Le métier de bibliothécaire (2010) VIII

5 L’action culturelle en bibliothèque

Produire des manifestations en bibliothèque est loin d’être une activité récente. Il s’agit d’abord principalement d’expositions patrimoniales menées par le cabinet des Estampes de la BN puis par certaines bibliothèques classées dès le XIXè siècle pour présenter au public les plus belles pièces conservées en réserve et perpétuer ainsi la pratique muséale déjà à l’oeuvre au sein des cabinets de curiosité de l’Ancien Régime. La bibliothèque de l’Heure joyeuse, créée en 1924 mène des expérimentations en matière d’animation en proposant les premières heures du conte et autres ateliers mis en place autour de l’oralité et du visible. C’est ensuite le développement de ces pratiques d’animation, au sein des sections jeunesse, qui, peu à peu, se généralisent à l’intérieur des bibliothèques de lecture publique. Dans les années 60, la notion même de patrimoine s’élargit dans certaines bibliothèques à des figures plus larges, qui veulent prendre en compte un patrimoine collectif, autre qu’ancien, et mettre en place de nouveaux modes d’intervention, tels que le débat, les concerts ou les ateliers destinés à permettre au public de mieux s’approprier les contenus. Les politiques volontaristes, menées par les différents ministères chargés de la Culture, pour accompagner la création de nouveaux bâtiments intégrant des espaces jeunes publics et des espaces d’animations puis la politique de décentralisation menée à partir des années 80, viennent renforcer ce mouvement et doter les municipalités d’établissements où l’action culturelle est perçue de plus en plus comme un instrument important pour attirer de nouveaux publics. Sont créés La Fureur de lire en 1981 par le Ministère de la Culture puis le Printemps des poètes, le Mois du film documentaire. Les expositions sont caractérisées par une part importante donnée aux documents d’ordre visuel, rassemblés à l’occasion de l’événement et présentés selon une scénographie destinée à mettre en valeur les documents et à construire l’unité du propos. La forme la plus élaborée sera certainement celle de l’exposition de discours, souvent pluridisciplinaire, qui concentre dans l’espace d’exposition et le temps de l’événement de nombreuses pièces (oeuvres et documents), au pouvoir d’évocation et d’exemple saisissant, pour tenir un discours scientifique et institutionnel sur l’histoire et le mouvement des idées ou la complexité d’une période historique. Les manifestations orales sont multiples dans leurs formes, importantes dans leur nombre et restent sans doute l’approche la plus pertinente pour rendre compte de la complexité des idées et la pluralité d’une pensée. Les colloques, débats, tables rondes, conférences, qui mettent en scène une parole partagée, se distingueront par le nombre plus ou moins important des intervenants, la durée et la distribution de la prise de parole publique. Existent également la parole contée des secteurs jeunesse ou la parole restituée des soirées de lectures littéraires.

Les ateliers de dessin, de conte, d’écriture, d’enluminure, d’art plastique, de lecture à voix haute, veulent avant tout faire partager à un petit groupe l’intérêt d’une pratique. Les comités et clubs de lecture sont constitués par de petits groupes de lecteurs. Ils permettent, sur une période de l’année plus ou moins longue, mais régulière, d’accompagner les usagers dans leur découverte de la vie littéraire. Les manifestations audiovisuelles permettent de valoriser le fonds audiovisuel et la création cinématographique essentiellement sur le plan documentaire. La bibliothèque numérique est le dernier développement de l’action culturelle. A l’éphémère, qui caractérisait jusqu’alors les événements produits par l’établissement, peut venir s’agréger, grâce aux techniques de numérisation, la mise à disposition, au sein du catalogue et à distance, d’une bibliothèque de documents numériques, constituée des restitutions des manifestations culturelles de l’établissement, voire la création de nouvelles productions virtuelles. Construire une politique d’action culturelle, c’est mesurer et interroger la diversité qui traverse la bibliothèque (diversité des collections, le plus souvent encyclopédiques, et des supports documentaires, diversité des publics lecteurs, usagers, ou non de la bibliothèque; diversité des contenus à l’oeuvre dans les collections dont il faut faire éclater l’interdisciplinarité, pour remettre les ouvrages en dialogue au-delà des classements bibliothéconomiques) et tisser, tout au long de l’année, le fil d’une programmation régulière qui prendra appui sur cette identité et en rendra compte auprès des visiteurs. La bibliothèque s’inscrit ainsi dans l’espace de la modernité, du débat et de la formation des individus sur les grandes questions éthiques et épistémologiques contemporaines. De plus en plus de bibliothèques se dotent de chartes d’action culturelle, afin d’affirmer dans un document de référence les missions et objectifs de cette activité, d’en expliquer les méthodes et de présenter les choix de programmation qui en découlent.

