FAST FEES simplifie la gestion des notes de frais

Gérer l'économie des entreprises n'est pas une tâche facile et nous devons prêter attention au travail que nous faisons. L'entrée et la sortie d'argent est essentielle pour évaluer si l'activité de l'entreprise est rentable ou si, au contraire, nous augmentons les dépenses de notre investissement initial. Pour cette raison, les entreprises consolidées ont des employés et des administrateurs qui se consacrent exclusivement à la bonne gestion de tous les aspects liés à l'économie de l'entreprise. C'est d'eux que dépendent l'évaluation et les rapports financiers dans lesquels la direction de l'entreprise mesurera la rentabilité de ses projets et les possibilités futures de croissance.

De l'autre côté de la médaille se trouvent les indépendants, pour la plupart des propriétaires qui doivent accomplir toutes les tâches nécessaires pour maintenir l'activité d'affaires au niveau local et avec une économie plus limitée. Bien que les mouvements financiers dans ce secteur soient beaucoup plus faibles que dans les grandes entreprises, la gestion des notes de frais et les bénéfices n'est pas toujours aussi simple qu'il n'y paraît, c'est pourquoi ils ont toujours eu recours à l'aide d'un gestionnaire professionnel. Heureusement pour les indépendants, le marché offre la possibilité de télécharger FAST FEES, une application de gestion financière sur laquelle même les grandes entreprises peuvent compter.

Qu'est-ce que FAST FEES?

FAST FEES est la nouvelle application disponible pour smartphone qui facilite la gestion des rapports de dépenses. Développé et hébergé en Suisse, ce nouveau logiciel se caractérise par des fonctions complètes et une utilisation vraiment simple qui permet aux indépendants, aux PME et aux grandes entreprises de contrôler rapidement et facilement les dépenses générées. Son stockage entièrement numérique nous permet de ne pas avoir à nous soucier des factures physiques, tickets et autres formats que nous pouvons perdre à tout moment. FAST FEES est responsable du stockage de toutes ces informations et de leur mise à disposition au moment où elles doivent être utilisées.

Comment fonctionne FAST FEES?

Comme nous l'avons dit, utiliser cette application est vraiment simple et rapide. En quatre étapes seulement, nous pouvons créer notre rapport de dépenses et l'envoyer à l'administrateur de notre entreprise ou, dans le cas des indépendants, au gestionnaire personnel.

La première chose à faire est de prendre une photo du ticket d'achat ou de la facture du produit. Si nous avons mangé dans un restaurant, le papier avec le coût total du déjeuner sera notre document. Si nous réalisons un travail, nous devons demander à la société responsable la facture avec le prix total et les taxes ajoutées. Si nous payons par carte, il est conseillé de demander une copie du paiement et de la joindre à la facture ou au ticket.

Deuxièmement, une fois la photo prise, l'application traitera automatiquement les informations sur la facture et créera un document numérique. Tous les détails qui apparaissent sur le papier que nous avons photographié doivent apparaître dans le nouveau fichier. Parfois, la qualité de la photographie ou le manque de netteté de l'encre font apparaître des données erronées. Dans ce cas, l'application nous permet d'effectuer manuellement la modification nécessaire pour que toutes les données de la facture soient correctes et fidèles dans le nouveau document.

La troisième étape consiste à créer la note de dépenses et à la sauvegarder. Si nous avons vérifié que toutes les données sont correctes, cliquez sur le bouton qui nous montre l'écran et nous créerons notre note de dépenses pour pouvoir l'utiliser quand nous voulons. Nous devons nous assurer que le montant total des dépenses figurant sur la facture d'origine est également celui indiqué dans le nouveau fichier. Cela est important pour deux raisons principales qui font que l'évaluation des coûts et des avantages n'est pas imprécise en raison d'erreurs de calcul. Pour plus de facilité, l'application fait automatiquement la somme de toutes les dépenses présentes dans chaque fichier et nous donne le chiffre total, de sorte que nous pouvons toujours garder sous contrôle l'argent que notre entreprise dépense et mesurer la limite pour ne pas générer de pertes. En outre, nous avons la possibilité de filtrer les dates et de voir les dépenses totales que nous avons accumulées pendant une semaine, un mois ou un an.

Enfin, nous sélectionnerons les fichiers nécessaires à ce moment-là et nous pourrons les envoyer au gestionnaire de l'entreprise ou à notre gestionnaire particulier, si nous sommes autonomes. Dans le cas des entreprises, l'application dispose d'une version Web dans laquelle le département financier peut gérer tous les documents créés, de sorte qu'il ne sera pas nécessaire de transférer des fichiers d'un appareil à un autre ou de télécharger l'application sur tous les smartphones.

Quels sont les avantages de FAST FEES?

Nous avons déjà vu que les possibilités d'application et sa simplicité d'utilisation sont les principaux attraits de FAST FEES, mais il a d'autres avantages que nous ne devons pas ignorer. Le système de change automatique, la capacité d'exporter les documents vers d'autres formats généraux et l'hébergement des données dans une base de données fixe et sécurisée sont des facettes de cette application qui en font également un outil extraordinaire pour gérer les rapports de dépenses.