Comment faire que le télétravail soit un plaisir ? 26 conseils simples à appliquer dès demain !

Comment faire que le télétravail soit un plaisir ? Voici 26 conseils simples à appliquer dès demain pour vous et vos équipes.

S'il y a un impact positif de la crise du COVID, c'est l'accélération de la digitalisation de nos économies, et l'augmentation du télétravail.

Pourtant, la digitalisation ce n'est pas juste utiliser des logiciels et faire du télétravail... il y a des impacts organisationnels et humains que l'on commence tout juste à apercevoir...

Si selon une étude du Figaro de Mai 2020, 73% des salariés souhaitent poursuivre le télétravail, seulement 32% veulent le poursuivre de manière régulière et 41% de manière ponctuelle.

Le télétravail n'est donc pas la panacée pour tous les télétravailleurs... alors que cela peut devenir bien plus plaisant... à condition d'avoir de bonnes conditions et pratiques pour télétravailler.

C'est pourquoi j'ai listé dans cet article quelques points d'attention dans le cadre du travail à distance, ainsi que de bonnes astuces pour gérer une équipe à distance.

1 - Plus de flexibilité dans la gestion des équipes et des locaux

Le télétravail est devenu la norme pour les personnes qui le pouvaient.

Si l'on dispose d'une bonne connexion internet, d'un espace convenable séparé de sa pièce de vie, et de bonnes habitudes de travail, le passage au 100% télétravail peut se vivre sans trop de difficultés.

Ainsi, certaines entreprises ont même décidé ne plus avoir des locaux pour venir "travailler" comme avant.

Plusieurs option se dégagent :

• Autoriser 2 à 3 jours par semaine de télétravail, afin de maintenir du lien entre les équipes.
• Passer en bureaux flex (bureaux non attribués) avec des locaux plus petits mais polyvalents, avec un roulement de personnes qui viennent dans les locaux en réservant un bureau (avec un système de casiers).
• Rendre leurs locaux physiques pour passer au 100% télétravail, avec de la location de bureaux partagés. Ces bureaux peuvent être des espaces de Coworking (ex: Flexas qui propose de la location de bureaux ou d'espace de coworking ), afin de bénéficier de nombreux services et de bureaux confortables.

Il existe de nombreux choix de bureau, par exemple sur Paris ou en Banlieue :

Source : Flexas.com

Ces nouveaux modes de travail permettent de limiter les problèmes liés au télétravail à plein temps :

• Les équipes travaillent dans leur coin sans interactions avec les autres. Or les interactions informelles dans les couloirs, à la pause café... qui sont là pour créer du lien et faciliter les échanges.
• L'individualisme qui augmente, chacun travaillant dans son coin, sans savoir ce que font les autres, les difficultés qu'ils rencontrent...
• Le manque d'esprit d'entreprise et de culture d'entreprise, qui risque de mener à une distanciation avec les valeurs de l'entreprise. C'est particulièrement le cas pour les nouveaux arrivants dans l'entreprise.

D'où l'importance de d'avoir à nouveau des moments de rencontre physiques entre les équipes.

Là encore, à défaut d'avoir besoin de locaux complets, les petites entreprises peuvent être séduites par la location de bureaux partagés ou plus petits, avec une présence régulière de managers.

L'intérêt étant aussi de pouvoir créer une nouvelle dynamique centrée sur l'agilité, et de respecter les choix de chacun, certains préférant venir au travail (pour des raisons logistiques, des préférences d'organisation...).

Source : Flexas.com

2 - Les bonnes pratiques pour que télétravailler soit un vrai plaisir

Pour que le télétravail devienne un plaisir (et soit productif), il faut à la fois du matériel et des habitudes. Tout d'abord, voici le matériel pour télétravailler dans de bonnes conditions :

• Un micro casque de bonne qualité (mini 50 €)
• Un grand écran, au minimum 21 pouces (150 €)
• Un clavier séparé ainsi qu'une souris sans fil (30 €)
• Un bon siège de bureau afin d'avoir le dos bien calé
• Un disque dur externe pour sauvegarder les gros fichiers (30 €)
• Un espace de sauvegarde en ligne pour partager les fichiers (One Drive de Microsoft ou Google Drive de Google - 99 € / an)
• Un bon opérateur téléphonique, à la fois pour la connexion 4G ou pour compenser un problème de connexion internet (Orange & Bouygues Telecom étant au dessus de Free & SFR - 40 € / mois).
• Les bons outils de communication (Teams, Zoom, Slack...)
• Un CRM pour enregistrer les informations sur les clients et prospects

Ensuite les bonnes pratiques de télétravail :

