Changez le format de vos réunions à distance !

Les réunions sont souvent considérées comme un mal nécessaire dans la vie des organisations. Nous avons besoin pour nous coordonner, réfléchir ensemble, établir un plan d’actions, mais elles nous donnent souvent l’impression d’être inutiles ou chronophages. Ce sentiment s’est accru avec les réunions à distance. Bien souvent, le format de la réunion n’a pas changé et les managers se sont contentés de mener en visio-conférence le même type de réunions qu’ils menaient en présentiel, avec un créneau fixe, une durée d’1h30 ou 2h, pas toujours d’ordre du jour (puisque de toutes façons il ne sera pas respecté !) et peu de régulation des échanges. Le ressenti des participants ne s’en est pas amélioré et beaucoup de managers constatent un inefficacité de ces réunions et réalisent que les « participants » participent en réalité bien peu, ont éteint leur caméra et font autre chose. Dans son ouvrage « Équipes virtuelles, missions réelles », Robert Glazer s’appuie sur son expérience de chef d’une entreprise qui a toujours fonctionné en travail à distance pour nous montrer qu’on ne peut se contenter de répliquer une réunion « classique » en modalité distantielle :

« Ne partez pas du principe que les réunions en présentiel passeront tout naturellement en virtuel. Certes, une visioconférence reproduit assez fidèlement les réunions présentielles, mais il est difficile de conserver l’attention et l’engagement des personnes en environnement virtuel, et la fatigue se fait sentir plus rapidement. Pour ma part, je recommande de diviser par deux le temps de réunion lorsque l’on passe du présentiel au virtuel. Non seulement cela aide à écourter les réunions autant que possible, mais cela évite qu’une seule personne ne mobilise la parole trop longtemps. Sinon, ça n’est plus une réunion, mais un monologue, et les collaborateurs vont rapidement cesser d’écouter.

Les réunions qui font perdre le plus de temps sont celles que j’appelle les « réunions de mise à niveau », et elles sont particulièrement inefficaces en environnement de travail à distance. Lors de ces mises à niveau, un ou plusieurs intervenants lisent un tas d’informations, souvent depuis des notes ou une présentation PowerPoint qui auraient pu être envoyées à l’avance ou partagées dans un mémo écrit. Ces réunions n’offrent que peu de possibilités de discussions ou d’interactions et sont souvent ressenties comme une perte de temps. Même si l’information est importante, la présenter d’une façon aussi indigeste entraîne une faible attention de l’auditoire – vous passez ainsi à côté de l’objectif premier de la réunion. Il y a des moyens bien plus efficaces de mettre tout le monde dans la boucle de ce qui se passe et de responsabiliser les collaborateurs.

Pour lever cette difficulté, nous avons adopté le système de mémo rendu populaire par Jeff Bezos, le PDG d’Amazon. Bezos n’aime pas les présentations PowerPoint ou les réunions en mode monologue. Chez Amazon, Bezos demande aux équipes de rédiger avant chaque réunion un mémo présentant le contexte et les informations nécessaires à l’échange. Le mémo est alors donné à l’ensemble des participants en amont et chacun en prend connaissance individuellement. Ainsi, lorsque la réunion commence, chacun a eu le temps de prendre des notes et de préparer ses questions. Nous avons adapté ce système au travail à distance : les mémos sont envoyés avant la réunion et les collaborateurs sont censés les avoir lus et s’être préparés à l’échange. À lui seul, le mémo réduit d’au moins de moitié la durée de la réunion ; à l’inverse, la productivité et l’engagement sont bien plus élevés.

Les réunions sont faites pour interagir et échanger, pas pour monologuer. Donner le mémo en avance facilité les échanges, ce qui est bien le but premier d’une réunion. Voici une règle qui fonctionne bien : si pendant la réunion une personne monopolise la parle pendant 90 % du temps, c’est qu’il aurait été préférable d’envoyer un mémo ou une vidéo. Planifier une réunion dans laquelle les participants ne sont pas pleinement actifs est une perte de temps et de ressources considérable. »

Prenez votre calendrier et regardez les réunions que vous avez planifiées pour les jours à venir : leur longueur est-elle pertinente ? Pouvez-vous fixer un créneau de 45 minutes au lieu de rester sur une habitude d’1 heure ? La réunion elle-même est-elle pertinente ? S’il s’agit surtout d’informations descendantes, peut-être pouvez-vous enregistrer un message vidéo ou envoyer un mémo ? Comment ferez-vous réagir et interagir les participants ? Ne restez pas prisonnier du format habituel des réunions, il n’est plus pertinent en distantiel, faites-le évoluer en fonction de votre objectif à atteindre.