Comment faire venir plus de clients lors d’un événement ?

Malgré la forte croissance du digital (communautés, web séminaires, web démonstrations, conférences téléphoniques...), les événements physiques restent particulièrement intéressants pour développer le business de son entreprise.

Une journée client, une soirée, un petit déjeuner, un salon... peuvent être des accélérateurs de business majeurs grâce à la présence physique et l'attention complète des interlocuteurs.

Après la checklist pour l'organisation d'un événement (), voici dans cet article les clés pour faire venir un maximum de personnes lors de vos événements clients.

Le temps étant devenu une ressource rare, participer à un événement client (ou prospect) doit apporter énormément de valeur ajoutée, afin de justifier le temps que l'on va y passer.

Or si vos clients peuvent avoir la même chose par email, lors d'un web séminaire... pourquoi se déplaceraient-ils ?

Donc vous devez déjà réfléchir à la valeur ajoutée à apporter.

Cela peut être :

• Apprendre de nouvelles choses ou de nouvelles techniques, comme par exemple lors des ateliers et des conférences sur le Social Selling lors du Social Selling Forum.
• Apprendre à mieux utiliser votre produit qu'ils utilisent tous les jours
• ...

Il est crucial pour l'organisateur de se poser ces 2 questions en se mettant à la place de son client :

• Pourquoi je devrais absolument venir ?
• Comment je peux justifier ce déplacement auprès de ma direction ?

En effet, une présentation des nouveautés produits, une présentation des futures évolutions, la possibilité rencontrer les commerciaux ou le marketing ou la R&D... peuvent sembler intéressants pour l'entreprise, mais du point de vue de son client, cela apporte finalement peu de valeur pour justifier le déplacement (il est plus simple d'attendre le web séminaire, la démo, la fiche nouveautés...).

D'où l'importance de penser à la création de valeur ajoutée pour le client :

• Des ateliers sur des nouvelles techniques récentes et impactantes dans son métier.
• Lui proposer des ateliers ou des " cliniques " où il peut poser des questions sur son utilisation de vos produits.
• Avoir des rendez-vous 1 to 1 avec la R&D, le DG de l'entreprise... pour parler de ses besoins.
• Faire des remises des prix, afin d'être sûr que les gros clients seront là car ils vont (comme par hasard !) recevoir un prix... La technique étant de choisir les critères qui feront gagner les personnes que vous souhaitez !
• Proposer des mini ateliers " trucs & astuces " sur les produits afin de mieux les utiliser.
• Programmer suffisamment de sujets, par exemple via différents ateliers en parallèle.
• Faire intervenir des clients qui parlent de situations où tout le monde peut se reconnaître
• ...

Un levier indirect (qui ne permettra pas de justifier le déplacement mais d'augmenter la motivation à venir), peut-être de faire venir une " célébrité " à votre événement ou de choisir un lieu original (ex : un musée, une lieu original...).

Le dispositif de promotion est aussi important que la valeur ajoutée à apporter.

Par exemple le Brésil, la Route des Vins, la Coupe du Monde, la Cuisine Moléculaire...

Vous devez mettre de l'émotion, et faire "rêver" sur la journée, d'où l'intérêt d'associer votre événement avec une thématique qui fait "rêver" ou qui soit fédérateur.

Veuillez néanmoins à être en phase avec vos clients, et ne confondez pas vos passions avec ce que pourrait aimer vos clients...

Une fois la thématique de la journée choisie, vous pourrez décliner ce thème sur vos supports de communication, et commencer l'envoi des messages.

C'est pourquoi il convient de préparer en amont le dispositif de promotion, avec au minimum :

• Email interne aux commerciaux, aux avant-ventes... pour annoncer l'événement.
• Email " Save the date " deux à trois mois en amont avec la date et les principaux sujets. Le but étant d'informer le plus en amont pour réserver la date dans les agendas.
• Email " Invitation " pour les clients avec le programme complet de l'événement.
• Invitation papier aux " VIP " afin d'être sûr qu'ils viennent (si possible avec signature ou petit mot manuscrit)
• Email d'invitation envoyé au nom / par les commerciaux à leurs clients
• Email de relance " plus que X jours... " pour mettre une urgence et revaloriser le contenu
• Email j-1 avec les informations pratiques pour le lendemain

Si malgré votre dispositif de promotion, les invitations pour votre événement ne décollent toujours pas, voici d'autres techniques pour augmenter le nombre des inscrits.

Vous pouvez commencer ainsi par ce message " non promotionnel ", et enchainer sur le rappel de votre actualité.

A noter : vous pouvez aussi envoyer des messages vocaux, c'est à dire des messages pré-enregistrés qui sont déposés sur le répondeur téléphonique de vos correspondants sans que le téléphone ne sonne (voir cet article sur les ).

Pour que cela fonctionne bien, et pour limiter le caractère intrusif, il est recommandé de trouver un prétexte pour justifier l'envoi du SMS. Par exemple utiliser les fêtes de fin d'année, les futures vacances d'été...

En revanche, il faut se méfier des inscriptions " forcées " ou " assistées " que la relance téléphonique génère : en effet les clients ont tendance à dire " oui " pour se débarrasser du commercial (ou de dire un " peut être " qui est interprété comme un Oui ferme).

C'est pourquoi, il faudra bien expliquer aux commerciaux que l'objectif n'est pas d'inscrire pour inscrire (car les absents coûteront de l'argent via les frais de traiteur...), mais d'être sûr que ceux qui viennent seront bien là.

Un moyen peut être de demander à la personne de s'inscrire elle même pendant que le commercial l'a en ligne, l'implication est toujours plus forte (ou alors envoyer une "demande de réunion" via Outlook et de la faire accepter).

