[Version 1] Application Gérez vos devis et factures avec Access

Cette application vous permettra de créer, gérer et assurer le suivi de vos devis et factures avec Access, ainsi que vos prospects, clients et tarifs.

Page d'accueil

À l'ouverture du fichier, le tableau de bord apparaît pour vous permettre d'accéder aux différentes fonctionnalités de l'application, de passer en mode Admin (si vous avez choisi l'une des formules avec l'accès) ou de visualiser vos devis en cours, factures impayées et achats non réglés :

Formulaire Paramètres

Ce formulaire vous permet de :

• Renseigner les coordonnées de votre entreprise ;
• Indiquer si vous appliquez la TVA ;
• Définir la durée de validité de vos devis ainsi que leur délai de relance, mais aussi l'échéance de vos factures ;
• Paramétrer le pied de page des devis et factures ainsi que votre signature d'emails ;
• Indiquer le chemin pour l'enregistrement des PDF et le chemin vers vos CGV ;
• Indiquer les taux de TVA et les modes de paiement que vous souhaitez utiliser ;
• Indiquer les modèles types à utiliser dans les emails d'envoi et de relance de devis, mais aussi d'envoi et de relance de facture.

Formulaire Contacts

Via ce formulaire, vous pouvez retrouver un client en le cherchant par nom ou email.

Onglet Coordonnées

Cet onglet sert à renseigner les coordonnées du prospect ou client, mais aussi les coordonnées de chaque personne avec qui vous collaborez dans la société en question :

Onglet Informations complémentaires

Cet onglet permet de renseigner quelques informations complémentaires à propos du contact et de saisir des commentaires si besoin :

Onglet Historique des devis

Les devis établis (acceptés ou non) seront listés sur cet onglet :

Onglet Historique des factures

Les factures établies (réglées, impayées ou annulées) seront listées sur cet onglet :

État Statistiques clients

Cet état permet de visualiser les montants facturés à chaque client, ainsi que le nombre de ventes effectuées et la date de la dernière vente :

Formulaire Tarifs

Ce formulaire vous permet de répertorier tous vos tarifs ainsi que leur taux de TVA respectif :

État Catalogue

Cet état vous permet de visualiser tous vos tarifs enregistrés :

État Statistiques produits et services

Cet état vous permet de visualiser tous vos articles et/ou prestations facturées avec leur montant, nombre de ventes et date de dernière vente :

Formulaire Devis

Ce formulaire vous permet de créer et visualiser vos devis avec différentes fonctionnalités :

• Définir les taux de TVA à appliquer selon les articles ou prestations ainsi qu'une remise par ligne ou globale ;
• Indiquer les avances et acomptes souhaitées le cas échéant ;
• Créer une facture d'avance ou d'acompte automatiquement ;
• Créer la facture finale qui déduira les acomptes réglés ;
• Visualiser, voire imprimer votre devis ;
• Envoyer le devis par e-mail en l'accompagnant de vos CGV avec le texte d'accompagnement renseigné dans le formulaire des Paramètres ;
• Relancer le devis par e-mail en l'accompagnant de vos CGV avec le texte d'accompagnement renseigné dans le formulaire des Paramètres.

État Devis

Cet état est la version " imprimée " de votre devis reprenant les informations saisies dans le formulaire Devis ainsi que les coordonnées renseignées dans le formulaire Paramètres :

Fenêtre Outlook pour l'envoi des devis

À chaque envoi de devis par email, le message est prérempli avec les informations suivantes :

Fenêtre Outlook pour l'envoi des relances des devis

À chaque envoi de relance de devis par email, le message est prérempli avec les informations suivantes :

Formulaire Factures

Ce formulaire vous permet de créer et visualiser vos factures avec différentes fonctionnalités :

• Définir les taux de TVA à appliquer selon les articles ou prestations ainsi qu'une remise par ligne ou globale ;
• Indiquer les avances et acomptes réglées ;
• Visualiser, voire imprimer votre facture ;
• Envoyer la facture par e-mail avec le texte d'accompagnement renseigné dans le formulaire des Paramètres ;
• Relancer la facture par e-mail avec le texte d'accompagnement renseigné dans le formulaire des Paramètres.

