8 conseils indispensables en chefferie de projet pour un chef de projet débutant !

Pour être un bon chef de projet ou une bonne cheffe de projet, il faut de la rigueur et de la méthodologie. En effet, pour bien gérer un projet, i l est nécessaire de faire un suivi régulier des actions, de distinguer les priorités...

Mais ce n'est pas les seuls critère pour une bonne chefferie de projet. Au delà de la gestion technique, la gestion des hommes et la communication sont essentiels, par exemple, faire régulièrement des points individuels avec chacun des acteurs clés afin de ne pas partir dans de mauvaises directions ou oublier des informations clés.

Ainsi, avant le lancement d'un nouveau projet, un facteur clé de succès est d'aller rencontrer chaque acteur majeurs et leur demander un feedback pour obtenir une vision à 360° des enjeux du projet.

Ces entretiens de démarrage permettent aussi de demander conseil auprès des protagonistes pour récolter leurs avis sur ce qu'il faut surveiller, leurs attentes particulières (officielles et officieuses), les jeux d'influence.

Ensuite, durant tout le projet, la communication et le suivi de projet seront des points clés à maintenir.

Pour vous aider, voici 7 conseils pour réussir en tant que chef de projet et réussir votre chefferie de projet.

Le premier d'une bonne chefferie de projet est de définir ses buts et ses objectifs, c'est à dire sur quoi vous serez évalué.

C'est un point clé à valider avec le sponsor lors de la réunion de cadrage avec le sponsor, et à valider par écrit.

Le plus souvent vous devrez mixer entre le temps, le budget et les fonctions :

Or, on peut rapidement se laisser influencer ou faire déraper un des éléments (ex: réduire le périmètre du projet ou négliger les tests pour sortir le projet dans les temps).

Avec les réunions projet qui s'enchainent, les nouvelles contraintes... il est parfois difficile de se reconcentrer sur l'objectif final, et ce qui a été demandé.

Voici un exemple humoristique, qui montre ce qui arriverait si Microsoft avait commercialisé l'iPod :

C'est pourquoi vous aurez seulement à commencer avec une simple question : comment sera jugé le succès de votre projet ?

La réponse à cette question permet de conduire l'équipe vers la meilleure voie à suivre, mais surtout de le baliser dans le but d'atteindre le succès.

Ainsi les différents choix pendant le projet seront facilités, si vous validez que les décisions sont en phase avec cet objectif final.

Pour cela, ces objectifs doivent être écrits et validés par tous, et intégrés dans le cahier de charges.

Le cahier des charges doit être la bible, mentionnant les points les plus importants du projet et ses cibles.

Une autre question clé est Quel problème sera résolu par votre projet ?

La réponse à cette question vous permet de fixer le périmètre du projet, la qualité de service à délivrer, les livrables à produire...

En effet, il ne faut ni faire de la sous qualité, ni de la sur qualité.

Un projet peut partir sur de mauvaises bases si le chef de projet n'a pas pris la mesure des impacts, besoins... des protagonistes.

Ces acteurs importants peuvent être les clients, les commerciaux, la direction ou toutes autres personnes qui participent ou sont impliqués par le projet.

Par exemple, on peut vous dire qu'une équipe va vous aider, mais son manager peut avoir d'autres priorités ou au contraire être opposé à ce projet.

Pour cela vous devez identifier dans chaque équipe un interlocuteur principal avec qui vous échangez initialement puis régulièrement.

Il est alors important d'organiser un rendez-vous avec chacun de ces personnages clés au lancement du projet, et faire des points 1 to 1 sur ses sujets.

Généralement, les acteurs d'un projet sont déjà bien occupés, et ils attendront vos directives avant de faire quoi que ce soit.

Les réunions individuelles facilitent d'ailleurs le contrôle de l'avancement du projet, avec une parole plus libre.

D'ailleurs, une pause café, un déjeuner le midi... vous en apprendront plus qu'en réunion à 5 autour d'une table.

Une fois ces points individuels effectués, vos réunions seront plus sereines car vous aurez anticipé les points de tensions, les problèmes, évoqué des solutions...

Cela permet à tout le monde d'être synchronisé, sans devoir en débattre publiquement lors des réunions (surtout au niveau du calendrier de livraison, des solutions alternatives...).

Chacun d'eux connait le problème, les implications... et vous avez une vision des tâches à accomplir en priorité ainsi que les obstacles qui peuvent se présenter.

Il est important que vous soyez sur la même longueur d'onde avant la réunion pour éviter les réunions qui dégénèrent en conflits.

En effet, il est possible que chaque personne ait ses propres priorités, c'est maladroit de les découvrir lors de la réunion, cela vous fait perdre de la crédibilité et cela fait perdre du temps à tout le monde.

C'est pourquoi il est important de consulter en amont les parties prenantes du projet.

Parmi les contrôles à faire, il y a le rassemblement des contraintes externes que vous devrez intégrer au projet.

Celles-ci sont différentes d'un projet à un autre :

Vous devrez valider cette liste de 4 ou 5 items maximum lors de la réunion de lancement, afin parfois de comprendre que ces contraintes peuvent être finalement levées (ex: anticiper un budget en plus...).

En complément, faites une analyse des facteurs clés de réussite ainsi que ses facteurs d'échec.

Vous devez alors déterminer quels sont les éléments qui favorisent la réussite de votre projet et quelles sont les meilleures manières pour bien l'administrer.

Communiquer au moins une fois par semaine sur le progrès du projet est un moyen d'impliquer tous ses protagonistes.

Les mails envoyés font office de communication officielle, car c'est une trace écrite.

Ils vous permettent également de créer des jalons pour ses mises à jour.