• Avoir des horaires définis (ex: se lever à 8h comme pour aller au travail),
• Se forcer à s'habiller. Ainsi je mets une chemise tous les jours, même si je reste en chaussettes.
• Se fixer une to do liste par jour et par semaine... en sélectionnant 1 action essentielle à faire par jour. Par exemple, vous pouvez utiliser Trello.com ou One Note, ou encore Excel.
• Tenir un "journal de bord", avec ses actions effectuées. Par exemple, je tiens sur un fichier Excel la gestion de mon temps, ce qui me permet de voir comment je dépense mon temps, et ce que j'ai fait dans la journée (afin différencier être occupé et être efficace).
• Éviter de trop surfer sur les réseaux sociaux et se laisser distraire... Même si Linkedin et Twitter sont des réseaux sociaux professionnels, ce n'est pas travailler !
• Caler vos réunions en début ou en fin de journée, et réserver des plages de travail longues (2h) pour avancer sur ses dossiers (en créant des plages de travail dans votre agenda).
• Féliciter les personnes par chat, email... afin de ne pas être toujours un demandeur qui vient déranger les autres. Par exemple, félicitez la personne pour une action, et uniquement ensuite demandez lui quelque chose.
• Choisir les activités à faire durant la journée selon vos performances. Par exemple, je sais que le matin je suis concentré et prêt, mais de 14h30 à 16h30 je suis moins performant pour les tâches complexes. J'essaie de caler des actions plus simples (rédaction de texte...) ou qui m'intéressent plus. Vous pouvez aussi utiliser la musique pour se motiver lors des périodes un peu calmes. En revanche, ne laissez jamais la TV en fond sonore, vous allez réduire votre efficacité.
• Etre focus sur 1 action le plus longtemps possible afin d'éviter d'y revenir après une pause (lire un email, aller sur les réseaux sociaux...). Par exemple j'aime bien arrêter de travailler dès 18h30 à l'arrivée de mes filles, et de reprendre le travail après 22h une fois la maison calme afin d'être concentré.
• Préparer en amont la nourriture (soit des surgelés, soit en préparant des plats pour plusieurs repas), afin de ne pas perdre 45 minutes à cuisiner tous les midis.
• Commencer par... commencer ! Souvent le plus compliqué, c'est de commencer à faire son travail. Donc dès que vous allumez le PC, ne vous laissez pas distraire par les emails (que vous pouvez lire sur votre smartphone), mais par avancer sur vos dossiers.
• Enregistrer des alarmes dans votre smartphone pour ne pas oublier une réunion, ou limiter le temps pour faire une action.
• Définir une routine du matin pour travailler, par exemple vous faire un thé, aller regarder un site d'actus... et hop dès 9h15 commencer à travailler !
• Utiliser plutôt le PC pour les outils de messaging (ex: whatsapp, Messenger...) et les réseaux sociaux, que votre téléphone qui offre une saisie de texte plus longue.
• Dire non aux voleurs de temps... Par exemple si un collègue vous demande quelque chose par Chat, ne répondez pas oui tout de suite, dites-lui que vous le ferez dans 1h et avancez sur votre tâche la plus importante.

Les bonus à faire pour que le télétravail devienne un vrai plaisir :

• Faire une sieste de 30 à 45 minutes le midi pour avoir plus d'énergie dans la journée.
• Se faire livrer un plat par un restaurant le midi pour changer du quotidien.
• Aller chercher ses enfants pour aller manger le midi ensemble à la maison.
• Prendre de temps en temps un après-midi de congés pour se balader, aller chercher ses enfants plus tôt...
• Télétravailler "au vert" depuis une résidence secondaire, chez ses parents, à la campagne... afin de sortir du train-train quotidien. Vous pouvez aussi louer un bureau en co-working de manière ponctuelle, par exemple pour recevoir un client, pour organiser une réunion...
• Moduler ses horaires afin de finir plus tôt ou plus tard (ex: regarder une émission, aller faire une course...) pour profiter de ses journées.
• Faire une petite séance de sport dans la journée, par exemple le soir avec les enfants avec Just Dance sur Youtube.
• Mettre son smartphone sur silencieux afin de ne pas être addict aux notifications des emails, alertes sur les réseaux sociaux, Teams...
• Faire de vraies pauses en dehors de son bureau, afin d'avoir une véritable coupure entre travail et repos.
• Faire une visio systématiquement plutôt que d'envoyer un email ou un message (en particulier s'il y a plus de 2 emails échangés), afin de prendre des nouvelles et aller dans les conversations informelles. Par défaut votre caméra doit être allumée pour montrer vos sentiments, vos humeur...

