données XML pour un traitement automatisé de la facture et répond ainsi aux prescriptions de la norme européenne N16931.
Certains éditeurs ont déjà intégré la possibilité d’émettre des factures à ce format. C’est notamment le cas des solutions développées par EBP, qui est de surcroit, le 1^er éditeur français de logiciels de gestion à proposer une télétransmission directe sur Chorus Pro. Pas besoin donc de déposer sa facture manuellement ou de passer par un tiers de télétransmission, tout est automatisé.

Alors que la transition numérique voulue par l’État se poursuit, plus de 100 millions de factures sont émises chaque année par les entreprises en direction de l’État, des collectivités territoriales et des services publics. Le mouvement vers une généralisation de la facturation électronique pourrait ainsi s’accélérer grâce à l’obligation légale pour les petites et moyennes entreprises.

Réussir cette transition du monde « tout papier » au monde « tout numérique » est primordial, tant au niveau économique qu’écologique, mais aussi en termes d’efficience et de rationalisation des processus de gestion. Le sud de l’Europe est très en retard dans le domaine, en comparaison avec ses voisins nord-européens dont 40% des factures sont déjà sous format électronique. Pour la France, seulement 15% des factures émises le sont aujourd’hui au format électronique et 94% des entreprises déclarent encore envoyer des factures au format papier.

Il est grand temps d’évoluer avec notre temps !