Un esprit nouveau souffle sur l’espace de travail

En plein essor, le coworking fait la part belle à l’esprit communautaire et à l’entraide entre entrepreneurs. L’adoption du « flex office » par les grandes entreprises va de pair avec un management par objectifs qui laisse libre court à l’autonomie des individus.

Locaux ouverts sur la rue avec une agora en guise d’accueil, espaces de bureaux éphémères ou mobiles (pop-up desks), fablabs, espaces projet, « Pitch Theater » … Lorsqu’on les interroge sur leur vision du bureau de demain, les moins de 35 ans fourmillent d’imagination. Ils s’accordent sur un point : un bureau fixe ? Hors de question. Les fameuses générations Y et Z expriment le besoin absolu de casser la routine dans une étude menée par JLL, cabinet de conseil en immobilier, et l’institut d’études marketing et d’opinion CSA, parue en septembre dernier et intitulée « Les générations Y et Z réinventent l’entreprise ». Les nouveaux arrivants sur le marché de l’emploi veulent également appartenir à une communauté « qui incarne les valeurs auxquelles ils croient » souligne d’étude.

A la lecture de ces résultats, on comprend mieux pourquoi cette population plébiscite les espaces de coworking. C’est d’ailleurs en réponse à la demande de cette nouvelle génération de travailleurs, soucieuse de prendre ses distances avec les codes des organisations traditionnelles, que ce marché s’est développé. Né en Californie et en Allemagne au milieu des années 2000, le concept de coworking fait la part belle au partage, par opposition aux hiérarchies pyramidales. Au tournant de la décennie actuelle, ces endroits conviviaux ont commencé à fleurir partout en France. On peut même évoquer désormais une véritable explosion du phénomène. Selon l’infographie établie conjointement par la start-up Bureaux à Partager et l’agence La Fonderie, l’effectif de ces tiers lieux est passé de 250 à 360 en2015. « Leur nombre dépasse désormais la barre des cinq cents » estime Claire Riondel directrice marketing de Bureaux à Partager, s’appuyant sur le dernier recensement début 2017.

Le succès d’un espace de coworking réside dans l’intensité des interactions entre ses membres

L ’essor du travail indépendant et des entrepreneurs a largement contribué à la diffusion de ces lieux. La raison ? Fréquenter un espace de coworking permet au freelance de rompre avec la solitude, de mieux différencier vie professionnelle et privée en travaillant dans un lieu extérieur à son domicile. Mais ce n’est pas sa seule motivation. L’accès à ce type d’environnement génère également des opportunités d’affaires et de lien social. Car ces espaces ne sont pas seulement des environnements de travail où l’on partage un bureau pour quelques heures. Dans ces lieux sans hiérarchie, tout est pensé pour faciliter la notion d’échange et de partage. Des échanges qui permettent aux freelances et aux entrepreneurs de cultiver leur réseau professionnel et de développer leur entreprise.

©Photo de l’espace de coworking de la Mutinerie

Certains comme la Mutinerie choisissent ainsi une ambiance conviviale qui facilite la réappropriation du lieu. La circulation des personnes y est définie afin de favoriser les interactions entre les colocataires. Au-delà de la dimension physique, la notion d’espace de coworking est étroitement liée à celle de communauté. Le succès d’un lieu réside dans l’intensité des interactions entre ses membres. Bien conscients qu’il ne suffit pas de réunir des indépendants au même endroit afin qu’ils communiquent, les fondateurs ont souvent prévu des moyens pour les pousser à échanger et faire vivre cet esprit communautaire : conférences, ateliers, formations etc … Certains espaces comme Remix Coworking, vont jusqu’à cultiver la notion d’appartenance à un club. Un parcours d’accueil est proposé à tout nouvel arrivant et un « Chief Relation Officer », sorte d’entremetteur, aide les colocataires, constitués d’entrepreneurs et de créatifs, à se rencontrer.

Les petites entreprises de plus en plus séduites par les espaces de coworking

Mais ces espaces ne sont plus la chasse gardée des indépendants et des entrepreneurs. Ils sont aujourd’hui investis par des entreprises de petite et moyenne taille qui se détournent de la location traditionnelle jugée peu flexible. De fait, la moitié des coworkers seraient des salariés selon l’infographie de Bureaux à Partager & La Fonderie. Des télétravailleurs de passage bien sûr mais aussi des employés installés à demeure. « Lorsqu’un salarié recherche une nouvelle expérience, le cadre de travail est désormais un facteur important dans sa prise de décision relève Claire Riondel « Certaines entreprises choisissent de domicilier leur locaux dans des espaces de coworking afin de répondre à la demande d’accès à des conditions plus souples, de mobilité, de convivialité».  

