La Checklist pour réussir une formation physique !

Dans un monde de plus en plus virtuel, les formations physiques prennent étonnamment de plus en plus d’importance.

Pourquoi organiser une formation physique à l’heure du numérique ?

Les événements physiques sont complémentaires au monde virtuel, aux blogs, aux réseaux sociaux….

En effet, un événement peut être :

• Soit le “climax”, pour créer un événement mémorable (ex: une sortie produit, une nouveauté, un anniversaire…).
• Soit un moment d’échange avec un expert, rencontrer d’autres personnes et networker, écouter le point de vue d’un expert, rencontrer en vrai une personne…
• Soit la possibilité de se concentrer pendant une journée à 100% sur un sujet, car il est de plus en plus difficile d’arrêter d’être connecté et interrompu.

Cependant, pour que cela fonctionne, il est indispensable d’apporter suffisamment de valeur afin que les personnes acceptent de “sacrifier” du temps pour vous.

Il existe donc plusieurs méthodes :

• Planifier les horaires de l’événement pour limiter l’impact dans la journée de travail (ex: tôt le matin avant le travail, le soir après le travail…).
•  Créer un événement qui justifie d’y passer la journée (ex: experts, nombre d’exposants, conférences, ateliers…).
• Rendre payant l’événement pour engager les participants à venir
• …

Une fois que vous avez suffisamment de valeur, vous pouvez passer à l’organisation de l’événement physique.

La Checklist pour organiser une formation physique !

Voici une checklist complète pour réussir une événement formation physique, de l’organisation à l’après événement, en passant par la journée en elle même.

Partie 1 – Organisation de l’événement

Le secret d’une formation réussie se situe souvent dans une très bonne planification en amont.

Voici les élément sur l’organisation.

– La monétisation

Cela n’a l’air de rien, mais vendre une formation physique, ce n’est pas que vendre la journée.

Vous pouvez faire des ventes de packs premium (ex: dîner avec les intervenants, séances de coaching privés), des options (ex: autres bonus, assister à d’autres formation, livre papier…), l’accompagner de coaching, vendre le support de cours ou l’enregistrement, proposer un Web Séminaire en replay…

De même la vente peut se faire via Paypal, via CB, par chèque, par bon de commande administratif, via Amiando…

A noter : vous devez définir un nombre minimum de participants, en dessous duquel vous allez annuler l’événement, et prévoir cela dans vos CGU (ainsi que les personnes qui ne peuvent finalement venir). Fixez vous toujours des objectifs atteignables, et au cas où prévoyez un “plan B” si vous êtes en retard sur les objectifs.

– Le choix de la salle / lieu

Trouver la salle adaptée selon le nombre de personnes, l’emplacement accessible (parking, métro…).

Pour louer une salle vous pouvez demander à une mairie, passer par des loueurs comme Regus, louer à des particuliers via Ai BnB…

A noter :

• créez aussi un site événementiel ou une page spécifique, avec l’inscription, le planning, le portrait des formateurs, les objectifs et les résultats promis, les infos pratiques…
• Demandez si la salle se ferme à clé, afin de pouvoir laisser le matériel le midi.

– Définition des sujets et des plannings macro

L’objectif est de définir pourquoi une personne viendrait à votre événement, pourquoi elle passerait une journée avec vous au lieu de faire son travail habituel.

C’est la question majeure à laquelle il faut répondre, avant même de définir un planning, un sujet…

Car vous vous doutez que vos contacts ont autre chose à faire que de venir vous voir, et qu’ils pourrait utiliser leur argent à autre chose !

Votre formation physique doit donc être centrée autour d’une problématique : il faut un problème urgent, important… pour lequel la personne est prête à payer !

A noter : souvent c’est la peur qui est le plus grand facteur de motivation, il est donc intéressant de se baser sur l’actualité juridique, sur les nouveaux fonctionnelles (ex: Facebook…)….