Méthodes et outils

La phase de programmation

Portée par une politique d’action culturelle aux lignes claires, définie au sein de la charte d’action culturelle, la programmation décline, tout au long de l’année, les axes thématiques choisis pour tracer des itinéraires à travers les contenus documentaires. Elle doit être élaborée de long terme. Elle doit mettre en place, au sein de rendez-vous culturels réguliers, une architecture complexe, où se côtoient les différents types d’action culturelle pour assurer la complémentarité de cette exploration des formes de médiation : dire, montrer, étonner, émouvoir. Les projets de manifestation peuvent être regroupés en différents cycles ou rendez-vous, selon une périodicité variable et inscrits sur un calendrier qui servira de base à une communication inaugurant le lancement de la saison. D’un point de vue technique, il permettra de procéder aux réservations de salles et d’espaces qui sont des précautions à prendre à long terme, surtout si la bibliothèque n’a pas de jouissance exclusive de ses espaces d’animation. C’est également l’intervalle nécessaire pour inscrire l’ensemble de la programmation, en soulignant la cohérence d’ensemble et les articulations dans les calendriers budgétaires qui président à l’obtention du budget primitif de l’établissement et de faire le compte des ressources nécessaires à la conduite des projets. C’est enfin le temps utilisé à la validation des projets auprès des instances de programmation et leur communication succincte auprès des services susceptibles de collaborer à leur préparation.

La phase de conception

Une fois que la forme a été trouvée (exposition, colloque ou cycle de débats) cette phase permet de délimiter les contours (géographiques, chronologiques, thématiques) et la nature de la manifestation. Cette réflexion initiale est également guidée par deux éléments incontournables : l’espace dont on dispose, sa configuration et le budget alloué à la manifestation, qui décident de l’envergure donnée au projet. Il faut avoir acquis une certaine familiarité avec le sujet – lire les principaux ouvrages et articles disponibles sur le sujet, s’initier à l’état de l’art en s’intéressant aux ressources bibliographiques, audiovisuelles et électroniques, faire connaissance avec les producteurs de cette pensée qui constitueront ensuite le vivier scientifique du projet. La rédaction d’une bibliographie, qui atteste de ces puisements à l’intérieur des fonds documentaires et permet de structurer ce travail de recherches, s’avèrera également fort utile, y compris dans le souci d’en assurer ensuite la diffusion auprès du public. Cette période préparatoire sera également celle du recensement des ressources disponibles pour mener à bien ce projet : en constituant une équipe et en organisant le travail de chacun. Tout au long de la préparation de la manifestation, des documents de synthèse sont peu à peu rédigés : la fiche de programmation, la note d’intention, le synopsis, le scénario d’exposition, le programme prévisionnel du colloque ou du cylce de débats, les listes d’intervenants, de personnes et lieux ressources, les différents états du budget prévisionnel. Ces documents formeront peu à peu l’essentiel du dossier à rendre compte de l’avancée du projet. Le commissaire d’exposition peut ensuite élaborer la scénographie. Il faut ensuite établir des partenariats (médias, institutions publiques) susceptibles d’apporter un soutien financier à la manifestation. La manifestation a aussi des aspects administratifs, juridiques et financiers. Les procédures administratives sont incontournables car elles formalisent les liens institutionnels et privés qui sont établis tout au long de la préparation du projet, anticipant et parfois permettant d’éviter les conflits et les malentendus en précisant les engagements de chacun. Avec l’aide d’un juriste, on établit des conventions et des contrats pour formaliser les collaborations naissantes et en préciser la nature. Enfin, on s’assure des questions de droits puisque beaucoup de manifestations organisées par des bibliothèques mettent à profit des œuvres de l’esprit protégées par le droit d’auteur dont les termes sont précisés par le code de la propriété intellectuel. Il convient de respecter le droit moral et les droits patrimoniaux. On s’assurera tout au long de la préparation des moyens financiers et des contraintes de calendrier qui pèsent sur le projet. On établira à intervalles réguliers, des budgets prévisionnels de la manifestation, en tenant compte notamment des décors requis pour respecter les procédures liées aux marchés publics. La phase de réalisation est composée des dernières semaines qui précèdent l’événement. Pour une exposition, ce sont les ultimes efforts pour affiner la scénographie, prendre contact avec les différentes entreprises qui assureront les travaux, organiser le régie des œuvres, assurer les documents empruntés. Pour une exposition, le régie des œuvres permet d’organiser le prêt, l’assurance et l’acheminement des documents jusqu’à leur présentation, puis leur restitution aux prêteurs. On veillera à ce que les conditions climatiques et les conditions d’éclairage soient contrôlées en permanence. De la même manière, la sécurité des documents (mise sous vitrine, alarmes, présence d’agents de sécurité) et des personnes doivent être constamment vérifiées. Enfin c’est la préparation de montage de l’exposition et de vernissage. La communication autour de l’événement s’effectue tout au long de la phase de préparation. Au fil du temps, différents documents sont rédigés, à l’attention des principaux média (dossiers de presse, communiqués de presse, newsletters). Ils comportent des informations sur le contenu de la manifestation et les informations essentielles liées à l’événement : date, lieu, contacts. La communication institutionnelle de la bibliothèque, développée tout au long de l’année, sera profitable pour promouvoir la manifestation (bulletin de la bibliothèque, affiches, site web). La conception d’affiches, de cartons d’invitation, de programmes sera également utile, en prenant soin de respecter la charte graphique de l’établissement. Dans le cas particulier d’une exposition, la publication d’un catalogue ou d’un petit journal renforcera à la fois l’apport scientifique et l’aspect événementiel de la manifestation. Evaluer le déroulement de la phase de préparation et de l’aboutissement d’un projet est un atout pour l’avenir ; cela permet de consolider une expérience et d’affiner la relation au public. On s’attachera à recueillir des données quantitatives des usagers, en organisant le comptage du public et en distribuant des questionnaires. On pourra également initier une enquête pour rassembler des données qualitatives.

