La Gestion Electronique de Documents (GED) pour 3,30 € par mois !

Une application fort intéressante du fantastique logiciel Evernote (voir ce mot dans le moteur de recherche de ce site) c’est la gestion électronique de documents. La Gestion Electronique de Documents (GED) pour 3,30 € par mois

Définition : La GED (Gestion Électronique de Documents) ou GEIDE (Gestion Électronique de d'Informations et de Documents pour l'Entreprise) a pour fonction d'organiser et de gérer des informations et des documents électroniques au sein d'une organisation. À travers un ensemble d'outils et de techniques, elle permet de dématérialiser, classer, gérer et stocker des documents à partir d'applications informatiques dans le cadre normal des activités de l'organisation.

Pratiquement cela consiste à scanner tous les documents, à les stocker sur un serveur, et à les distribuer au sein de l'organisation. La GED suppose des investissements généralement assez couteux (scanners puissants, unités de stockage, etc.) Plus évidemment la formation du personnel et une organisation rigoureuse.

Avec Evernote et sa faculté d'indexer même les images la GED devient (enfin) un plaisir peu couteux et néanmoins fort efficace.

Je reprends les termes d'un article récent sur ce logiciel qui est à mon avis le logiciel le plus performant et novateur de ces dernières années, dont je me sers maintenant tout le temps.

Car Evernote vous permet de stocker aussi, en sus des pages Web complètes :

Des notes textes classiques (c'est bien le moins) en provenance de n'importe lequel de vos logiciels de traitement de texte préféré. Vous sélectionnez le texte, puis tapez Ctrl+Alt+V et votre sélection est devenue une note dans votre base Evernote.

Des images quel que soit leur format !

Des textes à l'intérieur des images. Là, ils font très fort : prenez une photo de votre fille avec son Tshirt préféré sur lequel figure son prénom, par exemple : Elodie. Dans Evernote tapez Elodie et la photo de votre fille surgira instantanément. Vous voyez certainement l'intérêt de la chose. Si vous avez dans votre collection des photos de Sarko (Ouh !) avec des annotations satiriques (Ah !) du genre : « Casse-toi, pauvre con ». Il vous suffira taper « pauvre con »ou « casse-toi » en fonction de votre humeur, et sans les «  », dans Evernote pour retrouver la photo de Sarko. Hé, hé ! L'informatique non seulement c'est pratique, mais parfois ça défoule !)

Ce défoulement mis à part, mais c'est une histoire vécue, la possibilité de retrouver du texte dans les images est très intéressante, et pas si fréquente.  Autre exemple récent ; je lis beaucoup de revues ou journaux électroniques, comme Zinio pour les revues Us ou Le Kiosque.fr pour les revues françaises. Ces documents électroniques sont évidemment très protégés. Il n'est pas possible par exemple de sélectionner du texte pour le sauvegarder. Avec un simple copieur d'écran et Evernote, no problemo ! Je fais une copie d'écran de ce qui m'intéresse, je fais glisser dans la fenêtre Evernote et Bingo. Même pas besoin de donner un nom particulier à la note ainsi créée. Evernote, après indexation, la retrouvera sans problème en tapant simplement un des mots contenus dans la copie d'écran ! La G.E.D (Gestion Electronique de Documents) sans scanner pour 3,3 € par mois ! Très fort non ?

Dans le même ordre d'idées Evernote permet de rentabiliser enfin votre APN (Appareil Photo Numérique) qui dort dans son tiroir en attendant les vacances. Avec votre Apn prenez une photo de la carte de visite que Duchmoll vient de vous donner. Si vous avez un ordiphone digne de ce nom vous pouvez alors envoyer directement cette photo dans votre base Evernote en l'adressant à votre adresse email Evernote.  Etant donné que votre ordiphone ne vous quitte jamais il est sûr que votre base Evernote ne manquera pas de croitre et d'embellir. Bien entendu si vous n'avez pas d'ordiphone (nobody is perfect) vous pouvez transférer vos photos à l'aide d'un bon vieux câble, ou même en Bluetooth (soyez fou !)

Encore plus fort ; si vous êtes un nostalgique de la calligraphie et donc des notes manuscrites, Evernote sait aussi s'occuper de cela. Non seulement Evernote est capable de reconnaître les images mais il sait aussi reconnaître l'écriture manuscrite ainsi que les formes ! Etant franchement allergique à tout ce qui ressemble à l'écriture manuscrite ou au dessin, et il vaut mieux pour mes lecteurs en particulier et l'art en général, je ne vous en dirai pas plus sur ces possibilités que je n'ai pas eu l'occasion d'explorer. Mais cela devrait en intéresser quelques uns.

Je vous rappelle que la G.E.D dans les entreprises ou les administrations ça coute extrêmement cher en matériels et en frais annexes. Quand aux logiciels spécialisés ils sont particulièrement onéreux. Avec Evernote vous pouvez, à votre échelle, accéder à cette technique pour 3,30 € par mois ! Et avec un minimum d'efforts.

Vous aurez surtout la possibilité de retrouver sans effort toutes les données que vous avez, parfois péniblement, entré dans votre ordinateur. Ce qui est à mon avis l'intérêt essentiel de l'informatique. Quand on a connu comme moi les premières bases de données, comme Dbase, et leurs applications éprouvantes comme GFC ou la base élèves dans l'Education Nationale, quand il fallait se livrer à tout un tas de gesticulations pour extraire « la » donnée que l'on souhaitait, on ne peut qu'apprécier les facilités incroyables offertes par Evernote.

N.B

3,30 euros par mois c'est le prix à payer pour accéder à la version non bridée d'Evernote.

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