Quand vous avez trouvé les facteurs de motivation, vous pouvez alors définir les sujets, le planning macro de la formation…

A noter : c’est aussi le moment de définir un hashtag, de prévoir la durée, de proposer (ou pas) du live streaming avec Google Hangout ou Periscope, d’enregistrer les intervention pour vendre ensuite le replay….

Attention :

– le but n’est pas de faire une “encyclopédie exhaustive” sur un sujet, votre client doit avoir un problème et vous devez apporter une solution. Et méfiez vous des différences de niveaux, indiquez toujours en amont le profil attendu (si nécessaire divisez en ateliers pour les niveaux).

– Méfiez vous des timings trop ambitieux… On peut vous reprocher d’en faire moins qu’annoncé, mais c’est rare que l’on vous reproche d’en faire plus ! Donc évitez de devoir bâcler des sujets en réduisant le scope de la formation.

– Invitation des animateurs et co-animateurs

Pour mobiliser pour un événement, il devient de plus en plus difficile de rassembler une foule autour d’une seule personne (sauf à être une star ou un expert reconnu ou d’avoir un sujet nouveau).

C’est pourquoi il est conseillé d’inviter des “guest stars”, qui viendront soit co-animer, soit intervenir, soit participer à une table ronde…

Le but est d’inviter soit des “stars” qui vont inciter les participants à venir (ex: une star, un expert…), soit faire intervenir une personne qui a une grosse liste de prospects pour générer du trafic.

A noter : vous pouvez informer des partenaires, des influenceurs, des journalistes, des blogueurs… et leur proposer un échange de visibilité.

– Invitation des participants

Le process d’invitation des participants doit comprendre le teaser (pour faire monter la pression), les différents emails d’inscription (avec une augmentation des prix au fur et à mesure).

Il faut aussi définir du système de relance (ex: les ouvreurs…) : emails, appels…

A cette étape, vous pouvez proposer un premier prix pour la formation, ou simplement faire un teasing ou une pré-inscription.

Important :

• Prévoyez toujours des emails de rappel, d’informations… afin que les participants n’oublie pas votre événement. Par exemple un email d’inscription, un email avec le planning et le lieu 1 mois avant, les informations pratiques 1 semaine avant, un rappel d’invitation 1 jour avant, un email de relance le matin 2h avant….
• Proposez des hébergements proches de la salle, et si vous avez beaucoup de monde, négociez un tarif. Si vous avez des intervenants qui viennent de loin, regroupez les dans un hôtel, et accompagnez les lors de leur arrivée, et le soir avant la formation. S’il y a des monuments à visiter, proposez un “tourist tour express”.

– Réunir les animateurs par Skype

Le but est de caler les intervenants sur les objectifs et grandes lignes de la formation, afin d’éviter les hors sujets ou les sujets redondants, mais aussi de bien délivrer le contenu attendu par les clients.

Cette réunion peut être rapide, 30 minutes à 1 heure, afin de répondre aux principales questions.

– Mettre en place un fichier avec les infos partagées

Le support de cours, les interventions, le planning… doivent être partagés par tous.

Si possible il faut définir une charte graphique (un modèle de powerpoint), qui sera utilisé par tout le monde.

Cela permet d’avoir plus de cohérence, et cela donne un aspect plus pro.

Pour cela vous pouvez utiliser Google Doc, Google Drive, Dropbox… ou d’autres outils de gestion de projets collaboratifs.

Si vous voulez découvrir des solutions de gestion de projets ou de travail collaboratif, vous pouvez télécharger notre un guide avec 150 outils marketing pour Freelances et PME :

– Gérer la hausse des prix (ou les remises) et proposer des bonus

Le but est de pré-programmer une gestion évolutive des prix, et de proposer des bonus supplémentaires pour inciter à venir.

Idéalement, le bonus à lui tout seul doit être suffisamment motivant pour venir (ex: un outil, une formation vidéo…).

Important : demandez toujours un paiement d’avance, et précisez les conditions de remboursement… Il y a toujours des personnes qui ne peuvent pas venir.

Astuce : proposez une réduction de prix pour ceux qui invitent une autre personne (ex: 50% de réduction), cela permet d’augmenter facilement le nombre d’inscrits sans dégrader trop sa marge !

