Responsable de l’administration – ELAN Québec (English-Language Arts Network)

À PROPOS D’ELAN :

ELAN Québec (English-Language Arts Network) est une organisation à but non lucratif dont le but est d’aider les artistes québécois.es d’expression anglaise à créer des liens entre les membres de leur communauté et avec leurs collègues francophones et leurs publics au Québec, au Canada et sur la scène internationale. L’équipe d’ELAN est constituée de quatre employé.es permanent.es et de plusieurs employé.es à temps partiel. (www.quebec-elan.org)

DESCRIPTION DU POSTE : 

• Relevant du Directeur général, le ou la Responsable de l’administration est chargé.e des besoins administratifs d’ELAN incluant les budgets, les paiements, la rédaction de demandes de subvention, et l’organisation de réunions et d’évènements. Le ou la Responsable de l’administration supervise également les opérations et systèmes d’ELAN. Ce poste encourage la créativité individuelle et favorise l’épanouissement personnel.

COMPÉTENCES : 

• Excellente aptitude pour la communication écrite et orale en anglais ;
• Une aptitude pour la communication écrite et orale en français est un atout ;
• Excellente capacité à établir un budget et excellentes compétences financières ;
• Minimum de 3–5 ans d’expérience en gestion des opérations et en administration dans le secteur à but non lucratif ;
• Capacité avérée en rédaction de demandes de subvention auprès d’organismes de financement des arts tels que le Conseil des arts du Canada, le CALQ, et le Conseil des arts de Montréal. L’expérience auprès du Ministère du Patrimoine canadien est un atout ;
• Études postsecondaires ou expérience équivalente en administration des arts, en gestion des arts et de la culture, en administration générale des bureaux, en marketing ou en affaires ;
• Haute capacité d’administration, d’organisation et de rédaction de rapports ;
• Solides habiletés de communication interpersonnelle et grande capacité à collaborer pour atteindre un but commun ;
• Capacité à travailler de manière indépendante et débrouillarde, et capacité à résoudre les problèmes avec créativité ;
• Bonnes compétences informatiques : courriel, traitement de texte, tableaux Excel, bases de données ;
• Savoir travailler de façon harmonieuse avec les membres du Conseil d’administration et l’ensemble diversifié des membres d’ELAN ;
• Le ou la candidat.e idéal.e a déjà travaillé auprès d’un organisme culturel à but non lucratif.

TÂCHES :

• Rédaction de demandes de subvention : Conseil des arts du Canada, CALQ, Conseil des arts de Montréal, ministère du Patrimoine canadien, Jeunesse Canada au travail, Emploi Québec ;
• Rédaction de budgets pour les activités de base et les projets ;
• Rédaction de rapports financiers et de rapports d’activité pour les divers programmes et projets ;
• Responsable de l’ensemble des opérations financières de l’organisme ;
• Rédaction de factures et d’autres documents en préparation des rencontres bimensuelles avec le/la comptable ; préparer les documents en vue de l’audit annuel ;
• Responsable des relevés d’emploi, des dépôts au guichet, de la caisse, etc. ;
• Signer les chèques aussi souvent que nécessaire (le ou la Responsable de l’administration détient le pouvoir de signature) ;
• Apporter un soutien administratif au Directeur général ;
• Apporter un soutien au Conseil d’administration d’ELAN : planifier les réunions, préparer les documents, rédiger les comptes rendus de réunion, et commander les rafraîchissements ;
• Tenir à jour les listes des membres des comités et de leurs mandats ;
• Préparer les réunions du personnel et des équipes stratégiques ;
• Développer les politiques du personnel en collaboration avec le Directeur général et le Conseil d’administration ;
• Faciliter les communications à l’interne (réunions d’équipe, Slack, Google Docs, Google Calendar, etc.) ;
• Tenir à jour les politiques du personnel et la documentation à l’interne, incluant la création d’un manuel de bureau fonctionnel en collaboration avec l’équipe ;
• Veiller aux besoins généraux du bureau : fourniture, nettoyage, classement, entretien des ordinateurs et de l’équipement, etc. ;
• Tenir à jour les comptes courriel intitulés « admin » et « finance » ; répondre aux messages ou les transmettre à la personne appropriée ;
• Organiser les événements publics, incluant les rencontres sociales et l’Assemblée générale annuelle d’ELAN.

ACCESSIBILITÉ :

ELAN est situé dans un édifice qui n’est pas complètement accessible aux personnes à mobilité réduite. La porte d’entrée principale est large, et il y a cinq marches dans le hall d’entrée avant d’atteindre les ascenseurs. Une rampe de ciment est située à l’entrée arrière et donne également accès aux ascenseurs. Les toilettes accessibles aux fauteuils roulants se trouvent à deux étages en deçà des bureaux d’ELAN. Pour obtenir plus d’information, veuillez composer le 514 935 3312 ou écrire à admin@quebec-elan.org.

COMMENT POSTULER : 

Nous acceptons les candidatures dès maintenant. Les entrevues se dérouleront au début du mois d’avril, et continueront jusqu’à ce que nous trouvions le ou la candidat.e idéal.e.

Veuillez envoyer les documents suivants à Guy Rodgers (Directeur général) à l’adresse guyrodgers@quebec-elan.org :

• CV en format Word ou PDF
• Lettre de motivation en format Word ou PDF
  • Dans votre lettre de motivation, veuillez décrire en détail votre intérêt pour le poste et souligner vos compétences pertinentes.

Poste permanent à temps plein
Entrée en fonction :
Avril/mai 2019
Salaire :
38 000–50 000 $ par an selon l’expérience.
Horaire :
35 heures par semaine, du lundi au vendredi, de 10 h à 18 h (flexible) ; travail en soirée ou en fin de semaine requis à l’occasion.
Compétences linguistiques requises :
Anglais, français de base
Lieu de travail :
708–460 rue Sainte-Catherine Ouest, Montréal (entre les stations de métro McGill et Place-des-Arts)
Avantages :
Congé payé lors des deux semaines de fermeture des bureaux en janvier/février ; 10 jours de vacances payées par année ; 6 jours de congé payé par année en cas de maladie ou pour raisons personnelles ; possibilité d’horaire flexible avec temps compensatoire ; soutien au développement professionnel de l’employé.e.

Nous sommes conscient.es du temps et de l’énergie que le processus exige des candidat.es et commencerons à contacter les candidat.es retenu.es dès le 8 avril afin de les informer du progrès de leur candidature.

Si vous avez des questions par rapport à votre candidature, ou si vous désirez de l’aide, veuillez téléphoner au 514 935 3312 ou écrire à admin@quebec-elan.org.

ELAN assure un accès égalitaire aux opportunités d’emploi et qui encourage la diversité dans ses équipes. L’organisme invite les candidatures de toutes les personnes qualifiées. Nous encourageons tout particulièrement les membres des groupes visés par l’équité en matière d’emploi du Gouvernement du Canada à postuler, incluant les personnes handicapées, les minorités visibles, les membres des peuples autochtones, les immigrant.es récent.es, et tout autre groupe marginalisé. Nous encourageons les candidat.es à s’identifier volontairement dans leurs lettres de motivation s’ils le souhaitent.