Préparer ses réunions : les 7Ps

Lors de la planification d'une réunion ou d'un atelier, j'essaie d'utiliser la structure des 7 P du livre Gamestorming de James Macanufo . Cette structure peut être utilisée pour planifier presque n'importe quoi et est idéale pour se poser les bonnes questions sur l'action à mener. Après avoir effectué les 7Ps, on est mieux préparés et confiants car on sait comment arriver au but.

(chargement des sources des graphiques : 7P process.vsd)

Les Ps sont :

• Purpose (Objectif)
• People (Participants)
• Product (Résultat)
• Process (Processus)
• Preparation (Préparation)
• Practical (Logistique)
• Pitfalls (Risques)

Objectif

Pourquoi faisons nous cela ? Quel but souhaitons-nous atteindre ? Avoir une vision claire et être capable de la partager avec tous les participants est très important afin que tous avancent dans le même sens. Limitez-vous à l'objet de ce que vous prévoyez (la réunion ou l'atelier). Les projets sont vastes mais il faut avancer par étapes.

Participants

Qui va participer ? Notez les noms, plutôt que les rôles. Une réunion peut beaucoup évoluer en fonction des relations interpersonnelles en plus de leurs connaissances.

Résultat

Quel est le résultat attendu ? Sommes-nous en train d'écrire un document ou de prendre une décision? Comment cela aide à avancer vers l'objectif ? Le résultat doit être quelque chose de tangible.

Processus

Comment allons-nous atteindre l'objectif et obtenir le résultat ? Quel sera l'ordre du jour de la réunion ? Quels exercices doivent être réalisés durant l'atelier?

Préparation

Comment se préparer? Quels éléments doivent être prêts avant de commencer ? Devons-nous étudier le marché ou regarder la concurrence ?

Logistique

Où et quand ? Que devons-nous apporter à la réunion ? Assurez-vous d'acheter beaucoup de post-it, de vérifier les paperboard et de vérifier vos marqueurs en fonction de vos besoins !

Risques

Quels risques avez-vous déjà identifié pour atteindre l'objectif ? Peut-on prévenir ces risques ?

Planifier la réunion de cette manière ne devrait guère prendre plus de 20 minutes.

Par contre, il faut préparer un élément visuel. Préparer un PowerPoint ou une grande feuille de papier si vous avez besoin d'interactivité ; cela permettra de rendre la réunion plus vivante et réactive.
Les 7Ps sont une très bonne méthodologie pour créer un planning commun ou préparer un plan d'action sur un tableau blanc.

Assurez-vous de sauvegarder votre plan quelque part afin de pouvoir garder ces informations après la réunion. Les smartphones font de très bonnes aides pour intégrer des paperboard dans les notes de réunions. Cela permet à tout le monde d'avoir un support visuel, même les personnes qui n'étaient pas présente, et de voir les évolutions du plan initial. En effet, nous savons tous que dans la gestion de projet, tout ne se déroule pas toujours comme prévu initialement. Cela permet donc de voir ce qui fonctionne ... et ce qui ne fonctionne pas afin de s'améliorer.

Quelques conseils pratiques :

• Dessinez sur un tableau blanc, même si c'est vous qui définissez le planning. Il est ainsi plus facile de retravailler votre plan.
• Si possible, planifiez sur le tableau blanc avec un autre participant de la réunion.
• Montrez votre plan à tous les participants, de sorte que tout le monde reste d'accord sur l'objectif et la manière d'y arriver.

Si vous souhaitez avoir plus d'information, vous pouvez trouver plus de détails à ce sujet chez gogamestorm.com.

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