– Trouver des sponsors

Un bon moyen de réduire les coûts de son événement, ou d’améliorer ses bénéfices, c’est de proposer à des sponsors de la visibilité.

Cette visibilité peut être une intervention, une table lors des pauses, un email sur la base des personnes formées, un sac de goodies remis à la fin, un affichage publicitaire sur votre site…

– Faire la promo de votre événement via des emailings, des articles de blogs, des Tweets…

Le but est de mettre en place une communication régulièrement pour faire monter la pression et inciter à s’inscrire.

Le plus efficace reste un emailing sur sa base clients et prospects, avec un prix “early birds”, réservé aux premiers inscrits.

Les ventes doivent être “animées” avec différentes sections de début et de fin de promotions, avec des ventes en V ou en W selon vos promotions et leurs dates de fin.

Entre ces promotions, vous pouvez recruter des participants via :

• Du contenu explicatif (pourquoi il est important de venir…)
• Présenter les coulisses
• Créer du contenu qui va attirer de nouveaux clients (ex: pages SEO, pubs Adwords…)
• …

Le but est aussi d’afficher l’information sur votre événement dans vos espaces de visibilité :

• Site internet
• Blog
• Page Facebook
• Twitter
• Mention sur les factures
• Salle d’attente
• Signature d’emails
• …

– Demander aux animateurs de faire une vidéo teaser

Pour continuer à faire monter la pression, rien ne vaut quelques petits teasers, soit par vos formateurs, soit par les participants…

Vos participants peuvent aussi relayer l’information auprès de leur communauté.

– Envoyer un questionnaire aux participants pour préciser leurs attentes.

Ce questionnaire envoyé par SurveyMonkey, Google Forms… permettra de vérifier que le contenu de la formation est en bien phase avec les attentes, et si nécessaire corriger le tir.

Ce questionnaire peut aussi servir à demander le niveau de personnes sur le sujet, leurs secteurs d’activités…

– Mettre en place un programme d’affiliation et recruter des affiliés

Le but est d’obtenir plus de prospects en dehors de son cercle d’influence habituel.

Pour cela il faut non seulement proposer une rémunération sur les formations, mais en plus il faut aller les recruter.

En effet créer un programme seul ne suffit pas, il faut aller chercher des influenceurs dans des thématiques proches de nôtres.

A noter : vous pouvez proposer aussi à des influenceurs de venir, en l’échange d’une communication sur votre événement auprès de leur communauté.

– Choisir le lieu

Il faut toujours visiter le lieu de formation afin d’éviter les surprises (vidéo projecteur, prise de courant…).

Si nécessaire faites vous envoyer des photos, et visitez toujours le lieu le jour avant.

– Faire une rencontre physique 1 jour avant entre animateur et profiter pour en faire des interviews pour le post-événement

L’objectif est de valider le soir avant que tout le monde est bien aligné, avec une dernière répétition du déroulé macro (sans passer par le détails des slides, ceci ayant déjà été fait)…

Cela permet de faire éventuellement quelques modifications de dernière minute, de repérer la salle, de vérifier que tout le monde à le bon matériel…

Cela permet aussi aux animateurs de se connaître, de discuter ensemble sur leur interventions.

Vous pouvez aussi faire un dernier teaser avec des photos postées sur Facebook, un teaser vidéo… avec une dernière promo.

Vous pouvez aussi faire une vidéo qui synthétise en quelques mots leurs intervention (à utiliser en post événement).

A noter : quelques jours auparavant les slides doivent être remises… demandez toujours les slides 1 semaine à l’avance afin d’éviter que les retardataires ne vous les produisent à la dernière minute…

Il faut faire attention à rassembler les slides, en faisant attention aux animations, vidéos à lancer, la taille des polices de caractère, aux modifications de dernière minute…

Partie 2 – La formation physique

Le grand jour est arrivé… c’est le moment de délivrer ce que vous avez promis, et de faire en sorte que tout se passe pour le mieux…

0 – Anticiper les problèmes

Il faut prévoir un plan B si une personne est absente ou en retard, s’il y a une panne de PC…

Le but est d’anticiper ce qui pourrait arriver, et de prévoir une solution.