6 La communication de la bibliothèque sur internet

Au temps d’internet, les établissements de lecture publique et universitaire doivent maintenant développer des interfaces attirant l’attention d’utilisateurs sollicités par d’innombrables sites dédiés à la recherche d’informations. Les bibliothèques cherchent à avoir des sites aussi simples que google et aussi participatifs qu’Amazon. Le bibliothécaire qui cherche à communiquer sur internet doit d’abord être familier des sites web les plus utilisés, qu’il s’agisse des moteurs de recherche, des sites de dépôt multimédia (youtube, Daily motion, Flickr), des catalogues commerciaux (comme amazon) ou des sites d’informations (wikipedia, la presse en ligne). Derrière l’objectif purement formel d’avoir une présence sur internet se cache l’enjeu de mettre en valeur ce que chaque établissement peut offrir de spécifique, à travers ses collections, ses locaux, ses sources.

Le site de la bibliothèque

Les fournisseurs de SIGB et d’OPAC ont d’abord proposé aux bibliothèques de l’enrichir d’un site, et enfin de l’entourer d’un portail. Ce dernier terme tend même à être utilisé de manière générique pour tout site de bibliothèque. Un portail digne de ce nom doit en réalité non seulement proposer du texte, des images et des signets, mais aussi rassembler des ressources internes numériques, documents numérisés, services en ligne). Outre les ressources disponibles sur le site, l’harmonie graphique et la richesse en contenus multimédias sont des facteurs essentiels de fréquentation par l’internaute. Les possibilités interactives et ludiques d’internet peuvent être exploitées pour rendre accessibles de manière originale les fonds, notamment pour le public jeunesse,. Les bibliothèques doivent insérer leur site dans leur environnement institutionnel, en le rattachant au site de leur mairie ou de leur université. Le référencement des pages est important : si les noms de l’établissement et de la ville figurent dans le titre et les métadonnées de la page, il y a des chances qu’elle apparaisse en tête des requêtes dans les moteurs de recherche. Il faut prêter une attention particulière à l’ergonomie de lecture du site internet. La navigation web est contrainte par la taille de l’écran des ordinateurs et par un mode de parcours particulier, celui des liens hypertextes. C’est pourquoi il convient de définir, par niveaux successifs de priorité, l’information que l’on souhaite proposer à l’internaute. Il faut d’abord lui offrir les services qu’il va rechercher en premier (champ de recherche simple dans le catalogue, horaires de l’établissement) tout en lui permettant de retrouver rapidement les autres informations. La mise à jour régulière de la page d’accueil et des rubriques est un facteur d’attractivité pour le site. Ceci d’autant plus que l’internaute intéressé peut se tenir au courant de ces actualités en s’abonnant à des alertes automatiques (courriels, fil RSS).

