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Comment booster l’organisation d’un événement ?

Publié le 17 mars 2015 par Frederic Canevet @conseilsmkg
planning événementAvec la montée en puissance du Web, l’organisation des salons, journées portes ouvertes, événements, soirées, petits déjeuners… s’est grandement simplifiée, mais en même temps il devient plus difficile de faire parler de son événement. Préparer l’événementRoadToASuccessfulEvent0 – Définition du concept et des objectifsUSP + définition de personas + Marché potentiel + techniques de monétisation directes et indirectes (billets, reventes de produits, sponsoring, location de fichiers…).Répondre aux questions  : Quoi, Qui, Quoi, Où, Comment, Pourquoi, Combien, QuandDéfinir différents produits liés pour augmenter le chiffre d’affaires (billets standards, billets VIP, dîner en 1 to 1…)1 – Réalisation d’un business planBusiness plan grosses mailles sur ExcelEtude de marchéPrésentation du concept aux décideursCréation d’un nom, d’un logo, d’un concept, d’une mini charte graphique…2 – Rassembler les fonds initiaux et lister les partenaires / sponsors potentielsQui sont les influenceurs potentiels, qui pourrait faire de la publicité…3 – Définir les tâches et responsabilités de l’équipeTrouver des volontaires, des partenaires…Définir un responsable4 – Etablir un rétro planning avec la date de l’événementLogistique + plan promo + responsabilités…5 – Définir un lieu ou préparer un espace de diffusion numérique (Go To Meeting, Webex, Google Hangout…).6 – Préparer une gestion des risquesQuels pourraient être les problèmes, quels sont les facteurs clés de succès et d’échecs, Et si XXX que pourrions nous faire…7 – Préparer un plan marketingTeaser + promotion + recrutement des premiers clients et fournisseurs + …Organiser un événementInfogr-030 – Organisation de l’événementTo do liste centralisée et partagée (Trello, Excel, Google Sheets…)Vérifier la logistique (assurances, nombre maximum d’invités, sécurité, repas…)Visiter le lieu ou tester la solution de vidéo conférencePrévoir la réunion de crise 24h avant, préparer l’arrivée des exposants, préparer les imprévus (prises de courant, panne de projecteur…)…1 – Réservation en ligne par les participants– WordPress + bouton Paypal / Xing Events / Evenbrite / Meetup / Evenium /  2 – Organisation des conférences, de l’espace Exposants, de la remise des prix…– Excel,  Google Sheet, MindMapping, Doodle… - Réalisation du site internet événementielWordPress + Teaser vidéo + Press Kit + Agenda de la journée + intervenants + témoignages clients + pourquoi venir + listes des premiers inscrits + Blog + Tubmlr + …Création d’un compte Twitter, Facebook… officiel + HashtagCréation d’une App Mobile pour l’événement (ex: https://guidebook.com/) - Organisation des interventationsRecrutement des speakers via email, par téléphone…Mise en place d’un espace de partage de documents (Google Drive, Dropbox…)Gestion de la sécurité, de l’assurance, du parcours client, de la restauration… - Anticipation de l’accueil des participantsSac avec “Kit Participants”, documentations, flêchage des lieux… - Centralisation des documentsRéalisation d’une charte graphique commune et d’une charte de diffusionMise en place d’une espace sur DropBox ou Google Drive - Impression des outils marketing (PLV, flyers, plannings, badges…)Parmi les outils on peut noter : un logo, une charte graphique, un jingle pour les vidéos, un Tshirt officiel pour les organisateurs, les badges, l’espace conférence de presse & exposants, les kakémonos, les affiches, les panneaux d’affichage, la PPT de présentation, le Press Kit, le Media kit, les bracelets d’invités, les tours de cous, le site dédié, les illustrations pour les media sociaux, les sacs de transport des documentations, les carte postales, les cartes de visite…- Louer du matérielMicro, enceinte, vidéo projecteur, mobilier…Faire la promotion de son événementf1e219286170df25dfc0b0cd45839bd3 – Envoi d’un “save the date” aux intervenants, participants, influenceurs, journalistes…- Préparer du contenu de marqué lié à l’événement pour générer de la notoriétéEtude de marché, infographie, livre blanc, guest posting, interviews…- Contacter ses influenceurs  (blogueurs…), et mettre en place un programme d’affiliation.- Inviter des speakers influents, et programmer un programme alléchant.Préparation d’un agenda temporaire, mise en ligne du site web…- Créer une liste de prospects et de participants, et préparer des messagesVia des systèmes d’emailing comme Aweber, Mailchimp, SG Autorépondeur Animer son événementsocial-media-events-planner0 – Relancer les participants et intervenant 1 semaines + 24h avantPar email, SMS…1 – Diffuser de la vidéo en direct (Live Stream, Bambuser, Google Hangout…)2 – Faire un TweetWall avec un vidéo projecteur (ex: http://www.tweetwally.com/)3 – Animer, réagir sur les media Sociaux (Sprout Social, Hootsuite, PollDaddy…)4 – Créer du contenu supplémentaire (prendre des photos, faire des vidéos, interviewer les participants…)5 – Diffuser du contenu via les comptes Twitter / Facebook des spearkers, organisateurs, influenceurs… (Social Dynamite, SociallyMap…)6 – Créer un espace blogueur, journalistes, espace interview video…Codes Wifi, espace à part calme, chargeur matériel, matériel vidéo… Valoriser via les actions post-événementseo-gives-your-event-marketing-lasting-roi_5256ffb4e6f3b0 – Faire une mini soirée avec les tous organisateurs après l’événementEnvoyer un email aux participants, animateurs…1 – Faire un ROI de l’événement via une réunion débriefAnalyse financière + analyse des tops / flopsFaire un communiqué de presse2 – Réutiliser le contenuSlideshare, Youtube, SoundCloud, Blog, Intagram, Pinterest, Scoop it, Vimeo, Flickr…3 – Monétiser le contenu crééLouer la liste, vendre les conférences, créer un produit numérique ou physique, créer un espace VIP avec des contenus premium…Créer un contenu gratuit pour générer des prospects (livre blanc, vidéo, étude de marché…)4 – Remercier les participantsEmail, Tweets, cadeaux bonus… aux participantsRelais via les influenceurs et participantsCommuniqué de presse + Vidéo bilan (youtube, animoto….)5 – Faire une analyse de satisfactionGoogle Docs, Survey Monkey… Et pour vous, que faudrait il ajouter ? 

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