En effet quand les clients seront là, vous ne pourrez plus reculer…

De même il faut bien définir un planning, avec éventuellement un “time keeper” qui indique si le temps est dépassé pour aborder une thématique, si les questions durent trop longtemps…

Petites astuces :

• Rappelez au départ de la formation les horaires (si cela pose problème aux participants, adaptez les horaires par exemple raccourcir la pause de midi…), les règles de bonne conduite (pas de smartphone…), les pauses…
• Il est important de finir à l’heure… certaines personnes ayant des engagements (enfants à aller chercher…). Donc assurez vous de finir le programme dans les temps, quitte à sauter des passages.h
• Faites attention aux horaires de début, sur Paris par exemple il est difficile d’arriver avant 8h30… Dans ce contexte il faut commencer par le Tour de Table.
• Imprimez les slides ou envoyez les par email au cas où le vidéo projecteur est en panne, ou si votre PC tombe en panne.
• Attention au format entre PC et MAC, au format 4:3 et 16:9, aux enregistrement entre plusieurs PC…
• Prévoyez un peu de pièces de monnaie, souvent les distributeurs de boissons sont payants !

1 – Créer un groupe Facebook privé pour augmenter la valeur ajouée

Le groupe sert en amont de la formation pour faire monter le buzz, servir d’espace d’échange…

Mais il sert aussi en post événement en permettant de poursuivre l’apprentissage.

En effet obtenir des informations le jour même n’est plus suffisant, car de plus en plus de personnes ont du mal à mettre en oeuvre ce qu’elles apprennent.

D’où l’importance d’avoir un accompagnement dans le temps, en particulier via un Groupe Facebook privé.

Cela peut être un espace d’échange entre les formateurs et les formés, un espace pour poster du contenu, pour poser des questions…

Ce prolongement de la formation physique permet d’apporter plus de valeur ajoutée aux participants.

Cet espace peut servir à compléter la formation avec des informations, des réponses à des questions…

2 – Gérer la logistique le jour de l’événement

Le diable se cache dans les détails… lors d’un événement physique, c’est encore plus vrai !

Vous devez donc toujours prévoir plus de temps que prévu, anticiper les problèmes, et arriver très tôt !

Voici quelques unes des tâches à prévoir :

– Organiser les chaises et la table (en U pour faire intervenir tout le monde), éventuellement réserver une autre salle s’il y a des ateliers thématiques. Plus une table qui sert d’accueil pour la feuille d’émargement, les badge, le matériel…,  et une autre table pour le café, le thé…
– Habiller la salle avec un minimum de décoration (ex: un Kakémono), et aider les participants à se retrouver (flèches indicatrices à l’entrée…)
– Penser aux pauses café, au traiteur, et au différents régimes alimentaires des participants
– Penser au micro, aux piles de rechange, à la zapette pour passer les slides, à l’enregistrement vidéo si vous allez vendre le replay…
– Mettre un code Wifi bien visibile pour tous
– Représenter le hashtag et inciter à tweeter en live…
– Proposer sur clé USB les PPT + Bonus (les gens aiment partir avec quelque chose de physique lors d’une formation).
– Savoir gérer le temps et les types d’interventions (networking, conférences, Mastermind, déjeuner, forum, interventions des partenaires…)
– Mettre à disposition des blocs notes, des stylos, des supports de cours…
– Les badges ou les feuilles A4 pliées en deux (+ feutre) pour marquer son nom.
– La feuille d’émargement (pour le justificatif)
– Des stylos pour écrire au tableau (blanc ou papier), sachant que dans 90% des cas les stylos fournis ne fonctionne plus !
– ….

Petite astuce : Si vous le pouvez, filmez la formation de la journée, vous pourrez inclure cela dans un package premium ou la vendre aux personnes qui n’ont pas pu venir.

