Spécial espace de coworking : 15 conseils pour améliorer votre productivité !

Travailler dans un espace de coworking est souvent une bonne décision à prendre lorsque l'on est un freelance, une startup ou une TPE.

Le télétravail à la maison... une organisation qui a ses limites !

Travailler chez soi, c'est bien... mais cela a ses limites !

En effet, autant travailler à la maison à de nombreux avantages (peu de frais, pas de transport, être avec sa famille...), autant cela peut rapidement poser des problèmes de productivité du fait du manque de limites entre la vie pro et perso.

Par exemple,

• Votre conjoint, votre famille, vos voisins... qui pensent que vous êtes à leur disposition. Et donc ils vous demandent de réceptionner les colis, de faire des démarches administratives... Comme si vous étiez en vacances (alors que vous travaillez !)
• Vous êtes tentés par le frigo, la TV, Youtube... au contraire du bureau où vous êtes focus à 100% sur le travail.
• Vos enfants débarquent à 18h, et ne comprennent pas que vous n'êtes pas disponible tout de suite pour jouer avec eux.
• La connexion internet n'est pas forcément de super qualité (sauf si vous avez la fibre).
• Vous ne pouvez pas recevoir des clients dans vos bureaux.
• Vous ne fixez pas de limites entre la vie personnelle et le travail, avec des heures délimitées pour le travail, les loisirs et le repos.

D'où l'importance d'avoir un espace de travail clairement défini, comme par exemple travailler ponctuellement ou tous les jours dans un espace de coworking et retrouver un rythme plus "normal".

13 conseils pour travailler efficacement dans un espace de coworking

Pour être 100% efficace dans un espace de coworking ou dans un open space, il faut respecter quelques bonnes pratiques.

J'ai donc partagé avec vous 13 conseils pour être plus productif dans un espace de coworking.

Utilisez un casque avec réduction de bruit (même sans mettre de musique).
• Le but est avant tout de réduire le fond sonore car au contraire de la maison ou du bureau, il peut y avoir du passage.
• En effet, certaines personnes ont tendance à parler fort au téléphone, à discuter entre eux dans les couloirs....
• De plus, si vous avez un casque, les autres personnes de l'espace de coworking viendront moins vous poser vos questions car elles penseront que vous êtes peut être en webinaire ou au téléphone.
• Vous pouvez écouter de la musique pendant que vous travaillez (même si je vous conseille plutôt d'utiliser la musique pour des tâches ne nécessitant pas d'effort de concentration ou pour des tâches ennuyeuses).
• Essayez d'utiliser une playlist de morceaux que vous aimez afin d'éviter de changer les musiques qui ne vous plaisent pas (évitez la lecture aléatoire Youtube avec ses pubs !).
• N'écoutez pas des podcasts, des livres audios... sinon votre attention va être distraite et passera de manière alternative entre votre tâche et l'audio.

Paramétrez une alarme dans votre téléphone 4 minutes avant vos rendez-vous importants.

• Avec les réunions à distance via Teams, Zoom... on peut facilement enchaîner plusieurs réunions dans la journée, avec entre temps des plages de travail plus ou moins longues.
• Or, si vous êtes concentré sur une tâche, il est possible d'oublier un rendez-vous important, ou de ne pas planifier assez de temps pour trouver une salle de réunion et lancer Powerpoint.
• C'est pourquoi, je vous conseille de paramétrer une alarme dans votre téléphone 5 minutes avant vos réunions importantes.
• Ne le faites pas 15 minutes avant (sinon vous risquez de prendre votre temps et oublier), ni 2 minutes (vous risquez de ne pas être prêt en cas de problème avec Zoom, Teams...), mais bien 4 à 5 minutes avant afin de vous mettre tout de suite en mouvement.

Ne laissez pas les autres gérer votre agenda à votre place.

