Les cinq points clés pour réussir une réunion

Réussir une réunion ne s’improvise pas : que l’on se rencontre pour prendre une décision, mettre en place des projets, régler des problèmes ou tout simplement pour informer, il faut, afin que les choses se déroulent au mieux, être préparé et disposer du personnel et du matériel nécessaire.

Une réunion qui se passe mal engendre forcément des frustrations, et fait perdre son temps à tous les participants. En suivant les cinq points-clés qui suivent, vous pourrez organiser une réunion efficace.

Planifiez la réunion

Faites le point sur l’objectif principal de la réunion, et éventuellement sur les objectifs secondaires. Le but de la réunion doit être clair : si les objectifs sont trop vagues, la qualité de la rencontre s’en ressentira. Vous pourrez ensuite dresser la liste des personnes dont la présence est indispensable ; n’invitez pas les employés indirectement concernés par l’ordre du jour, et évitez ainsi de leur faire perdre leur temps. Vous pourrez, de toute façon, leur communiquer plus tard les décisions prises durant la réunion.

En ce qui concerne la salle de réunion, faites bien entendu en sorte qu’elle puisse accueillir toutes les personnes présentes.

Préparez l’ordre du jour

Une fois que vous avez listé, point par point et par ordre d’importance, les sujets à aborder durant la réunion, distribuez l’ordre du jour à tous les participants, à l’avance. Ce document fera par ailleurs office de rappel, et permettra aux personnes concernées de réfléchir et de se préparer.

Envoyez-leur aussi les documents dont ils ont besoin. Enfin, confirmez la présence des employés, afin de vous assurer du bon déroulement de votre réunion.

Commencez d’un bon pied

Débutez la réunion à l’heure, et ce même vous remarquez des retardataires – il y aura ainsi de fortes chances pour que ceux-ci soient ponctuels à la prochaine réunion.

D’autre part, entrez tout de suite dans le vif du sujet, et abordez le sujet le plus important : vous serez ainsi sûr de l’avoir traité. Le temps, dans une réunion, est très précieux, et si vous veniez à en manquer, seuls des sujets mineurs seront omis.

Ne perdez pas votre objectif de vue

Quand débats et discussion vont bon train, il est facile de se laisser emporter et d’oublier les objectifs fixés précédemment. Puisque vous êtes le maitre de cérémonie, il vous faut vous efforcer de vous demander, à tout moment, si les participants sont bien en train de parler des sujets inscrits à l’ordre du jour.

Si quelqu’un soulève un problème important auquel vous n’avez pas pensé, vous avez le choix : le traiter pendant la réunion et risquer de perdre le fil de votre ordre du jour, ou le résoudre plus tard, au cours d’une autre réunion.

Gardez une trace de votre réunion

La présence d’une secrétaire, ou de quelqu’un capable de prendre des notes, est essentielle. Après la réunion, relisez les points abordés, et faites un résumé que vous distribuerez aux participants ; sur ce compte-rendu, notez également ce qui a été décidé, afin de rappeler aux personnes concernées les actions qu’elles doivent entreprendre.

Passez le mot!