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TVA sur refacturation de frais : comment faire ?

Publié le 26 juillet 2018 par Addictgroup

Quand une entreprise vend des biens ou services, il se peut que de façon accessoire à la facturation de ces opérations, elle se retrouve face à une problématique de TVA sur refacturation de frais. Ce sont des frais qui ont été engagés au nom du client et donc l’entreprise les récupère. Découvrons plus en détails comment fonctionne la TVA sur refacturation de frais.

TVA sur refacturation de frais : comment ça marche ?

Une refacturation de frais à un client constitue un produit soumis à la TVA, le nom du compte en question est « Produits des activités annexes ». Les frais étant facturés à un client en plus d’une prestation doivent être inclus dans la base de calcul de la TVA collectée. Cette tâche peut s’avérer difficile et peu claire pour certaines personnes qui n’exercent pas dans la comptabilité. Pour cette raison, il peut être nécessaire de demander de l’aide à un expert comptable

Par principe, la TVA correspondant à une charge qui est elle aussi déductible, sauf dans le cas où il existe une mesure d’exclusion particulière ou bien si un bien est utilisé à plus de 90 % pour des activités qui ne sont pas liées à l’entreprise.

On dénombre deux types de note de frais refacturables :

  • la note de frais avec marge
  • la note de frais sans marge

Dans le cas où les notes de frais refacturables sont sans marge, il n’y a pas d’impact sur les charges. Les frais en question sont enregistrés dans un compte. Il y a deux comptes en mouvement qui s’équilibrent. Il n’y a aucun impact sur le chiffre d’affaires, de même pour le compte de la TVA déductible et collectée. Les justificatifs de frais sont transmis au client et les frais seront refacturés au client TTC, mais sans la TVA. Concernant les débours (dépenses engagées par une entreprise pour le compte de ses clients), il faudra créer un produit sans TVA.

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Les notes de frais facturables et refacturables : que faire ?

Lorsque les notes de frais refacturables ont une marge, il faut comptabiliser les charges de frais de déplacement. Elles auront un impact sur le chiffre d’affaires en étant comptabilisées comme un service facturé avec TVA incluse.

Les frais sont comptabilisés par l’entreprise comme une facture classique et il n’y aura aucun impact concernant les débours.

Les notes de frais facturables et non facturables peuvent être un casse tête, pour simplifier la chose nous vous conseillons de ne jamais refacturer au centime près les frais de déplacement de vos salariés, mais plutôt d’appliquer un forfait. Ainsi, toutes les notes de frais seront enregistrées en charges.

Il est important de notifier que les factures de refacturation doivent respecter les mêmes règles que les factures initiales.

À lire : TVA dans un restaurant, un bar ou une brasserie

Comment gérer une opération de TVA sur refacturation de frais ?

Une refacturation de frais est un produit comme la vente ou la prestation d’un service qui a suscité les dépenses refacturées. Cependant, il devra être comptabilisé dans un compte de classe 7, autre que celui utilisé pour comptabiliser la vente de biens ou services, ainsi le calcul de la marge commerciale ne sera pas faussé.

Pour suivre plus facilement les opérations de refacturation, il faut utiliser un compte prévu pour les refacturations de frais et en contrepartie un compte de charges utilisé seulement pour comptabiliser les dépenses engagées qui ont fait l’objet d’une refacturation. Un écart positif signifie que l’entreprise marge sur les refacturations de frais, ou alors qu’elle en a trop refacturé. Si l’écart est négatif, cela signifie que l’entreprise doit encore refacturer des frais à ses clients.

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