4 conseils pour préparer une réunion de travail

Si vous êtes de retour au bureau, il est possible que votre chef ou patron vous ait demandé d'organiser une réunion ou un colloque afin d'informer vos collaborateurs, clients ou collègues de nouvelles règles ou de stratégies à mettre en place au sein de votre entreprise. Dans cet article, nous vous offrons 4 conseils afin d'organiser une réunion sans difficulté.

Définir un plan d'action

Avant de commencer votre réunion, il est important de s'être bien préparé au préalable. On recommande par exemple de s'entrainer devant le miroir et devant vos proches afin d'être plus à l'aise lors du grand jour. Vous pouvez aussi choisir de vous enregistrer et d'écouter ou améliorer votre flux. Essayez d'organiser un plan sur papier ou dans votre tête concernant le déroulement de la réunion, les différentes phases et le temps que vous souhaitez attribuer à chaque partie. Sélectionnez aussi les participants avec soin, avoir des personnes à l'écoute et bienveillantes de votre côté peut faire toute la différence.

Préparer vos documents et matériels

Faites une liste des documents et matériels dont vous aurez besoin lors de votre présentation afin de ne rien oublier. On recommande d'utiliser Powerpoint comme support, facile à organiser et personnalisable, vous pouvez présenter votre réunion avec facilité à l'aide de votre ordinateur. Concernant le matériel, vous pouvez vous procurer un pointeur laser afin de pointer et surligner les points les plus importants de votre présentation, surtout si vous avez des graphiques, n'oubliez pas de vérifier que le pointeur laser a de nouvelles piles AAAA, fonctionnant correctement. Il est important de toujours tester le matériel pour éviter d'avoir une mauvaise surprise le jour J. Vous pouvez aussi acquérir un tableau blanc si vous n'êtes pas un grand technophile.

Animer avec confidence

Il existe de nombreuses techniques que vous pouvez mettre en place lors d'une réunion pour diriger efficacement une présentation. Il est recommandé, par exemple, de toujours faire face à son auditoire, il est plus plaisant d'échanger des regards et de faire face aux personnes. On note aussi l'importance de porter une tenue confortable où vous vous sentez à l'aise et plein d'assurance. Une autre technique importante est de prendre avantage du silence et des pauses dans le discours, en effet ne paniquez pas si vous avez un petit trou de mémoire, prenez le temps de respirer, ralentir les battements de votre cœur et de vous relancer à nouveau.

Le feedback

Avoir un avis de vos collègues ou de vos proches est clé pour réussir une présentation. Bien entendu, des fois ça peut faire mal d'entendre que l'on n'est pas toujours au top du top mais recevoir un avis sur une présentation peut être utile pour vous améliorer et remodeler votre présentation. Pourquoi ne pas envoyer un mail à la fin de votre réunion pour demander à vos collaborateurs ce qu'ils ont pensé de votre discours ?