Gestion du temps : retrouver de la marge de manœuvre

Vous vous étiez juré que, cette année, vous arrêteriez de courir après le temps et que vous vous organiseriez différemment. Vous vouliez enfin dégager davantage de créneaux à consacrer aux sujets stratégiques. Cela avait plutôt bien commencé, jusqu’au lancement de ce nouveau projet qui vous absorbe beaucoup.

Comment pourriez-vous retrouver plus de marge de manœuvre ? Yann Viot et Béatrice Lecerf, les auteurs du Petit manuel d’accélération de transformation culturelle, partagent une loi et un principe qui peuvent nous y aider :

 « Comme l’explique Timothy Ferriss dans son best-seller international La Semaine de 4 heures, nous passons beaucoup trop de temps à mener des actions et des réflexions dont la contribution au résultat final est… négligeable.

Un principe (celui de Pareto) et une loi (celle de Parkinson) peuvent nous aider à comprendre pourquoi et à avoir plus d’impact.

Pour être réellement efficaces, pour avoir de l’impact, nous devons concentrer nos actions (et nos réflexions) sur les tâches les
plus importantes, celles qui ont le meilleur retour sur investissement.

Il a été démontré que le principe de Pareto, plus connu sous le nom de principe des 80/20, s’applique bien au-delà de la sphère économique, et très souvent dans des proportions bien plus spectaculaires que les fameux 80/20.

Au moins 80% de nos résultats s’expliquent par au plus 20% de nos efforts et du temps passé.

Timothy Ferriss le dit autrement : « La plupart des choses que nous faisons n’ont pas d’impact. Être surchargé(e) de travail est souvent aussi improductif que ne rien faire, mais c’est bien plus désagréable. »

Parkinson a pour sa part montré dans les années 1950 que plus nous allouons de temps à une tâche, plus son importance et sa complexité (perçues) augmentent.

Contrairement à ce que nous pensons, nous avons trop de temps… et nous le remplissons.

Plus nous travaillons… plus nous travaillons.

Pour optimiser son impact, il faut :

• identifier ses 20% : « quelles sont les actions/réflexions que je mène qui rapportent le plus ? » ;
• concentrer ses actions et ses réflexions 
sur ces leviers ;
• se demander systématiquement s’il est 
réellement nécessaire et rentable (en termes d’efforts/d’énergie et de temps additionnels) d’aller au-delà des 80% de résultats (en allant au-delà des 20% d’input) ;
• définir à l’avance une durée maximum pour toutes les tâches à accomplir et une durée globale pour ses journées de travail à ne pas dépasser. En limitant la durée de travail, on va mécaniquement à l’essentiel (ses 20 %). »

Nous confondons parfois être occupé et être productif. Le principe de Pareto nous aide au contraire à repérer lesquelles de nos actions ont le plus d’impact. Il nous aide aussi à savoir nous arrêter ! Nous perdons parfois trop de temps et d’énergie à chercher les 100 % de réalisation, là où 80 % auraient déjà un impact suffisant. Certes, ce principe ne peut s’appliquer à tous les domaines, mais au lieu de consolider et suivre 25 KPIs, quels sont les 20 voire les 15 qui vous donneraient une vision suffisante de votre activité ? Quels sont les 20 % de clients qui génèrent 80 % de revenus et sur lesquels vous gagneriez à concentrer vos efforts ? Regardez sur une semaine type comment vous pouvez décliner ce principe pour mettre vos efforts au bon endroit, gagner en efficacité et en marge de manœuvre.