3 - Gérer la relation à distance avec ses collaborateurs

Manager à distance est différent de manager une équipe sur place...

Le off, les discussions autour du café, ce que l'on entend des conversations téléphoniques de ses collègues, l'humeur ou le visage des personnes... ne sont plus là pour fluidifier les relations dans l'entreprise.

Il faut donc apprendre à manager à distance.

Voici quelques bonnes pratiques :

• Faire des réunions d'équipes 2 fois par semaine, mais de durée limitée.
• Renforcer le processus d'accueil des nouveaux collaborateurs, afin qu'ils se sentent bien dans l'entreprise et qu'ils soient imprégnés par la culture d'entreprise.
• Mener des enquêtes de satisfaction auprès des collaborateurs (par exemple avec Eloquant ) afin de jauger la situation des chacun de manière anonyme, et ne pas laisser des salariés sur le bord de la route suite à des conditions de travail compliquées, des problèmes personnels...
• Organiser des cafés virtuels entre collègues ou dans toute l'entreprise, pour ensuite réaliser des mini-groupes de 4 ou 5 personnes afin de favoriser les échanges informels.
• Réaliser des réunions 1 to 1 hebdomadaires avec vos collaborateurs, non pas pour faire un point sur les projets mais pour savoir "comment cela se passe". Ces points ne doivent pas être une libre discussion, mais sur l'activité dans l'entreprise.
• Définir une "North Star Metric", c'est-à-dire fixer un seul indicateur fort qui doit guider les actions de chacun au quotidien. Cela peut être un objectif de chiffres d'affaires, sans pour autant aller au flicage à l'extrême (ex: remplir une feuille de temps).
• Donnez de l'autonomie aux collaborateurs, tout en leur donnant des priorités. Par exemple chaque trimestre donnez leur la possibilité de choisir une action originale de leur choix qui leur plaît. Cela peut être aussi de demander aux collaborateurs d'animer des sujets lors des réunions de services, et leur confier des mini-projets pour améliorer les conditions de travail ou la performance des équipes.
• Faire des réunions formelles par la direction, que cela soit une plénière avec tous les salariés réunions, ou en mode "petit déjeuner" afin de diffuser la vision de l'entreprise et de redonner du sens dans les missions
• Etre transparent sur ce qui se passe dans l'entreprise, via des communications email de la part de la direction afin de compenser le manque de communications informelles.
• Faire des groupes Teams / WhatsApp / Telegram / ... entre collègues (ou inter-services) pour remplacer les échanges entre bureaux, par exemple entre le marketing et les ventes afin de favoriser les interactions.
• Respecter les horaires de travail, en ne sollicitant pas vos collaborateurs à toutes heures, ou en leur envoyer des emails à 1h du matin (pour cela l'astuce est de différer l'envoi des emails pour les envoyer le matin à partir de 8h30 et non pas à l'heure où vous l'envoyez)

Concernant les enquêtes de satisfaction des salariés en télétravail, voici quelques éléments clés qui vous permettront de mieux analyser leur situation:

• Les informations signalétiques et de contexte :
  • Le service (ne demandez pas l'identité de la personne afin de préserver l'anonymat)
  • Êtes vous manager ?
• La satisfaction vis à vis du télétravail (note de 1 à 5 afin de forcer le choix et ne pas proposer une note moyenne)

Les informations sur le contexte du télétravail

• Avez vous des enfants...
• Avez vous une bonne connexion internet...
• Avez vous une pièce séparée pour travailler...
• Le travail avec vos collègues de services en mode télétravail est ...(échelle de 5 choix de plus facile à plus difficile)
• Le travail avec les autres services de l'entreprise en mode télétravail est ...(échelle de 5 choix)

Les demandes d'amélioration

• Avez-vous les outils nécessaires pour télétravail (si non, précisez) ?
• Quels seraient les éléments à améliorer pour augmenter votre efficacité en télétravail ?

Selon vous quel serait le rythme de télétravail idéal (100% télétravail, 1 jour par semaine...)

Et pour vous, quelles sont les bonnes pratiques que vous recommandez avec la démocratisation du télétravail ?

Laissez un commentaire afin de partager vos idées, bonnes pratiques, astuces, outils... pour être plus efficace.

Un peut d'humour sur le télétravail

Le télétravail, c'est aussi de la bonne humeur, avec un peu d'humour sur le télétravail :

Et cette vidéo d'humour sur le "téléravaille", entre théorie et réalité :

Et à l'inverse, ceux qui restent seuls au bureau lorsque tous les autres sont en télétravail du fait du confinement