7 conseils simples pour améliorer la gestion de contacts

La gestion des contacts est devenu un véritable enjeu pour les entreprises suite à la multiplication des canaux de communications et des outils de communication.

En effet, qui n’a pas hésité au choix de l’outil pour contacter un de ses collègues :

• Faut il envoyer un SMS car c’est urgent ?
• Vaut il mieux envoyer un message via Skype, Jabber, Chatter… comme le collègue est en ligne ?
• Est il plus efficace de l’appeler au téléphone (fixe ou portable) pour avoir la réponse ?
• Est ce qu’il faut envoyer un email pour garder une trace de l’échange et formaliser la communication ?
• Peut être qu’il est plus soft d’envoyer un message via Slack, Facebook Place ou un autre RSE pour centraliser les contacts ?
• …

Si le choix du canal de communication en interne est anecdotique, le vrai problème réside dans la gestion des multiples contacts liés à cette multiplication des canaux de communication.

En effet les bases de contacts sont désormais éparpillées dans de nombreux outils, ce qui nous fait retrouver le phénomène des silos d’informations…

Pour optimiser votre gestion de contacts, et ne plus perdre les coordonnées de prospects, les bons contacts chez les clients, les informations sur les prescripteurs, je vous propose 7 conseils pour gérer efficacement ses contacts et avoir plus de prospects.

J’ai écrit cet article sur le blog Open Rainbow (solution de gestion de contacts, de chat, d’appels et de visio-conférence… unifiée).

Voici la synthèse des 7 conseils :

• Mettre en place un « lead day » : c’est à dire demander à vos commerciaux, au marketing… d’intégrer dans le CRM les nouveaux contacts (prospects, clients, prescripteurs…) qu’ils ont récolté via leurs contacts, carte de visite… pour augmenter la base centrale de contacts.
• Chasser en meute : c’est dire demander à vos commerciaux de mettre en commun leurs contacts, en particulier les contacts sur Linkedin et viadeo en faisant une extraction des contacts.
• Synchroniser de manière régulière les différentes bases de contacts, avec une centralisation dans le CRM, en particulier le smartphone avec le CRM, et le logiciel de messagerie (Outlook, Gmail…) avec le CRM.
• Définir une « charte pour la gestion des contacts », avec les bonnes pratiques comme de rentrer systématiquement les contacts dans le CRM par les commerciaux.
• Demander à ses contacts de mettre eux-mêmes à jour leurs coordonnées en envoyant 1 à 2 fois / an une enquête par email à ses clients afin de mettre à jour leurs coordonnées et celles de leurs collègues.
• Utiliser les outils d’OCR, en particulier pour scanner les cartes de visite ou alors prendre le réflexe d’ajouter ses contacts sur Linkedin.
• Faire la chasse aux doublons, car une base de contacts mal remplie est une véritable plaie pour les actions marketing et commerciales.

Vous voulez en savoir plus ?

Vous pouvez lire l’article complet sur le blog Open Rainbow.

En alternative, voici ci dessous la vidéo de synthèse (20 minutes) :