La pratique est encore rare du côté des grandes entreprises même s’il leur arrive d’envoyer leurs équipes projets ponctuellement dans ces espaces. Elle est amenée à se développer. L’arrivée sur le marché de mastodontes de l’immobilier pourrait favoriser sa diffusion. «  Des acteurs comme Wework ou Bouygues Immobilier proposent une offre qui, en matière de standing, est supérieure à celle des acteurs traditionnels » relève Blandine Bréchignac consultante indépendante, spécialiste des innovations dans l’organisation du travail. « Du coup, le gap culturel est moins important pour les salariés des grandes entreprises ». Bouygues Immobilier s’est lancé depuis deux ans sur ce marché en commercialisant l’offre Nextdoor. Wework, le géant américain du coworking, s’est installé début avril dans la capitale. Rue Lafayette, un bâtiment de 12.000 mètres carrés est destiné à accueillir des startuppeurs, des free-lances, des designers, des professions libérales… Présente dans 41 villes dans le monde, cette société a connu une croissance fulgurante en quelques années. Fondée en 2010 à New York, Wework entend bouleverser le marché de l’immobilier d’entreprise comme l'a fait Uber pour les taxis et Airbnb pour les hôtels via la commercialisation d’offres bien plus souples que les baux commerciaux traditionnels de 3 à 9 ans. L’ acteur américain reprend tous les codes du coworking.  Ses locaux où s’étalent des espaces de jeux, des patios ou encore des cabines de douches donnent ainsi davantage l’impression de travailler dans un loft que dans un bureau. L’esprit communautaire y est omniprésent, encouragé par l’organisation régulière d’événements. L’ambition de Wework ? « Créer un monde où l’on peut profiter de la vie tout en travaillant » certifie son slogan.

Un espace de travail structuré en fonction des tâches

L’entreprise traditionnelle se réinvente elle aussi. Le « flex office » gagne en notoriété. Nombre des nouveaux sièges sociaux des grandes entreprises françaises - Atos, Danone, Axa, Bouygues Telecom, Sanofi entre autres - ont adopté la formule.

Le concept ? A l’instar du lieu d’habitation où chaque pièce est réservée à une activité, l’espace de travail est structuré en fonction des tâches que doit opérer le salarié dans la journée. Un environnement de travail à la carte en quelque sorte où l’employé occupe une pièce réservée ou reste à son domicile s’il a besoin de se concentrer sur un dossier et profite d’espaces conviviaux s’il assiste à une réunion de brainstorming. D’où l’autre dénomination parfois employée d’environnement de travail basé sur l’activité (« Activity based workplace »).

Revers de la médaille, le passage à ce type d’organisation implique souvent la perte du bureau individuel au profit de bureaux partagés (« Desk sharing »). L’espace gagné grâce à la suppression des postes attitrés est réalloué en grande partie en espaces collectifs variés : box, espace lounge, bibliothèque, salle de créativité, salle de repos, cabines téléphoniques,  cafeteria design, salles de réunion de différentes tailles etc.... «  Le salarié n’a plus de poste attribué mais il a la liberté de choisir lui-même son environnement de travail en fonction de sa tâche à l’instant T » résume Blandine Bréchignac. «  Cela suppose évidemment que l’entreprise dote ses salariés en équipement informatique nomade et que les espaces soient suffisamment diversifiés ».

Cette configuration est également censée renforcer l'esprit d'équipe, la circulation des idées et la prise d’initiatives. Le concept de flex office contribue ainsi à faire évoluer la culture de l’entreprise. Cas classique de la société qui l’adopte : celle qui souhaite casser les silos organisationnels et évoluer vers plus de transversalité et de collaboration entre équipes.

Un management par objectifs plutôt qu’un contrôle en présentiel

L’autonomie des salariés et l’évolution du mode de management sont au cœur du projet. «  Il s’agit de donner davantage de liberté aux salariés dans l’atteinte des objectifs qu’on leur a fixé » souligne  Frédérique Miriel, directrice du conseil en environnement de travail au sein de Colliers International, une société de conseil en immobilier. Fini le management en présentiel « à la française ». Le salarié peut travailler depuis son domicile ou dans n’importe quel espace de travail en fonction de ses obligations. Cette autonomie doit contribuer à son bien-être et à son efficacité.

Reste que la formule n’est pas toujours un succès. Elle n’est pas adaptée à tous les métiers de l’entreprise. L’environnement de travail à la carte convient surtout aux équipes travaillant en mode projet. Par ailleurs, le changement peut être difficile à vivre pour les salariés si ces derniers n’ont pas été associés en amont au projet. " En France, trop de projets sont pilotés par les directions de l’immobilier qui ont des objectifs financiers et de rationalisation" regrette Blandine Bréchignac . « Les directions des ressources humaines ne sont pas assez impliquées ou ne s’y intéressent pas ». Car le projet de flex office doit être un sujet de management avant d’être un projet immobilier.