État Facture

Cet état est la version " imprimée " de votre facture reprenant les informations saisies dans le formulaire Factures ainsi que les coordonnées renseignées dans le formulaire Paramètres :

Fenêtre Outlook pour l'envoi des factures

À chaque envoi de facture par email, le message est prérempli avec les informations suivantes :

Fenêtre Outlook pour l'envoi des relances des factures

À chaque envoi de relance de facture par email, le message est prérempli avec les informations suivantes :

État Registre des ventes

Cet état vous permet de visualiser toutes vos factures réglées, non réglées ou annulées par mois et année. Cet aperçu peut être filtré via 2 champs de dates situés sur le menu.

Formulaire Fournisseurs

Ce formulaire vous permet de créer vos fournisseurs afin de les rattacher à l'un d'entre eux lors de la saisie d'un achat :

Formulaire Achats

Ce formulaire vous permet de saisir tous vos achats concernant votre activité. Si votre achat n'est pas réglé, il apparaîtra sur le menu et, à l'approche de la date d'échéance, il sera coloré en orange, puis rouge le jour J :

État Registre des achats

Cet état vous permet de visualiser tous vos achats réglés ou non par mois et année, mais aussi par TVA appliquée. Cet aperçu peut être filtré via 2 champs de dates situés sur le menu.

Cette application a été créée avec la version 2019 d'Access pour Windows. Access n'est pas disponible dans la suite Office pour Mac.

Point R.G.P.D. (Règlement Général sur la Protection des Données) : l'application étant un fichier téléchargé par vos soins sur vos propres supports, il est de votre devoir de garantir la protection des données que vous y saisissez.

Avantages de l'application Gérez vos devis et factures avec Access :

• L'application est entièrement créée avec Access, vous pouvez donc modifier le fichier comme tout autre fichier Access si vous choisissez l'une des formules avec accès à l'administration. Il faut simplement faire attention aux modifications que vous y apportez afin que l'application continue de fonctionner correctement, mais le code est entièrement commenté. En cas de souci de compréhension d'un code utilisé, vous pouvez me contacter pour que je vous l'explique (dans l'année du support offert) ;
• L'application a été créée de manière à simplifier au mieux la saisie des devis et factures, mais aussi leur suivi afin de vous faire gagner du temps ;
• Le mot de passe du code VBA vous est fourni dans le mode d'emploi accompagnant l'application pour les offres Premium et VIP ;
• Les clients de cette application ont accès aux mises à jour de cette dernière la première année de leur achat, sans supplément. À chaque mise à jour, un email est envoyé afin de vous informer que les fichiers ont été mis à jour et que vous pouvez les télécharger.
• Si l'application manque de fonctionnalités nécessaires à votre activité, elle peut être personnalisée par mes soins si vous n'avez pas le temps ou les compétences pour vous y consacrer ou que vous avez choisi l'offre Standard. Pour cela, il suffit de passer par une demande de personnalisation en amont afin de connaître le coût éventuel des améliorations à apporter.

Le fichier à télécharger (846 Ko pour la version Standard et 848 Ko pour les versions Premium & VIP) contient :

Des personnalisations sont possibles. Cependant, contactez-moi avant de passer commande afin que je vous indique si les personnalisations que vous désirez sont faisables et si elles entraîneront un coût supplémentaire ou non (ce qui fera l'objet d'un devis le cas échéant). Il est interdit de distribuer ou reproduire tout ou partie de l'application sans mon accord. De même, vous ne pouvez louer ou vendre l'application (ou une copie), ni même la transférer gratuitement à un tiers, avec ou sans modification de celle-ci ou de son code VBA (un copyright est apposé au bas du menu de l'application).

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