De même que l’internaute peut recevoir les actualités de la bibliothèque automatiquement, il peut aussi consulter son catalogue sans forcément se rendre sur le site de la bibliothèque. Ceci est possible à travers des modules de recherche (plugins) qui peuvent être installés dans son navigateur internet. Parmi les sites les plus consultés au niveau mondial figurent des sites web communautaires. On distingue, d’une part, les sites véritablement participatifs, où le contenu multimédia est déposé par les internautes (youtube, Flickr, wikipedia) et d’autre part les sites de communication par réseau sociaux (facebook, Myspace, Twitter). La forte fréquentation de ces sites et leur aspect en partie culturel et informationnel peuvent pousser les bibliothèques à y être représentées, en y créant leur propre profil et en y disposant des contenus. L’expérience la plus significative à ce jour en termes de dépôt de contenus est celle de la bibliothèque du Congrès de Washington. En 2008, elle a déposé 4 000 photographies numérisées provenant de ses archives sur le site Flickr. L’intérêt d’un tel dépôt est le trafic généré par le site : les photos de la bibliothèque sont visionnées 500 000 fois par mois. Même un site comme wikipedia peut constituer un intérêt pour la communication de la bibliothèque. En effet, chaque ville française y dispose d’un article : si la bibliothèque municipale ou universitaire locale présente un aspect remarquable (histoire, architecture, taille), le bibliothécaire peut alors créer un chapitre la présentant.

Dans le cas des sites de réseaux sociaux proprement dits, le but est moins d’y diffuser des contenus multiples que de mettre en valeur l’identité propre de la bibliothèque concernée. Sur ce type de site, il s’agit de créer une fiche d’identité de l’établissement, à travers une page le présentant de manière attrayante et indiquant les nombreux contacts dont il dispose sur le web.

Le « réseau social » virtuel de la bibliothèque ne sera ni plus ni moins que le nombre d’utilisateurs ayant déclaré une affinité avec elle. La bibliothèque peut diffuser des actualités qui s’afficheront sur les pages de tous ses contacts.

La participation des usagers

Dans les cas des bibliothèques, une forme ponctuelle de participation en ligne peut déjà se trouver dans les services « questions-réponses », quand leurs contenus sont accessibles publiquement. On le voit notamment dans le cas du Guichet du savoir de la BM de Lyon, perçu par ses utilisateurs comme un forum où les réponses des bibliothécaires aux questions de chacun contribuent à enrichir la connaissance de tous. On peut également offrir aux usagers la possibilité de participer en leur permettant d’attribuer des notes aux documents, ou y ajoutant des commentaires critiques.

VI La gestion de la bibliothèque au quotidien

La gestion des bibliothèques sous tutelle de l’Etat ou des collectivités territoriales relève de l’ensemble des règles de la gestion publique : leur sont applicables les lois et règlements qui régissent les collectivités publiques, les établissements publics et les services qui leur sont rattachés.

Le directeur de la bibliothèque agit essentiellement par délégation de l’autorité à laquelle il est rattaché.

Gestion budgétaire

La loi organique relative aux lois de finances (Lolf) promulguée le 1er août 2001 réforme en profondeur la gestion de l’Etat. Elle s’applique aux bibliothèques depuis le 1er janvier 2006. L’idée générale est véritablement celle d’une gestion plus démocratique, c’est-à-dire dans laquelle la représentation nationale a un rôle plus actif à jouer, au bénéfice des citoyens en tant qu’usagers du service public et en tant que contribuables, mais aussi au bénéfice des agents de l’Etat. Avant cette réforme, le budget général de l’Etat était défini par ministère. Il est désormais découpé en 34 missions, 133 programmes et quelques 580 actions. Une mission comporte plusieurs programmes, chaque programme étant lui-même divisé en actions. La mission est l’unité de vote du budget au Parlement. Elle concerne un ou plusieurs ministères. Le programme regroupe les moyens d’une politique publique conduite par un ministère. L’enseignement supérieur relève de la mission interministérielle de la recherche et de l’enseignement supérieur (Mires). La Mires est divisée en 12 programmes, dont le programme n° 150 « Formations supérieures et recherche universitaire ». Ce programme est lui-même divisé en 15 actions, dont une action n° 5 « bibliothèques et documentation ».