C'est l'outil le plus puissant (mais le plus épuisant et le plus coûteux) pour faire venir des personnes un événement, car il nécessite du temps et des ressources. Mais c'est bien le plus efficace, car il est possible d'une part d'argumenter sur l'événement, mais aussi de jouer sur le relationnel.

Et grâce à cette audience personnalisée, vous allez pouvoir afficher une image ou une vidéo sur votre événement, avec un lien vers la page d'inscription.

Pour quelques dizaines d'euros, vous allez ainsi augmenter le nombre d'inscrits.

A noter : en B2B généralement moins de 10% des abonnés à la mailing list sont reconnus.

L'intérêt de Facebook Ads, c'est que vous allez pouvoir importer les adresses emails de vos clients, et Facebook va faire le rapprochement avec l'email des abonnés.

• Soit envoyer un Inmail de rappel à leurs contacts (s'ils sont peu nombreux). Cet inmail peut être envoyé manuellement 1 par 1, soit en utilisant un logiciel de growth hacking comme Linkedin Helper.
• Soit les inviter à un événement Linkedin que vous allez créer en ligne (avec un formulaire afin qu'ils laissent leurs coordonnées). Voici comment créer un événement Linkedin pas à pas.

L'intérêt est que parfois utiliser des messages Linkedin fait plus "personnel" et est plus efficace que les emailings pro qui parfois arrivent en spam ou envoyés via un email générique.

A noter :

• Vous pouvez aussi envoyer un message sur l'email Professionnel de vos contacts Linkedin. Si pour certains de vos contacts de niveau 1 vous n'avez pas les emails de vos clients, et qu'ils sont sur Linkedin, vous pouvez alors utiliser des outils comme Hunter.io, Datananas, Snov, Voilanorbert... pour récupérer leurs contacts en complément d'une demande de contact.
• Attention à ne pas abuser des direct messages sur Linkedin... et surtout personnalisez les selon les interlocuteurs... pas de mass spamming !

Si vos commerciaux prennent la bonne habitude d'ajouter leurs clients sur Linkedin, ils peuvent

Ainsi vous allez donner envie à vos clients de venir à cet événement qui s'annonce exceptionnel.

Si vous avez votre propre groupe utilisateur (Facebook, Linkedin...), vous avez aussi la possibilité d'envoyer un message via ces outils, en complément de votre newsletter et de vos invitations.

A noter :

• vous pouvez aussi organiser un événement Facebook, et inviter vos contacts.
• si vous avez des distributeurs, vous pouvez aussi leur demander de relayer l'information sur leurs propres bases de données.

Pour faire monter la pression (en interne et en externe), il est recommandé de publier régulièrement des mises à jour sur les " coulisses " de l'événement (ex : les photos du traiteur, les intervenants...).

Vous pouvez aussi envoyer email " humoristique " pour ceux qui ne sont pas inscrits afin de leur montrer que vous êtes désolés de ne pas les voir.

Le but est de créer du contenu (ex : articles de blog...), qui permettront de valoriser l'événement (ex : prise de parole des intervenants à l'événement...), et qui seront relayés dans la newsletter ou la séquence de marketing automation.

Là encore le but est de faire monter la sauce, et faire de l'événement... un événement !

La relance doit se faire via une forme différente (ex : un email 100% texte au lieu d'un HTML), l'envoi via une autre plateforme d'emailing que celle utilisée habituellement, l'utilisation d'une autre nom et une adresse email d'un autre expéditeur...

Pour les motiver, la clé est d'organiser un challenge, avec une rétribution à la personne inscrite, puis une récompense supplémentaire aux plus performants.

Là encore, il faut préciser qu'il ne faut pas d'inscription fantaisiste, avec un comptage à partir des participants réels à la journée.

La remise en main propre d'une invitation est toujours plus impactante qu'un courrier, il ne faut donc pas hésiter à faire imprimer quelques cartons d'invitations (sur papier de qualité, avec impression couleur), pour donner un sentiment de " VIP ".

Les personnes en contact direct avec les clients (hot line, chefs de projets...), sont d'excellents ambassadeurs pour faire venir des clients à un événement.

Pour cela il y a quelques détails sur lesquels vous devez porter votre attention :

Prévoyez toujours un peu trop de nourriture, et avec une qualité suffisante. Ne soyez pas radin, même si vous anticipez un taux de no show important (généralement 60 à 80% de présents selon que vous ayez fait une relance email / tél de confirmation de présence). Si cela arrive, prévoyez d'aller en urgence au supermarché du coin pour aller chercher un complément.

• Organisez bien l'accueil, avec un vestiaire avec suffisamment de personnes pour prendre les manteaux, et une bonne gestion des badges (ordre alphabétique, impression sur demande...).
• Distinguez bien les participants des organisateurs, par exemple avec un tour de cou publicitaire d'une couleur différente, des pins sur mesure, des Tshirts personnalisés...
• N'oubliez pas de mettre en place enquête de satisfaction après l'événement, par exemple Eloquant.com, afin de mesurer la satisfaction des participants, de répondre aux éventuelles demandes...
• Fléchez bien les salles, les lieux... pour éviter les pertes de temps et prévoyez toujours un peu de battement entre les différents ateliers (sauf si ce n'est qu'un petit déjeuner) pour anticiper les dépassements de timing.
• Profitez de l'événement pour filmer les interventions, faire des témoignages clients... tant que tout le monde est dans l'euphorie de la journée.
• Offrez toujours un petit cadeau, ne serait-ce qu'un gadget dans les sacs remis au départ des participants.
• Evitez au maximum tout ce qui n'est pas informatisé, sinon vous devrez les traiter manuellement, ce qui vous prendra énormément de temps.

Un événement client peut être entaché par des petits détails qui peuvent nuire à l'impression générale des visiteurs.