• Avec des outils comme Calendly, YouCanBookMe... Il est possible d'ouvrir son agenda à tout le monde, ce qui fait que n'importe qui peut réserver un créneau dans votre agenda.
• C'est la même chose, avec les agendas partagés sur Outlook, Gmail... avec vos collègues qui vous calent des réunions dès qu'ils voient un créneau de libre.
• L'autre problème, ce sont les collègues, clients... qui vous posent des questions non-stop sur la messagerie instantanée (Slack, Teams, WhatsApp...) sans respecter votre tranquillité ou vos plages de travail (ils pensent que vous êtes à leur service !).
• Dans ces 3 cas, il ne faut pas laisser les autres décider de vos priorités de la journée en leur donnant trop facilement accès à votre agenda ou à votre temps.
• Par exemple, ne dites pas immédiatement oui à une personne qui veut vous parler par chat (demandez d'abord ce qu'ils veulent en indiquant que vous êtes actuellement occupé), et surtout réservez des réunions avec vous-même pour avancer sur vos dossiers importants.

Commencez votre journée avec un planning précis de ce que vous devez accomplir en priorité dans la journée.
• Il suffit de prendre rendez-vous avec vous-même avec la liste des actions de la journée, avec une durée fixée selon le nombre d'heures estimées pour réaliser cette tâche.
• Et bien entendu soyez généreux avec vous-même si vous finissez plutôt... faites une pause-café, regardez une vidéo, faites un petit jeu...
• Ne négligez pas les pauses... on ne peut pas être toujours productif à 100% des heures durant.
• Ce que je conseille, c'est de travailler 30 à 45 minutes, puis de faire une petite pause de 5 à 10 minutes.
• De même, identifiez dans votre journée les moments où vous êtes très concentré, et ceux où c'est plus compliqué.
• Par exemple, je sais que je suis concentré le matin, mais de 14h à 16h j'ai plus de mal à me motiver. C'est pour cela que je consacre ce créneau à la veille, la lecture de newsletters...
• Un autre point, est de détailler en sous-tâches une action importante, avec un planning détaillé afin de planifier ces actions dans votre agenda (avec une petite pause entre chaque tâche).
• Enfin, je commence toujours par l'action la plus importante ou la plus ennuyeuse dès le début de la journée pour éviter de la repousser sans cesse (la procrastination !) et de devoir la traiter en urgence.
• Ne commencez jamais votre journée par la lecture des newsletters, en allant sur Linkedin...

Utilisez un logiciel de gestion du temps (ex: Toggl) ou de projet (ex: Monday, Asana, Trello...) afin de calculer le temps passé sur vos missions.
• Lorsque vous savez combien de temps vous passerez sur une tâche, vous allez non seulement mieux estimer combien de temps cela vous prendra la prochaine fois, mais en plus vous verrez comment vous dépensez votre temps !
• Vous avez une liste de 16 logiciels de gestion de projet dans ce dossier https://www.conseilsmarketing.com/growth-hacking/outils-de-gestion-de-projet-les-16-meilleurs-logiciels-de-gestion-de-projet/

Faites vos rendez-vous informels ou sans enjeu à la cafétéria ou dans un restaurant proche.

• Souvent, la location de salle de réunion se fait à la demande, et cela peut rapidement coûter cher si vous êtes 3 ou 5 pendant 3 heures.
• Dans ce cas, vous pouvez simplement prendre un café en groupe à la cafétéria ou au restaurant (en horaires décalés) ou chez votre client afin de rendre plus conviviale la réunion.
• Sinon, privilégiez les réunions depuis chez vous avec Teams ou Zoom.

Demandez à utiliser un moniteur en plus de votre PC.

• Avoir un second écran en plus de son portable permet de gagner 10 à 20% de productivité dans de nombreuses tâches.
• Vérifiez que l'espace de coworking peut vous en proposer, sinon à le ranger dans un caisson.

Prévoyez une thermos de thé ou de café pour éviter d'aller et venir à la machine à café

• Il faut éviter autant que possible de se lever juste pour aller prendre un café, aller aux toilettes...
• C'est en résistant à ces petites envies que l'on augmente son temps de concentration.
• A l'inverse, il faut savoir se prendre une petite pause, avec quelques pas dans l'open space avec sa thermos / tassé de café ou de thé (sans en abuser !).
• Personnellement, j'utilise une montre avec un podomètre qui m'indique quand je dois me lever pour faire un peu d'exercice.