La mission fait l’objet, chaque année, en annexe du projet de loi de finance (PLF), d’un projet annuel de performance (PAP), suivi l’année d’après, d’un rapport annuel de performance (RAP). Dans l’action 5 (bibliothèques) du programme 150, trois indicateurs ont été dégagés, qui permettent d’évaluer, pour le travail budgétaire des parlementaires, l’usage de l’argent public dans les bibliothèques de l’enseignement supérieur : la mesure de la disponibilité hebdomadaire des places de bibliothèques, le taux de fréquentation des bibliothèques par lecteurs inscrits, la consultation des ressources électroniques (nombre de documents téléchargés et taux de demandes satisfaites). Chaque bibliothèque est tenue de faire remonter au ministère ces trois données statistiques.

Les établissements préparent le budget à partir de l’automne de l’année précédente. Souvent, le chef d’établissement, le président dans le cas d’une université, s’appuyant sur des discussions préparatoires, soit en bureau soit en conseil d’administration, adresse à chaque composante, dont la bibliothèque, une lettre de cadrage fixant les limites admissibles du budget pour l’année suivante. La proposition de budget est ensuite présentée, discutée et soumise au vote du conseil de la documentation. Chaque budget est alors agglomérée au budget général de l’université et discuté puis voté au conseil d’administration de l’université avant le 31 décembre précédant l’année d’exécution. Depuis 2007 et la LRU, les universités sont conduites à fonctionner avec un budget global y compris pour les bibliothèques. Le budget global met un terme au fléchage des crédits achevant un processus d’intégration des bibliothèques aux universités engagé depuis des années. Une fois le budget voté il est rendu exécutoire par le directeur du SCD par délégation du président de l’université. Les comptes de l’université et du SCD sont soumis au contrôle régulier de la chambre régionale des comptes.

En termes d’achats, les bibliothèques ont surtout des collections documentaires à acquérir. Beaucoup de procédures ont changé pour les bibliothèques depuis la réforme du code des marchés publics en 2001 et 2004 mais aussi depuis l’entrée en vigueur de la loi sur le droit de prêt en 2003. La loi de 2003 sur le droit de prêt, en plafonnant à 9% les remises consenties par les libraires aux bibliothèques, a incontestablement modifié les conditions d’application des marchés d’acquisitions documentaires. Le prix, désormais, ne saurait plus être qu’un critère secondaire, au bénéfice théorique de critères qualitatifs, souvent difficiles à définir au préalable.

Dispositifs d’aide financière et de subvention

Bibliothèques sous tutelle de l’Etat

Les aides sont apportées par le centre national du livre (CNL), selon les plans pluriannuels qui visent tous à soutenir l’action des éditeurs français. Ce sont donc plutôt les bibliothèques de lettres et sciences humaines qui en bénéficient même si les bibliothèques scientifiques n’en sont pas exclues. Le subventionnement des constructions relève du vaste dispositif du contrat de projet Etat-Région (CPER), conclu régulièrement entre l’Etat et les régions. C’est dans ce cadre que sont construits, de manière systématique, quoique n’excluant pas des financements complémentaires, les bâtiments des BU.

Bibliothèques des collectivités territoriales

Les aides aux acquisitions sont proposées par le CNL. Le ministère de la Culture, par le biais des DRAC, apporte en outre de nombreuses aides : aide à la construction, à l’aménagement, à l’extension; aide à l’informatisation; aide à l’équipement; aide à la conservation du patrimoine. Les conseils régionaux aident aussi pour les constructions et les plans d’informatisation. Les conseils généraux apportent également une aide importante dans le cadre du développement des réseaux des BDP : création, équipement et aménagement de bibliothèques, informatisation, acquisitions documentaires, recrutement de personnel.

Le code des marchés publics

Il date de 2004. « Les marchés publics sont les contrats conclus à titre onéreux avec des personnes publiques ou privée par les personnes morales de droit public pour répondre à leurs besoins en matière de travaux, de fournitures ou de services ». Le code des marchés publics définit des seuils à partir desquels se déclenchent différents types de procédures. Ces seuils sont au nombre de trois : 20 000 euros, 90 000 euros et 230 000 euros. En dessous de 20 000 euros, aucune procédure n’est requise, ni aucune forme particulière de publicité. Entre 20 000 euros et 90 000 euros, le code prévoit une procédure adaptée et une publicité adaptée. Entre 90 000 euros et 230 000 euros, on met en place une procédure adaptée et une publicité, soit au Bulletin officiel des annonces des marchés publics, soit dans un journal habilité à recevoir des annonces légales. Au-dessus de 230 000 euros, les achats se font par une procédure d’appel d’offres avec publicité au Bulletin officiel des annonces des marchés publics et au Journal officiel de l’Union européenne.

