Vous êtes concentré.ée sur une tâche bien complexe qui vous demande un calme absolu, et là, les interruptions sont continuelles. Messagerie instantanée, collègue qui passe la tête par la porte pour demander “juste un petit truc”, mails qui tintent dans votre inbox, téléphone…
Dans le cadre des séances de formation et de coaching que j’anime autour de l’efficacité personnelle, le sujet des interruptions revient systématiquement comme une réelle difficulté au travail.
Interruptions et improductivité : que faire pour s’en sortir ?
La gestion des mails est de moins en moins perçue comme une souffrance en tant que telle. Celle-ci est désormais supplantée par les interruptions au travail. Ces dernières sont considérées comme une source intarissable d’improductivité. Il est vrai que les risques de se voir interrompu.e sont démultipliés par l’univers dans lequel nous nous inscrivons : téléphones portables, open space, connexion permanente aux réseaux, messageries instantanées etc.
Ce sur quoi je m’empresse de rappeler, comme nous l’indique Dave Crenshaw dans son excellent ouvrage Myth of multitasking qu’il existe 2 sortes d’interruptions :
- Les interruptions passives
- Les interruptions actives
Interruptions passives : vous êtes sollicité.e
Les premières sont celles que nous subissons au quotidien. Une illustration ? Vous savez, le collègue qui entre dans votre bureau, passant une tête, et vous interpellant : “Excuse-moi, j’ai une PETITE question à te poser”. “Il y en a pour 3 minutes” s’empresse-t-il d’ajouter. Par politesse vous répondez, vous arrêtez ce que vous faites. Et vous perdez de précieuses minutes de concentration. D’après l’article de audreytips, nous mettons plus d’une minute à nous re concentrer sur notre travail ensuite… Alors, comptez, sur une journée, ce temps perdu.
Interruptions actives, ou quand l’esprit s’évade…
Le second type d’interruptions relève uniquement de votre fait, et c’est là que cela devient intéressant. Car VOUS avez la main ! Le concept est simple : vous êtes face à votre ordinateur, vous êtes en train de rédiger ce mémo très important qui doit être remis demain à votre hiérarchie. Et on ne sait pourquoi, tel le cancre décrit par Prévert, votre esprit vagabonde. Vous vous demandez ce que vous mangerez ce soir et ce qu’il y a à la télé ! Ou vous pensez à une autre tâche que vous avez à faire. Ce type d’interruption est également préjudiciable pour votre concentration.
Des interruptions, des solutions !
Pas mal de réponses, bien sûr. Je mettrais en lumière la méthode Pomodoro. Celle-ci vous encourage à travailler par segment ininterrompu de 25 minutes, puis ensuite de se détendre pendant 5 minutes avant de repartir pour un tunnel de 25 minutes. Pour mettre en pratique Pomodoro, pas besoin de beaucoup de moyens : juste de la volonté. Et accepter d’analyser son comportement.
Pomodoro : regarder la réalité en face
Outre les sections de 25 minutes où vous devez vous interdire et interdire aux autres de vous couper dans votre élan, vous devez tout noter. Toutes ces petites choses qui vous ont déconcentrées. La fuite des nuages dans le ciel, ce mail que vous n’avez pu vous empêcher de lire, ce ping en messagerie instantané… Ne soyez pas trop dur.e avec vous-même, le but de cette liste est de trouver des moyens d’y remédier, et non de vous flageller !
Des bonnes pratiques et du respect mutuel
Enfin, vous pouvez aussi mettre en place un certain nombre de règles et de process internes pour essayer de juguler les interruptions passives. Une fois de plus, je vous invite à lire le livre de Dave Crenshaw à ce sujet.
Sinon, voici quelques conseils.
- Instaurer un “mode focus”. Un joker que vous pouvez utiliser quand vous avez une action qui demande toute votre concentration. Un papier sur la porte de votre bureau, redirection de vos appels vers un collègue, fermeture de la boîte mail et des réseaux sociaux. Créez-vous une bulle de protection anti interruptions !
- Démocratisez Pomodoro, au moins 2h par jour ! Cela laisse du temps pour interagir avec vos collègues, tout en gardant un temps dédié et rien qu’à vous.
- Proposer un mode de communication par palier. Urgent = téléphone, moins urgent = messagerie instantanée, pas urgent = mail. Utilisez aussi les mails pour les comptes-rendus, plutôt que les briefs oraux entre 2 coins de table.
- Respecter le besoin d’autrui. Ne pas s’imposer parce que “j’en ai pour 1 minute”, ne pas exiger de réponses immédiate sans tenir compte du planning de l’autre. Ne pas tout cataloguer de “urgent”. Pour cela référez-vous à la matrice d’Eisenhower.
Vous l’aurez compris, travailler ensemble ce n’est pas toujours une sinécure (c’est pas faux !). Mais avec de bonnes pratiques, il est possible d’arrondir les angles et de sortir du Huis-clos !
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