Planifiez vos rendez-vous selon des créneaux horaires dédiés.

• Par exemple, organisez des réunions de 11h à 12h30, de 17h à 18h30.
• Cela vous permet d'avoir une routine et d'être concentré aux autres horaires.
• Mais surtout avec ces horaires juste avant le déjeuner ou la fin de journée, vos interlocuteurs seront plus enclins à finir à l'heure.

Supprimez toutes les notifications (emails, WhatsApp, Linkedin...).
En effet, une notification va non seulement vous distraire en pleine phase de concentration, mais elle plus elle peut vous inciter à arrêter une tâche "pénible" pour lire un email "urgent" (alors que vous pouvez très bien attendre une heure de plus).

Prévoyez un "Kit Digital Nomade" avec des câbles, batteries de secours...

• Il n'y a rien de pire que d'aller à son espace de coworking, et d'oublier sa batterie de PC ou le câble pour recharger son téléphone.
• Je vous conseille d'investir dans une seconde batterie pour PC que vous laissez en permanence dans votre sac, dans un câble multiformats (USB-C...) et enfin dans un chargeur externe pour smartphone, tablette, casque...

Intégrez un peu d'exercice physique dans votre quotidien.

• Le problème du télétravail à la maison ou en coworking, c'est de rester des heures à son bureau, sans faire d'exercice physique.
• Profitez de votre présence au coworking pour intégrer un peu d'activité sportive.
• Par exemple, utilisez les escaliers et pas l'ascenseur, sortez marcher 10 minutes lors de vos pauses au lieu de regarder une vidéo Youtube...
• Ces petites actions vous permettront d'éviter de rester statique.

Créez-vous des routines afin de mettre votre semaine sur pilote automatique.

• L'ennemi numéro 1 du coworker, c'est de faire autre chose que ce qui pourrait générer un maximum d'impact dans un business, ou de se laisser emporter par les imprévus.
• Par exemple, réservez du temps tous les jeudis après-midi pour appeler des clients ou publier des contenus sur les réseaux sociaux ou faire vos relances téléphoniques...
• Ces rendez-vous hebdomadaires avec vous-même vous permettent de donner un rythme et de ne pas devoir réfléchir à ce que vous allez faire.

Au-delà de ces conseils, n'hésitez pas à utiliser les services proposés dans les espaces de coworking.

Voici, par exemple, les services de l'espace de coworking du Deskopolitan Espace Voltaire comprennent un studio d'enregistrement de podcast, un barbier, une crèche...

Mais surtout n'hésitez pas à networker pendant vos pauses avec d'autres entrepreneurs.

Enfin, il y a souvent des afterworks le soir, des conférences sur des thématiques... c'est le moment d'en profiter pour nouer de vraies relations avec les autres coworkers.

A l'inverse, s'il est important d'avoir des moments d'échanges, n'oubliez pas que vous n'êtes pas en entreprise avec vos collègues.

Vous pouvez certes aider les autres, rendre service... mais ce ne sont pas vos collègues, et donc ne vous laissez pas trop distraire et concentrez-vous sur votre valeur ajoutée et ce qui aura de l'impact sur votre business.

Au final, être productif dans un espace de coworking, c'est facile ?

En coworking comme dans un open space, il y a quelques bonnes habitudes qui peuvent vous aider à être plus efficace.

Le principe est de profiter du coworking pour retrouver un cadre de travail, avoir un espace de socialisation... tout en profitant des avantages (services inclus, réseautage...).

Cependant, il ne faut pas oublier en coworking les règles de base que l'on aurait au travail :

• Eviter de parler trop fort au téléphone,
• Nettoyer son espace de travail à son départ,
• Ne pas écouter la musique trop fort avec son casque,
• Quitter les salles de réunion à l'heure

Et si vous avez aussi des conseils, n'hésitez pas à les indiquer dans les commentaires.