Entretien des bâtiments, sécurité des personnes

Les bibliothèques sont des établissements recevant du public. A ce titre, les questions de sécurité qui s’y rapportent sont régies par le Code de la construction et de l’habitat. Les bibliothèques, au sein de ERP, relèvent d’un type spécifique : le type S. Les plus grandes bibliothèques dont l’effectif théorique (présence simultanée) est supérieur à 1 500 personnes sont classées en 1ère catégorie. Entre 701 et 1 500 personnes, la bibliothèque est classée en 2è catégorie, entre 301 et 700 personnes en 3è catégorie, entre 200 et 300 personnes en 4è catégorie. En dessous de 200 personnes, l’établissement et classé en 4è catégorie s’il reçoit plus de 100 personnes en sous-sol, en 5è catégorie dans le cas contraire. Le préfet décide du classement dans telle ou telle catégorie, sur rapport de la commission départementale de sécurité. Les bibliothèques de 1ère catégorie sont tenues d’avoir en permanence une équipe de sécurité composée de trois personnes, un chef d’équipe et deux coéquipiers. Les bibliothèques de ce type sont équipées d’un système de sécurité incendie. En 2è catégorie, on n’est pas tenu d’avoir une équipe de sécurité formée de personnes ayant reçu la qualification SSIAP (service de sécurité incendie et d’assistance aux personnes). La seule obligation est d’avoir en permanence pendant les plages d’ouverture au public la présence de trois personnes désignées ayant reçu une formation relative à la sécurité incendie.

Entretien des collections, la conservation au quotidien

La première question qui se pose, lorsqu’il est question d’entretien et de conservation, est de savoir à quel fonds, à quelle partie de collection appliquer des mesures d’entretien ou de conservation. La notion de conservation appelle celle de patrimoine. Pour l’essentiel, les confiscations révolutionnaires, passées à la garde des communes, sont venues alimenter les futures bibliothèques municipales, laissent à l’écart les universités. Mais de nombreuses BU disposent aujourd’hui de fonds patrimoniaux qui ne rivalisent sans doute pas avec les grandes collections municipales mais qui méritent qu’on y prête attention.

Le patrimoine des bibliothèques a pour fonction première d’être communiqué. Et la communication peut souvent se révéler contradictoire avec la conservation. Assurer au quotidien la préservation et la conservation d’une collection passe en fait par trois impératifs : assurer la communication dans de bonnes conditions; prendre des mesures simples de conservation; assurer un bon entretien des collections. Une bonne préservation des collections passe avant tout par des conditions de communication adaptées et conformes aux exigences d’un fonds patrimonial. En tout premier lieu, il est indispensable de réserver un espace particulier de la bibliothèque à la consultation du fonds patrimonial : une salle de lecture spécifique si l’importance du fonds et le nombre de lecteurs le justifient ou une partie de la salle de lecture. La salle doit être équipée du matériel destiné à faciliter la consultation et à limiter les risques de détérioration : lutrins pour poser les volumes épais et difficiles à manipuler, gants de coton pour la consultation d’ouvrages fragiles. Le personnel doit suivre une formation élémentaire au soin à apporter au transport, au rangement, à l’installation des documents sur les tables de travail.

La toute première mesure de conservation à prendre est de rassembler en un lieu unique l’ensemble de la collection à vocation patrimoniale. Son identification s’en trouve facilitée et les mesures techniques à prendre sont plus faciles à appliquer. Dans l’idéal, on équipe un magasin pour assurer les conditions normées de conservation, avec atmosphère contrôlée en température et en hygrométrie (18° c, hygrométrie de 55%). Les magasins doivent être dépoussiérés régulièrement.