3 – Effectuer la formation

Il faut bien entendu faire en sorte que la formation se passe pour le mieux.

Pour cela il faut gérer :

• Ceux qui sont toujours en retard (soit parce qu’ils font autre chose, soit qu’ils n’écoutent pas…).
• Ceux qui sont déjà avancés sur le sujet et qui veulent de précisions
• Ceux qui sont là parce qu’ils ont été “forcés”… dans ce cas il faut les laisser tranquille !
• …

Petites astuces :

• Faites toujours un tour de table, en demandant aux personnes de se présenter, ce qu’elles attendent de la journée, leurs niveaux, de parler de leurs situations…
• Rappelez les objectifs de la formation par écrit (ex: sur une slide, sur un tableau…), et demandez l’accord oral de tous sur cet objectif aux participants (cela évitera les personnes qui se plaignent !).

4 – Ajouter du relationnel

Si les gens se déplacent, ce n’est pas pour avoir une récitation impersonnelle de slides…

Il faut personnaliser et mettre du relationnel.

C’est à dire répondre aux questions, adapter la formation aux personnes présentes…

Petites astuces :

• Demandez au formateur de venir aux pauses café (et ne pas rester à faire ses emails à son bureau).
• Proposez d’aller boire un verre après la formation (ou d’organiser un dîner), vous pourrez même faire payer cette prestation !

En plus de cela il faut varier le type d’interventions :

• Présentations et formation par le(s) formateur(s)
• Mastermind (cf notre article) pour donner des plans d’actions en groupe pour les présents
• “Ask the experts” où les intervenants répondent à toutes les questions
• …

5 – Anticiper la prochaine formation physique

Lors de l’événement vous pouvez déjà préparer l’après formation, en particulier :

– Demander des témoignages aux participants et aux animateurs (en vidéo de préférence)

– Prendre des photos de l’événement (demander l’autorisation avant, et valider après auprès des personnes, vous seriez étonné des personnes qui refusent les photos car ils ne trouvent pas beaux / belles !)

– …

Partie 3  – L’Après événement

La journée s’est bien déroulée… mais ce n’est pas encore ini !

0 – Faire un bilan de l’événement

Il doit se faire “à chaud”, et “à froid”, à la fois avec les intervenants, mais aussi auprès des participants via :

• Un rapide tour de table à la fin de la formation
• Un questionnaire de satisfaction (soit remis lors de la formation, soit envoyé par email après)

1 – Monétiser le contenu et générer plus de trafic

En plus de la formation physique, c’est le moment de capitaliser sur le contenu produit et les interventions.

Cela veut dire par exemple :

– Publier un eBook collaboratif (gratuit ou payant)

– Mettre un résumé / totalité des slides sur Slideshare

– Monter les vidéos et imprimer un DVD pour les ventes

– Faire des résumés et proposer ensuite des produits dérivés (formation sur DVD, coaching…)

– Faire un nouveau tarif “early bird” pour le prochain événement (en effet c’est juste après l’événement que les gens sont les plus motivés)

– Proposer des upsells (formation vidéo, coaching personnalisé…)

– …

2 – Gérer la logistique post événement

Selon l’offre vous vous êtes engagé à fournir la suite de la prestation :

• Envoi des CD / Clé USB / Vidéos / Support de vours
• Réponse aux questions
• …

Mais il faut aussi gérer le mini buzz post événement :

– Animer le groupe Facebook Privé

– Tagger les personnes sur les photos

– Publier sur Twitter / Facebook un best of (ex: une slide avec un graphique, une citation d’un intervenant…)

– …

En conclusion…

Organiser une formation physique est loin d’être obsolète.

Cependant pour que cela fonctionne il faut apporter suffisamment de valeur ajoutée, mais il faut désormais la pensée “multicanaux”, avec une gestion à la fois de l’expérience client lors de la formation, mais aussi les prolongations naturelles sur le Web (groupe privé, support de cours…).

Vous pensez qu’il manque une étape ou un élément ? Laissez un commentaire !