Mais vous n'êtes pas obligé d'envoyer des mails, il est aussi possible de choisir de standups quotidiens ou des réunions hebdomadaires, un groupe WhatsApp / Slack / Teams..., ou mieux des notifications via un logiciel de gestion de projet (voir cette liste des meilleurs logiciels de gestion de projet ).

Choisir le support de communication à utiliser avec les différents protagonistes du projet est très important.

Comme vous travaillez à plusieurs sur le projet, il est indispensable qu'ils reçoivent les mêmes informations pour être au même niveau sur l'avancement du projet.

Vous aurez à partager les incidents, les avancements, vos décisions à chaque phase du projet.

Ces informations doivent intégralement faire partie de votre plan de communication.

Tenir un planning prévisionnel à jour (les jalon, les actions clés...) vous permet de déterminer si vous êtes sur la bonne voie ou non.

Les respects des délais font partie des éléments pour mesurer la réussite du projet.

Il est important de respecter les délais estimatifs et de prévenir en amont des décalages à venir.

Si une tâche se décale, vous devez calculer l'impact sur les autres actions avec votre calendrier afin de mesurer votre avancement.

Pour ne pas vous tromper, référez-vous à vos anciens projets sur les délais estimatifs des différentes tâches

Vous devez avoir les informations pertinentes et les partager avec votre équipe.

En fournissant plus de détails dès le commencement du projet, vous augmentez la chance d'atteindre vos objectifs.

En effet, vous aurez des warnings sur la faisabilité de votre projet et de la date de finalisation.

Parfois, en cours de route, vous pouvez être amené à faire quelques ajustements.

Cela ne signifie cependant pas que vous devez changer de priorités et dévier du périmètre qui a été tracé lors de la planification du projet sans prévenir personne en dehors du groupe projet (vous et les personnes clés du projet)

En modifiant le périmètre, les fonctions... vous prenez les risques d'augmenter ses coûts, les délais...

Même si vous avez toute l'autonomie pour changer quelques éléments, vous devez avoir en tête que ces items comme les coûts, le calendrier... doivent être validés par le sponsor du projet avec une analyse des impacts.

Vous devez différencier les changements qui n'ont aucun impact sur l'ensemble du projet, ceux qui en rajoutent considérablement.

Le plus difficile pour un chef de projet est de gérer en parallèle toutes les réunions, actions, vérifications... sans perdre de vue des éléments essentiels.

L'erreur est de repousser en dehors des heures de bureau ses actions afin d'être au calme... mais au final cela vous oblige à augmenter votre propre charge de travail.

Demandez vous toujours si vous êtes la bonne personne pour le faire, si cela ne doit pas être une autre personne ou s'il ne faut pas sous-traiter cette action.

Votre métier de cheffe de projet, n'est pas de compenser les manques de l'organisation en jouant les pompiers ou les petites mains (mais vous devez quand même mettre les mains dans le cambouis).

En revanche, pour les actions clés (vérification, tests, cahier des charges, préparation des réunions...), vous devez réserver du temps dans votre planning pour les faire sereinement.

Une fois que vous les aurez listées (ex: suite à une réunion), il est important de bloquer immédiatement du temps dans votre calendrier (avec 25% de temps en plus pour vous laisser une marge de manoeuvre) et de respecter ces temps de travail de fond.

Par exemple :

• Consacrez le mercredi matin à la création du contenu et à la promotion de votre projet.
• Planifiez tous les vendredi à 14h un point pour envoyer l'email de suivi et le tableau de bord
• ...

Lors de ces moments de travail, commencez par vos actions prioritaires en limitant le temps consacré à ces rubriques pour ne pas faire de la sur qualité (ex: pas la peine de passer 2h à faire un rapport si en 1h vous pouvez faire quelque chose de correct).

Définir des blocs le travail dans votre agenda vous aide à avancer sur les actions clés de la gestion de projet.

N°8 : Utilisez un logiciel de gestion de projets pour soulager la pression mentale

Vous pouvez très bien utiliser un fichier Excel ou Google Sheets pour partager des informations (planning, tâches...).

Mais cela montre rapidement ses limites car vous devrez mettre à jour énormément de lignes, d'informations.

C'est pourquoi, il est plus intéressant d'utiliser un logiciel de gestion de projet... d'autant plus que la plupart sont freemium (avec une version gratuite et des options payantes).

Voici quelques logiciels à tester

- Monday.com : Monday est un logiciel très visuel et très simple. Il permet de partager simplement des agendas, activités... entre les parties prenantes d'un projet. Il offre aussi des outils d'automatisation (si on reçoit un email de telle personne alors...).

Le prix est le suivant

• Gratuit pour 2 utilisateurs => Essai sur ce lien.
• 8 € / mois / utilisateur pour l'offre Basique (5 Go de stockage, tableaux illimités...) => Essai sur ce lien
• 10 € / mois / utilisateurs pour l'offre Standard (calendrier, diagramme de GANTT, automatisation...)

- Asana (essai gratuit sur ce lien) : ce logiciel de gestion de projets en ligne est très complet, avec une gestion pointue des tâches, avec en particulier des Gantt... C'est un logiciel pour les entreprises plus structurées.

Tarifs :

• Gratuit pour un usage personnel
• 10.99 euros / utilisateur / mois pour la personnalisation des champs, des règles, des jalons, des équipes...
• 24.99 euros / mois / utilisateur pour la gestion des objectifs, des ressources, les approbations...

- Trello.com : ce n'est pas vraiment un logiciel de gestion de projets, mais c'est un outil de gestion des tâches squi permet d'appliquer facilement une gestion de projets agile.

A vous de jouer !