2 Suivi de l’activité et évaluation des services

Dans les statistiques recueillies par la Direction du Livre et de la Lecture sous le nom discutable d’ »Evaluation des bibliothèques territoriales », on peut noter que des services émergents comme le renseignement à distance, les expositions virtuelles, les catalogues enrichis ne sont pas mesurés. Même s’il est dit qu’ »à partir de ces données, l’Observatoire de la lecture travaille sur l’analyse et le pilotage stratégique des questions touchent à la lecture publique et aux bibliothèques », le questionnaire lui-même fournit essentiellement des statistiques relatives au personnel, aux collections, aux acquisitions, aux inscrits, aux prêts et aux locaux; et le public n’y accède que par un critère géographique (le département), les aspects nationaux ne faisant l’objet que d’une synthèse. Du côté de l’Enquête statistique générale auprès des services documentaires de l’enseignement supérieure( ESGBU) à laquelle il convient d’ajouter les données de l’Enquête sur les ressources électroniques (ERE), le souci d’adaptation est notable, avec l’insertion de notions comme l’action culturelle, la ventilation du personnel par sexe, une « analyse qualitative des collections » distinguant les collections du niveau recherche des collections destinées à l’enseignement. Mais ces enquêtes ne servent même pas à allouer aux bibliothèques, par exemple dans l’enseignement supérieur, des moyens « fléchés » en fonction de leur activité.

La bibliothèque, service, n’a de légitimité que si elle remplit au mieux les missions qui lui sont imparties. Les missions ont pour socle la Déclaration universelle des droits de l’homme et les chartes du CSB et de l’UNESCO. Pour les universités, la loi LRU réaffirme la maîtrise de leur politique documentaire. Le pilote en est le SCD ou la bibliothèque universitaire dont les décrets constitutifs votés par les établissements sont en général très proches d’un modèle « standard » listant les missions et les fonctions du service :

• mettre en oeuvre la politique documentaire de l’université, coordonner les moyens correspondants et évaluer les services offerts aux usagers.

• - acquérir, gérer et communiquer les documents de toute sorte, acquis ou produits par l’université, qui constituent son patrimoine ou qui sont à sa disposition.

• - participer, à l’intention des utilisateurs, à la recherche sur ces documents, à la production de l’information, à sa diffusion, ainsi qu’aux activités d’animation culturelle, scientifique et technique de l’établissement

• coopérer avec les bibliothèques qui visent les mêmes objectifs, quels que soient leurs statuts, notamment par la participation à des catalogues collectifs.

• Former les utilisateurs aux méthodes d’accès à la documentation et à l’information.

A un troisième niveau se situent les établissements publics de coopération intercommunale (ECPI) ou les pôles de recherche et d’enseignement supérieur (PRES) qui peuvent ou non se donner une compétence culturelle ou documentaire.

La Lolf répond au besoin d’orienter le cadre de la gestion publique vers la mesure de la performance; de favoriser les choix stratégiques en matière de finances publiques ; de renforcer le rôle du Parlement dans le débat budgétaire, mais aussi en matière de contrôle de la dépense budgétaire et d’évaluation des politiques publiques.

3 axes sous-tendent la démarche :

Le point de vue du citoyen (politique) : dans quelle mesure les résultats ont-ils été atteints ?

Le point de vue de l’usager : le service rendu est-il adapté aux attentes ?

Le point de vue du contribuable (économique) : le rapport est-il optimal entre les résultats atteints et les moyens mis en oeuvre ?

C’est en fonction de ces trois points de vue que pourront être évaluées respectivement l’efficacité, la pertinence et l’efficience de l’action menée.

On distingue classiquement :

les objectifs stratégiques, qui relèvent du politique et donnent sens et finalité à l’action

les objectifs opérationnels, qui en sont la déclinaison au niveau des services pour permettre d’atteindre les résultats. En interne, la bibliothèque dispose évidemment des statistiques qu’elle a collectées de sa propre initiative ou pour respecter ses obligations : parmi les données demandées par le Ministère de la culture et le Ministère de l’enseignement supérieur. Figurent des informations très précieuses sur les collections (titres, volumes, exemplaires, par support au type de document), l’activité (lecteurs inscrits, fréquentation, prêts), les services (formation des usagers, animation), les moyens (locaux, personnels, finances). Elle peut aussi bien sûr interroger ses lecteurs, par le biais de cahiers de suggestions ou d’enquêtes, pour connaître leurs besoins : demandes d’abonnements à des ressources électroniques, demandes d’accès distant à ces ressources. Il faut assigner à chaque objectif des indicateurs qui permettront de mesurer le degré de réalisation des résultats visés. Tout indicateur doit donc reposer sur du quantifiable, même s’il peut aussi porter sur des aspects qualitatifs. La méthode préconisée classiquement est de décomposer l’objectif jusqu’à atteindre un échelon mesurable. Une fois l’indicateur caractérisé et défini, et après s’être assuré de sa validité, il faut fixer une « valeur-cible », selon une échéance à déterminer, éventuellement plurianuelle. Chaque objectif doit faire l’objet d’un nombre limité d’indicateurs pour des raisons économiques (temps de collecte) et pratiques (lisibilité et exploitation). On emploie souvent l’adjectif SMART (intelligent) pour qualifier un bon indicateur : S : spécifique, bien décrit, compréhensible par les opérateurs, M : mesurable, quantifiable en quantité ou en qualité, A : Atteignable, R : Raisonnable, T : temporel

