Quel est l’impact d’une solution OCR sur la comptabilité

La reconnaissance optique de caractères, ou reconnaissance de texte, est une technologie qui permet de convertir différents types de documents en fichiers modifiables et interrogeables. Dans le domaine de la comptabilité, son impact est important car il rend possible une automatisation complète et intelligente de la tenue de l’ensemble de vos dossiers comptables.

À une époque, où la dématérialisation et le télétravail sont au cœur du quotidien, s’équiper d’une solution comptable basée sur l’OCR devient un enjeu majeur pour les entreprises. En tant qu’entrepreneur, artisan ou chef d’entreprise, vous avez besoin d’outils performants pour vous simplifier la vie, gagner du temps, digitaliser l’ensemble de vos processus métiers, mais aussi pour avoir un meilleur système d’information. C’est ce que vous propose de voir aujourd’hui iPaidThat dans cet article.

1. Les nouvelles technologies réduisent les tâches répétitives des experts-comptables

Contrairement à ce que l’on pourrait penser, les nouvelles technologies, et plus particulièrement l’OCR, sont loin de vouloir remplacer le travail de l’Homme. Bien au contraire, celles-ci ont vu le jour pour rendre la vie des experts-comptables plus simple et moins rébarbative : gain de temps, amélioration de la relation-client, gestion financière plus sûre, réduction des coûts.

Supposons que vous ayez un document au format papier, par exemple une facture ou un devis à traiter. Un scanner seul ne suffit pas à en extraire les informations pertinentes. Vous devez encore réaliser une action manuelle. La technologie OCR intégrée dans les solutions de collecte automatique vous décharge de toutes de ces tâches rébarbatives.

Grâce à la reconnaissance optique de caractères, les tâches à faible valeur ajoutée sont désormais automatisées (archivage, relances, gestion des stocks). Vous n’avez plus besoin de collecter vous-même les documents de vos clients : notes de frais, justificatifs, rapprochements bancaires, analyse des liasses fiscales, etc. Des robots s’occupent d’aller les chercher dans leurs boîtes e-mails, de les scanner, de les stocker, de pointer le rapprochement entre les factures et les transactions bancaires, par exemple.

La seule chose que la technologie n’est pas en mesure de faire à votre place : conseiller vos clients.

2. L’ensemble des documents comptables pouvant être traités par OCR

Le secteur de la comptabilité est l’un des domaines où l’OCR est le plus utilisé. C’est sans doute parce que cette activité est amenée à traiter de manière générale un volume important de données et de documents.

Factures, bons de commande, contrats légaux, bordereaux d’expédition, bulletins de salaire, licences d’utilisation, catalogues, contrats de travail, déclarations sociales faites sur Internet, suivi des diplômes… Les possibilités semblent infinies.

Grâce à la reconnaissance de texte, il est possible de découper, de distribuer, de sécuriser, mais aussi d’accéder en toute sécurité à ses documents 24h/24, 7j/7, 365 jours par an. Une fois les documents conçus et envoyés, l’outil est capable d’extraire toutes les informations nécessaires pour l’étape de la comptabilisation. Et ce, quel que soit votre besoin.

L’ensemble de vos services peut être impacté par l’OCR, et dans le bon sens du terme. Vos départements RH, commercial ou comptable peuvent enfin redevenir des acteurs clés au sein de votre société.

3. Un meilleur traitement de l’information en période de crise

La crise sanitaire a d’ailleurs montré que les entreprises les plus impactées souffraient d’un manque cruel de digitalisation des factures et des paiements. Les entreprises qui ont réussi à faire face étaient équipées de solutions OCR qui leur ont permis de ne pas entraver leur processus de gestion des factures et de paiement des fournisseurs.

Grâce à ces solutions, elles ont pu :

• Collaborer en ligne de façon efficace et en temps réel avec les fournisseurs afin d’éviter la dégradation de leurs relations et de limiter les retards de paiement,
• S’assurer du suivi des commandes en cours et urgentes,
• Traiter rapidement l’ensemble des factures,
• Sécuriser les données et les échanges,
• Réaliser des économies en absorbant le coût de la réduction de leur activité,
• Anticiper les menaces à venir sur leur activité.

Comme vous pouvez le constater, le champ d’action d’une solution OCR est très large.

À noter, par ailleurs, qu’au-delà de tous les bénéfices que nous venons de citer, la dématérialisation des factures sera d’ici quelques années une obligation légale pour toute entreprise assujettie à la TVA.

Aujourd’hui, l’OCR permet aux entreprises d’analyser, de localiser, de reconnaître, de suggérer, de traquer l’erreur ou la fraude. Que vous soyez une petite, une moyenne ou une grande entreprise, cet outil est indispensable pour traiter l’information comptable de manière simple et sécurisée. Dans un futur proche, l’intelligence artificielle, au cœur de la technologie OCR, permettra ainsi aux experts-comptables de développer davantage leurs compétences transversales. Dans un monde mouvant où la gestion des prévisions, la conversion des ventes, ainsi que la priorisation des leads sont au cœur de toutes les priorités, ne pas franchir le pas et refuser de s’équiper d’une solution OCR contribue à limiter la croissance de son entreprise.

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