Il existe deux types d’indicateurs : indicateurs de suivi ou de performance, les premiers portant sur l’observation de l’activité et l’utilisation des moyens et relevant du contrôle de gestion, les seconds ayant pour but de caractériser l’efficacité, l’efficience et la qualité du service.

L’efficacité

Si l’un des objectifs fixés à la bibliothèque est d’élargir son public, l’observation de l’évaluation du ration nombre d’inscrits/population à desservir permettra de répondre à la question.

L’efficience

Atteindre les résultats « au meilleur coût » est bien sûr légitime du point de vue du contribuable, même si d’autres critères peuvent entrer en ligne de compte. Mais il faut pour cela disposer d’éléments de comparaison : soit en interne, en analysant l’impact d’une nouvelle organisation sur les résultats, soit en externe, en observant ce que font des entités comparables. Et il faut surtout se mettre d’accord sur la notion de coût : par exemple, le coût brut d’une transaction de PEB peut paraître marginal par rapport à l’acquisition de la ressource correspondante.

La qualité

L’analyse peut porter sur tous les aspects de l’activité des bibliothèques : accueil, collections, services. Ces analyses ne sont cependant pas toujours faciles à mettre en oeuvre selon les moyens informatiques dont on dispose. Mais on peut mesurer aussi l’adéquation des ressources aux besoins, en analysant le taux de rotation des ouvrages. On dispose d’un certain nombre d’outils méthodologiques et techniques de référence pour les bibliothèques. Entre autres, les normes ISO 2789 pour les statistiques et 11620 pour les indicateurs de performance. Ces deux outils sont précieux par les définitions qu’ils donnent :

efficacité : « mesure du degré d’accomplissement d’objectifs donnés

efficience : mesure de l’utilisation des ressources pour atteindre un objectif donné.

Qualité : ensemble des caractéristiques d’un produit ou d’un service qui déterminent l’aptitude de la bibliothèque à satisfaire des besoins implicites ou explicites par la méthodologie suivie :

définition de l’objectif

domaine d’application

définition de l’indicateur

méthode de collecte

interprétation des résultats de l’indicateur et facteurs affectant ces résultats.

Libqual + diffusé par ARL permet la comparaison entre établissements, il existe un questionnaire unique : le nombre et le libellé des questions sont fermés (27 au maximum). Le questionnaire est administré en ligne et peut donc toucher une très large population, les données sont recueillies et traitées par le fournisseur qui les restitue au client à la fois dans leur intégralité et sous la forme d’une synthèse élaborée et lisible sous forme de graphique. La démarche repose sur la définition par l’usager de son niveau d’attente par rapport à tel ou tel service de la bibliothèque sur une échelle de 1 à 9 puis du niveau minimum exigé pour ce service et enfin du niveau constaté par lui dans la bibliothèque qu’il fréquente. La communication est une des dimensions fondamentales de l’évaluation. Mener une évaluation suppose d’échanger en amont avec les décideurs pour la faire valider, puis avec le personnel pour emporter son adhésion, et avec le public pour obtenir le taux de réponses le plus élevé possible et enfin de répercuter auprès de ces mêmes partenaires les résultats et les actions de correction prévues. Qu’il s’agisse d’une enquête auprès du public, de la détermination du taux de rotation des collections au d’un entretien professionnel avec un agent, la démarche d’évaluation permet de mieux appréhender la façon dont le service est perçu (qualité), la façon dont son organisation est à la fois efficace et efficiente et surtout de mesurer l’écart entre les objectifs fixés et les résultats atteints.

Le rapport d’activité annuel permet de fournir aux élus, sous forme synthétique, le bilan de l’action du service, assorti bien sûr en annexe de l’intégralité des sources, pour aider à la décision sur les orientations ultérieures.